Техническое задание (ТЗ) — это документ, который содержит требования к проекту или работе: задачи, референсы, сроки, формат, ограничения.
Зачем оформлять техническое задание
ТЗ решает такие задачи:
Определяет, что, каким образом, в какие сроки и с использованием каких ресурсов сделает исполнитель.
Фиксирует результаты, которые ожидает получить заказчик, и критерии их оценки.
Выступает в роли своеобразного контракта между заказчиком и исполнителем и регулирует взаимодействие на каждом этапе работы.
Какие преимущества и недостатки есть у технического задания
Собрали в таблице основные плюсы и минусы ТЗ.
Преимущества | Недостатки |
Точность и ясность. Чётко сформулированное ТЗ помогает избежать разночтений и спорных ситуаций. | Трудоёмкость подготовки. Чтобы создать детализированное ТЗ, нужно потратить много времени и сил, а это замедляет старт проекта. |
Контроль качества. Пожелания заказчика прописывают в ТЗ до начала работы, это помогает избежать лишних правок. | Снижение гибкости. Если жёстко следовать ТЗ, заказчик не сможет скорректировать требования в процессе работы, если это не оговорено отдельно. А исполнитель будет следовать ТЗ, даже если увидит, как можно улучшить проект. |
Экономия ресурсов. Чёткое планирование сокращает количество переделок, что в итоге экономит время и деньги. | Вероятность ошибок на этапе планирования. Неверно сформулированные требования или неполное описание задач могут привести к тому, что конечный продукт не будет соответствовать ожиданиям заказчика. |
Кому нужно давать техническое задание
ТЗ облегчает жизнь всем, кто участвует в работе над проектом, так как определяет роли и обязанности каждого участника.
Исполнители — программисты, дизайнеры, маркетологи, копирайтеры — точнее поймут задачу и сосредоточатся на выполнении целей.
Менеджеры проекта проконтролируют выполнение задач и вовремя отследят возможные отклонения от плана.
Заказчики убедятся, что проект соответствует ожиданиям и потребностям бизнеса.
Техническое задание нужно не всегда. Например, если я давно работаю с дизайнером и мы оба глубоко погружены в проект, я каждую новую задачу не буду описывать подробно — на это просто нет смысла тратить время. Скорее, я ограничусь фразой в духе: «Вот пост, нужны карточки с фотографией эксперта и его цитатами». При этом я уверена, что дизайнер всё сделает хорошо, так как помнит все наши изначальные вводные и ограничения: фирменные цвета, шрифты, размер карточек и пр.
Как составить техническое задание
Корректно составленное ТЗ — половина успеха. Разберёмся, как это сделать.
Определите цель проекта. Она должна быть конкретной и измеримой, чтобы стороны понимали, какого результата хотят достичь. Например, создать сайт-визитку для репетитора по русскому языку и литературе, подключить календарь для записи на занятия и настроить оплату.
Опишите функциональные и технические требования. Для сайта-визитки укажите, какие разделы будут включены, как будет организована навигация и какие языки программирования будут использоваться.
Определите сроки и бюджет. Заложите запас времени на случай непредвиденных обстоятельств. Дополнительные занятия начинают планировать с 1-го сентября, значит, к осени сайт уже должен работать. Дедлайном для разработчиков в этом случае может стать 5 августа.
Опишите конкретные результаты и критерии оценки. Пропишите, каким будет конечный результат и как его будут оценивать. Потенциальные ученики видят сайт в выдаче поисковика, могут связаться с преподавателем, оплаты проходят — значит, работа выполнена хорошо.
Кто составляет ТЗ: заказчик или исполнитель
Техническое задание могут составить разные стороны, в зависимости от проекта и уровня профессиональной подготовки участников.
Заказчик создаёт ТЗ для исполнителя. Такой подход встречается чаще всего и работает, когда заказчик хорошо понимает, что хочет получить.
Исполнитель составляет ТЗ на основе требований заказчика. Если заказчик не может чётко сформулировать требования, исполнитель приходит на помощь. В этом случае ТЗ создаётся по итогу переговоров.
Исполнитель составляет ТЗ сам для себя. Этот подход применяют компании для внутренних задач или фрилансеры, чтобы зафиксировать цели проекта.
Вне зависимости от того, кто создаёт ТЗ, документ становится связующим звеном между сторонами и помогает достичь результатов в установленный срок.