Электронный документооборот (ЭДО) — это способ работы, когда вы отправляете и принимаете электронные документы, которые юридически равны бумажным. Так можно сдавать отчёты, оформлять сотрудников и работать с поставщиками и покупателями. С юристом Ольгой Ткач разобрались, какие преимущества у электронного документооборота в сравнении с бумажным и в чём его особенности.
Кому нужно переходить на ЭДО
Переход на ЭДО — дело добровольное, но есть исключения. Например, строго в электронном виде нужно отправлять:
все документы и отчёты по прослеживаемым импортным товарам: холодильникам, морозильникам, стиральным машинам, детским коляскам и автокреслам, мониторам, проекторам;
декларации по НДС и счета-фактуры;
документы по маркированным товарам: одежде, обуви, текстилю для дома, молочной продукции;
документы для участия в торгах и госзакупках.
Если у вас ничего такого нет, перейти на ЭДО можно по желанию.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Проанализируйте, удобно ли вам будет работать с электронными документами. В таблице можно посмотреть основные плюсы и минусы ЭДО.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Сокращается время на обмен документами, их нельзя потерять или испортить | Дополнительные затраты на покупку и настройку сервиса ЭДО, выпуск подписей для работников |
| Можно отслеживать движение каждого документа по статусам «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» | Обмениваться электронными документами можно только с теми, кто тоже перешёл на ЭДО |
| Меньше ошибок. Например, отчёты перед отправкой автоматически проверяются в сервисе ЭДО | Пользователям ЭДО нужно время, чтобы привыкнуть к работе в новой системе |
| Электронную отчётность сдавать быстрее и проще, чем бумажную | Если сдаёте отчёты в последний день, есть риск не отправить их из-за сбоя в сервисе ЭДО или проблем с интернетом |
| Документ можно сразу загружать в систему, в которой вы ведёте учёт, а не вводить его вручную | Чтобы учётная система работала в связке с ЭДО, нужны дополнительные настройки. Иногда это долго и сложно |
| В кадровом ЭДО работодатели могут заключать трудовые договоры с работниками и знакомить их с правилами внутреннего распорядка | Не все кадровые документы можно переводить в электронный вид. Например, на бумаге должны остаться приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, инструктажи по охране труда |
Основные минусы бумажного документооборота: документ может потеряться, его могут нечаянно испортить или выбросить, не подписать, забыть отправить. Работая с ЭДО, вы всегда знаете, когда документы получены и подписаны контрагентами.
Как перейти на электронный документооборот с бумажного
Можно совмещать электронный и бумажный документооборот. Даже если вы уже работаете с контрагентом через систему ЭДО, никто не запрещает оформить бумажный документ — при этом его не нужно дублировать в электронном виде. И наоборот: если раньше вы работали с бумажными документами, при переходе на ЭДО их не нужно оцифровывать.
Перейти на электронные документы поможет пошаговая инструкция.
Шаг 1. Заключите договор с оператором ЭДО — компанией, которая организует обмен документам, контролирует их формат и доставку, проверяет подписи, хранит архив. Реестр этих операторов ведёт налоговая.
Шаг 2. Выпустите электронную подпись. ИП и руководители компаний могут получить её лично в налоговой инспекции. Сама подпись бесплатная, нужно только купить для неё токен и лицензию КриптоПро. Для сотрудников нужно приобрести подпись у оператора ЭДО или в любых аккредитованных удостоверяющих центрах.
Документы можно заверять тремя видами электронных подписей:
усиленной квалифицированной — УКЭП;
простой — ПЭП;
усиленной неквалифицированной — УНЭП.
УКЭП на электронном документе приравнивается к собственноручной подписи. Для того, чтобы документы, подписанные ПЭП и УНЭП имели юридическую силу, заключите с контрагентом отдельное соглашение об ЭДО или включите условие об ЭДО в договор.
Пропишите в соглашении или договоре, в каких случаях будете использовать простую или неквалифицированную подпись.
Шаг 3. Определитесь, как будете работать: в отдельном сервисе ЭДО или хотите объединить его с системой, в которой ведёте учёт. Во втором варианте надо настроить интеграцию — самостоятельно или через техподдержку.
Шаг 4. Выберите тарифный план из тех, что предложит оператор ЭДО. Обычно оплачивается максимальное количество документов, которые можно отправить в течение месяца или года, а входящие бесплатно. Если у вас мало контрагентов, подойдёт минимальный тариф.
Шаг 5. Сообщите контрагентам, что перешли на ЭДО. Если они тоже работают в ЭДО, можно отправить электронное приглашение к обмену документами. Когда они примут запрос, автоматически добавятся в список контрагентов.
Если ваши покупатели и заказчики работают с другими операторами ЭДО, нужна настройка роуминга — обмена электронными документами между контрагентами в разных системах. Эта функция работает автоматически или подключается по отдельной заявке оператору ЭДО.
После этого можно обмениваться электронными документами: договорами, счетами, актами, накладными, счетами-фактурами, УПД.
Какой сервис ЭДО выбрать
У операторов ЭДО есть сервисы, через которые можно сдавать отчёты, обмениваться документами с поставщиками и покупателями, вести внутренний и кадровый документооборот. У всех разные тарифы, интерфейсы и дополнительные функции. В таблице сравним самые известные из сервисов ЭДО для работы с контрагентами.
| Название | Функции и особенности | Стоимость за год (на сентябрь 2024 г.) |
|---|---|---|
| Контур.Диадок | Есть встроенный редактор для создания документов, роуминг с большинством операторов ЭДО | 2290-21600 рублей за 250-3000 исходящих документов |
| СБИС | Переписка и видеозвонки с контрагентами, интеграция с разными учётными системами, согласование документов в один клик, роуминг со всеми операторами ЭДО. В сервисе могут работать до 5 пользователей | 1800-25000 рублей за 200-5000 исходящих документов |
| Астрал Доки | Неиспользованный пакет исходящих документов переносится на следующий период, есть роуминг с другими операторами ЭДО, а нежелательных контрагентов можно добавлять в чёрный список | 1500-230 000 рублей за 200-100 000 исходящих документов |
| Такском-Файлер | Можно отправить комплект сразу из 30 документов, есть роуминг с другими операторами ЭДО | 2000-50 000 рублей за 450-10 000 исходящих документов |
| Сфера Курьер (Сбер Корус) | Оплачивать можно заранее или по факту, есть модуль для создания доверенностей, роуминг с другими операторами ЭДО. Подойдёт для компаний с большим количеством сотрудников | 432 рубля за 20 исходящих документов, от 10 000 исходящих — индивидуальные условия |
Нужно ли распечатывать документы, полученные по ЭДО
Документы, подписанные электронной подписью, юридически равны бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Их можно подавать в налоговую и другие контролирующие органы, а также в суд.
Не нужно распечатывать электронные документы, чтобы подать их в суд или налоговую. В суд их можно отправить через систему «Мой арбитр». Но для того, чтобы суд принял электронный документ, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП.
Если налоговая запросит документы для проверки, их можно отправить через сервис ЭДО для сдачи отчётности или через личный кабинет налогоплательщика.
Для хранения электронные документы тоже не нужно распечатывать. Они должны быть в том виде, в котором их изначально составили. Бумажные документы за прошлые периоды не нужно переводить в электронный вид, а оригиналы следует сохранить.
Как заверить электронный документ на бумажном носителе
Если вы распечатаете электронный документ, то получите копию, даже если он подписан всеми сторонами. Чтобы такой документ стал юридически значимым, надо его заверить.
Для этого напишите на свободном месте:
фразу «Копия верна» или «Верно»;
должность того, кто заверит копию, а для индивидуального предпринимателя просто «ИП»;
расшифровку подписи — инициалы и фамилию;
дату заверения.
Поставьте подпись и печать, если она есть. Если передаёте копию в другую организацию, сделайте надпись о том, где хранится электронный оригинал документа. Например: «Подлинник документа находится в ООО "Сверчок"».
Если нужно много бумажных копий, для отметок о заверении можно сделать штамп. Тогда не придётся делать все эти записи вручную.
Если в одном документе много листов, можно заверить каждый из них или все одновременно:
Сшейте нитью все листы вместе и пронумеруйте их.
Концы нити выведите на оборот последнего листа и приклейте на них бумагу размером примерно 10×6 см.
Сделайте на ней заверительную надпись, например: «Копия верна. Всего прошито, пронумеровано и заверено 10 листов».
