При сотрудничестве с самозанятыми и другими исполнителями все документы можно подписывать дистанционно. С юристом Ольгой Ткач рассказываем, какие электронные подписи для этого нужны и как их получить.
Какие бывают электронные подписи и для чего они нужны
Существует три вида электронных подписей — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Простая электронная подпись (ПЭП). Это различные коды и пароли для входа на сайты и в приложения, отправки платежей в онлайн-банках, подписания документов. ПЭП показывает, кто подписал документ, но не покажет изменений после подписания. ПЭП обычно используют для документооборота между сотрудниками, а также с самозанятыми на специальных платформах. Она приравнивается к собственноручной подписи, если стороны заключат об этом письменное соглашение.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это цифровой и буквенный код в документе, который создаётся с помощью специальных программ. НЭП подтверждает, что подпись принадлежит конкретному человеку и показывает изменения в электронном документе, если в нём что-то меняли после подписания. НЭП обычно используют, чтобы обмениваться документами с сотрудниками и контрагентами. Чтобы она считалась действительной, нужно заключить об этом письменное соглашение с участниками документооборота.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Похожа на НЭП, но сильнее защищена — в документ после подписания не получится внести правки. Чтобы подписывать документы КЭП, никаких соглашений не нужно, она автоматически приравнивается к собственноручной подписи. Это универсальная подпись, с которой можно сдавать отчётность, подавать документы в суд, обмениваться любыми документами с контрагентами, открывать бизнес, участвовать в тендерах.
Любую из этих подписей можно использоваться при работе с внештатными сотрудниками, то есть с теми, кто сотрудничает с организацией по договору ГПХ. В таблице показали, чем различаются разные виды подписей.
Критерий | ПЭП | НЭП | КЭП |
Можно ли подписать договор ГПХ и акты выполненных работ | Да, если заключить соглашение о том, что это аналог собственноручной подписи | Да, если заключить соглашение о том, что это аналог собственноручной подписи | Да |
Можно ли изменить документ после подписания | Да | Да, но изменения будет видно | Нет |
Нужны ли дополнительные программы и настройки для использования | Нет | Нет, если подпись хранится в облаке | Да |
Можно ли использовать для сдачи отчётности | Нет | Нет | Да |
Где и как организация или ИП может получить электронную подпись
Для разных подписей порядок действий будет отличаться.
ПЭП
Выпускается на том же сайте или в сервисе, где применяется. Например, при входе в личный кабинет сервиса для самозанятых нужно авторизоваться — ввести логин и пароль. Для дополнительной безопасности иногда используют одноразовый код, который приходит в СМС или пуш-уведомлении. ПЭП предоставляется бесплатно.
НЭП
Её выдают любые удостоверяющие центры (УЦ) — компании, которые выпускают сертификаты электронной подписи и аннулируют их, когда заканчивается срок действия. НЭП для работы с внештатными работниками можно получить в сервисах документооборота, например, в «Контур.Сайн». После ввода информации сервис предложит подтвердить свою личность — удалённо через профиль на «Госуслугах». Стоимость НЭП зависит от сервиса, в котором её нужно использовать. Например, в «Контур.Сайн» это 400–500 рублей.
КЭП
ИП и руководители организаций получают её в удостоверяющем центре налоговой службы. Расскажем, как это сделать.
Шаг 1. Выберите из списка адрес налоговой инспекции, где будет удобнее получить подпись.
Шаг 2. Купите сертифицированный носитель информации — USB–токен, на него запишут ключи электронной подписи. Моделей токенов много, они продаются в магазинах техники и на маркетплейсах, их стоимость — от 1 500 рублей. Выбрать можно любой, главное, чтобы у него был сертификат от ФСТЭК или ФСБ.
Шаг 3. Подайте заявление через личный кабинет на сайте налоговой. Это необязательно, но сэкономит время при посещении инспекции.
Шаг 4. Посетите выбранную инспекцию. С собой возьмите паспорт, токен, копии или оригиналы ИНН и СНИЛС. Если отправляли заявление через личный кабинет, там же можно записаться на выбранную дату и время.
Шаг 5. Налоговый инспектор проверит документы и запишет на токен ключи и сертификат электронной подписи. Она будет действовать 15 месяцев, после чего нужно получить новую КЭП.
Кроме налоговых инспекций КЭП выдают её доверенные лица — удостоверяющие центры и банки.
Есть способы получить КЭП без личных визитов в налоговую или в отделение банка. Для этого ИП или руководителю ООО нужны:
подтверждённая биометрия,
подтверждённая учётная запись на «Госуслугах»,
компьютер или ноутбук с камерой и микрофоном,
установленные программы — драйвер для токена, криптопровайдер и плагин для работы с электронной подписью,
сертифицированный токен.
Подтверждённая биометрия — это один из способов дистанционно подтвердить личность, аналогичный предъявлению паспорта. Чтобы её оформить, нужно зарегистрировать изображение своего лица и запись голоса в Единой биометрической системе (ЕБС).
Для этого нужно прийти с паспортом и СНИЛС в один из банков, указанных на сайте ЕБС. Операционист сделает фотографию и запись голоса. Быть клиентом этого банка необязательно.
Расскажем, как получить КЭП дистанционно на примере ИП.
Шаг 1. Зайдите в личный кабинет ИП на сайте налоговой и на главной странице в разделе «Услуги. Сервисы» нажмите «Получение КЭП» → «Получить дистанционно с использованием биометрии».
Шаг 2. Откроется сервис выпуска КЭП, который предложит сначала пройти тест из пяти шагов на соответствие техническим требованиям.
Шаг 3. Сервис предложит авторизоваться через «Госуслуги» и подтвердить личность через Единую биометрическую систему. На этом шаге понадобятся камера и микрофон.
Шаг 4. По подсказкам сервиса сформируются ключи электронной подписи и выпустится сертификат, которые нужно сохранить на токен.
Где и как внештатный сотрудник может получить электронную подпись
ПЭП и НЭП. Создаются и используются в рамках конкретных сайтов, приложений или онлайн-сервисов.
КЭП. Если у исполнителя есть статус ИП, подпись можно получить бесплатно в налоговой или у её доверенных лиц. Обычные физлица получают КЭП в коммерческих удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минцифры.
Чтобы получить КЭП, физлицу нужно отправить заявку через сайт выбранного центра, дождаться ответа, оплатить выставленный счёт и дальше следовать инструкциям менеджера. Средняя цена КЭП без токена — 1500–2000 рублей.
Что ещё нужно для работы с электронной подписью
Чтобы пользоваться ПЭП, не нужно ничего устанавливать на компьютер или другое устройство. Для НЭП тоже, потому что она обычно находится в облачном хранилище.
Чтобы заработала КЭП, придётся установить:
криптопровайдер — программу для работы с электронными подписями;
драйвер для корректной работы токена;
плагин для работы с КЭП, например, КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и его расширение для браузера;
корневые и промежуточные сертификаты.
QR-коды для скачивания программ и плагинов, а также контакты техподдержки есть в памятке от налоговой.
