Акт выполненных работ — это документ, который составляют и подписывают заказчик и исполнитель. Исполнитель как бы говорит «я доделал свою работу», а заказчик отвечает «я работу принял, претензий нет», только на юридическом языке.
Нужен ли акт самозанятым
Формально самозанятый не обязан составлять акт, если только это прямо не прописано в условиях договора. В то же время подписанный акт защищает права сторон сделки. Исполнитель в нём фиксирует, что он выполнил работу и передал её результат клиенту. А заказчик с помощью акта может отразить расходы в учёте и в случае чего предъявить претензии к качеству работы.
Кто и когда составляет акт
На этот счёт правил нет, но обычно это делает исполнитель. Чётких сроков в законодательстве не прописано, чаще всего акт составляют в день окончания работ. Если работы разбиты на этапы, то акты выставляют по окончании каждого из этапов. Опять же, особые сроки можно прописать в договоре.
Как обмениваться актами
Всё зависит от того, как сформировали акт: на бумаге или в электронном виде. Бумажный акт можно передать заказчику лично или отправить по почте. Электронный безопаснее всего отправить через специального оператора по работе с электронными документами (ЭДО). Просто отсканировать или сфотографировать акт и отправить его через мессенджер рискованно. У такого документа нет электронной подписи, а значит, и юридической силы.
Существует ли утверждённый бланк акта
И снова нет. Есть унифицированная форма № КС-2, утверждённая Госкомстатом, но подойдёт она только для строительного подряда. Поэтому форму придётся разработать самостоятельно и согласовать с заказчиком. Главное, чтобы в бланке были обязательные реквизиты:
наименование — «Акт выполненных работ»;
дата составления;
ссылка на договор, к которому составляется акт;
наименования заказчика и подрядчика;
описание и объём выполненных работ;
стоимость выполненных работ;
должности и подписи заказчика и исполнителя.
Насколько подробно нужно описывать выполненные работы в акте
В идеале — максимально подробно. К примеру, если написали для заказчика статью, так и напишите: «Подготовка статьи…». Также напишите её название, в каком издании и когда вышла. Если издание в интернете — поставьте ссылку на публикацию.
Ниже — таблица с другими примерами формулировок для разных работ.
Работа | Что написать в акте |
Установили натяжные потолки в квартире | Установка натяжных потолков ПВХ в квартире заказчика по адресу г. Москва, ул. Яблочная, д. 53, кв. 8 |
Фотографировали на свадьбе | Фотосъёмка свадебного торжества заказчика (пакет «Свадебный Премиум») |
Перевезли мебель | Перевозка шкафа одностворчатого (материал: ДСП) из квартиры по адресу г. Москва, ул. Академика Королева, д. 17, кв. 189 в частный дом по адресу Московская область, г. Балашиха, Инженерный проезд, д. 17 |
Можно ли просто написать в акте «выполнение работ»
Это опасно как для заказчика, так и для исполнителя. В первую очередь на расплывчатые формулировки обратят внимание налоговые инспекторы. Они решат, что за ничего не значащими словами стороны прячут фиктивную сделку. То есть никаких работ никто не выполнял, а только получил деньги — а это уже признаки обналичивания. Кроме того, чем подробнее расписаны выполненные работы, тем легче заказчику и исполнителю будет прийти к соглашению, что они выполнены качественно.
Что делать, если у заказчика есть претензии к качеству работ
Это также указывают в самом акте. Если всё в порядке, то так и пишут: «Претензий к качеству и срокам выполнения не имею». Когда же есть разногласия, их либо описывают в акте, либо составляют отдельный документ — мотивированный отказ от приёмки работ. Дальше стороны решают, что с этим делать. Например, можно принять работы как есть и уменьшить их стоимость или согласовать доработки.
Что делать, если акт подписали, а потом обнаружили в нём ошибку
Если обменивались бумажными актами. Исправьте ошибку так: зачеркните её, выше напишите правильные данные. Рядом напишите «Исправлено» и поставьте подписи тех, кто изначально подписывал акт, их ФИО и должности.
Если составляли акт в электронном виде. Можно просто оформить новый правильный документ. Главное — указать в нём, что этот акт составлен взамен ошибочного. Поставьте дату исправления и электронные подписи лиц, составивших акт.