С самозанятыми удобно и выгодно сотрудничать, главное — правильно оформлять документы и не давать повода для налоговых проверок. Вместе с юристом Ольгой Ткач разобрались, как оформлять договоры и акты, чтобы снизить возможные риски для заказчика и исполнителя.
Обязательно ли оформлять договор и акты
Договор можно заключить устно, если сделка исполняется сразу же. Например, когда самозанятый продаёт вам продукцию, изготовленную своими руками — это устный договор розничной купли-продажи. В остальных случаях договор заключается письменно.
Организации-заказчики должны заключать договор с самозанятыми в письменной форме независимо от суммы, а физлица — при сделке больше 10 000 рублей.
Переписка и обмен документами по электронной почте или через мессенджеры тоже считаются письменной формой договора. Главное, чтобы было понятно, что заказчик и исполнитель согласны сотрудничать. Но в случае конфликта придётся сначала доказать в суде, что договор вообще был заключён.
В переписке должны быть оговорены все существенные условия. Например, для договора подряда это сроки выполнения работ. Если заказчик и исполнитель не обсуждали условия о сроках, то при судебном разбирательстве такой договор могут признать незаключённым.
Самый удобный и безопасный вариант — оформить привычный всем договор, в котором будут все существенные условия сделки и подписи обеих сторон. Он может быть в бумажном или электронном виде.
Чтобы подтвердить, что условия договора выполнены, а у сторон нет претензий друг к другу, составляют акты выполненных работ или оказанных услуг.
Акт выполненных работ обязательно оформляют только к договору строительного подряда.
В остальных случаях акты нужны, если вы укажете это в договоре с самозанятым. Лучше это сделать, потому что акты могут понадобиться, чтобы:
зафиксировать, что работы и услуги выполнены качественно и в срок;
указать на недочёты, если они были;
учесть и подтвердить расходы;
предъявить в суде, если возникнет спор;
передать в налоговую, если она запросит документы для проверки.
Как составить договор с самозанятым
С самозанятыми оформляют договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Какие именно, зависит от вида сотрудничества.
Договор подряда
По-другому его называют договором на выполнение работ. Он подойдёт, если исполнитель создаёт для вас какую-то вещь, ремонтирует или меняет предметы, которые можно увидеть и потрогать. Например, если самозанятый ремонтирует офис, делает на заказ флористические композиции, изготавливает мебель, создаёт сайт.
В договоре подряда стороны обычно называются заказчик и подрядчик. В таблице покажем, как заполнить основные разделы.
Положение договора подряда |
Что указать |
|---|---|
Преамбула (вводная часть) |
Подрядчик зарегистрирован в качестве самозанятого — это важно, если он не ИП. |
Предмет договора |
Какие конкретно работы самозанятый обязуется выполнить по вашему заданию. Если он будет работать с вашими материалами и оборудованием, нужно это указать. |
Обязанности сторон |
Подрядчик обязан выдать вам чек самозанятого и сообщить, если потеряет статус самозанятого или аннулирует чек. Укажите конкретные сроки. Например: прислать чек на следующий рабочий день после получения денег. |
Сроки выполнения работ |
Начальный и конечный сроки выполнения работ. Можно указать промежуточные сроки, если работа выполняется поэтапно. В этом случае по итогам каждого этапа надо оформлять акт, в котором будет указан выполненный объём работ и стоимость. |
Порядок сдачи и приёмки работ |
Сроки и описание того, как вы будете принимать выполненную работу. Порядок действий, если будут какие-то недочёты. |
Стоимость работ и порядок расчётов |
Укажите твёрдую цену или условие о том, что окончательная стоимость указана в акте выполненных работ. Возможные варианты расчётов с подрядчиком:
|
Ответственность сторон |
Можно прописать штрафы за невыдачу чека и компенсацию расходов при утрате статуса самозанятого, а также за нарушение сроков — начального, промежуточного и конечного. |
Договор возмездного оказания услуг
Подойдёт, если исполнитель по вашему заданию совершает для вас какие-то действия, а у оказанной услуги нет материального результата. Например, если самозанятый занимается уборкой помещения, помогает вести бухгалтерию, консультирует по юридическим вопросам.
Стороны в этом договоре — заказчик и исполнитель. Вот как его заполнить.
Положение договора подряда |
Что указать |
|---|---|
Преамбула (вводная часть) |
Исполнитель-физлицо зарегистрирован в качестве самозанятого. |
Предмет договора |
Какие конкретно услуги самозанятый обязуется выполнить и в каком объёме. Можно написать здесь общее название услуг, а конкретизировать их в приложении к договору. |
Обязанности сторон |
Исполнитель обязан выдать чек самозанятого в конкретный срок. Например, на следующий рабочий день после получения денег. Исполнитель должен сообщить, если потеряет статус самозанятого или аннулирует чек. |
Стоимость работ и порядок расчётов |
Установите оплату за конкретный объём услуг. Можно оплачивать каждую выполненную заявку или составлять акт по результатам отчётного периода. Например, за календарный месяц. |
Ответственность сторон |
Штраф за невыдачу чека и компенсация расходов заказчика, если исполнитель-физлицо утратит статус самозанятого. |
Смешанный договор
Бывают договоры, в которых одновременно есть условия из договора подряда и оказания услуг. Например, когда самозанятый выполняет работы по разработке сайта и берёт на себя его дальнейшее обслуживание.
Один договор вместо двух — это удобно, потому что сокращается время на оформление документов. Но лучше разделить его на самостоятельные договоры, если это возможно.
В смешанном договоре сложнее определить предмет договора, особенно если он включает в себя большое количество различных работ и услуг. Это может привести к спорам между сторонами. Составление отдельных договоров позволит чётко определить права, обязанности и ответственность сторон.
Также есть различия в правовом регулировании договоров подряда и оказания услуг. Смешанный договор может создать путаницу в применении норм и усложнить разрешение споров.
Что ещё учесть при составлении договора
Налоговая и трудовая инспекция контролируют сотрудничество организаций и ИП с самозанятыми. Особое внимание уделяют тем, кто работает с 10 и более физлицами, платит больше 20 000 рублей в месяц, а средняя продолжительность договоров превышает 3 месяца.
Если исполнитель работает как обычный сотрудник, есть риск, что договор переквалифицируют в трудовой. Тогда работодателю придётся заплатить зарплатные налоги, пени, штрафы и сдать отчёты в налоговую и Социальный фонд. Поэтому при заключении договора нужно учесть, что исполнитель:
- не подчиняется руководителю и правилам внутреннего распорядка;
- не зачисляется в штат;
- выполняет конкретную задачу, а вы платите за её результат;
- получает вознаграждение, а не зарплату;
- не придерживается вашего графика работы — чёткого начала и окончания рабочего дня, перерывов на обед.
В длительных договорах лучше чётко прописывать этапы работ. Как вариант — составить рамочный договор, а каждую конкретную работу или услугу оформлять отдельной заявкой. В ней можно указать сроки выполнения работы, конечный результат и стоимость.
Как оформить акт с самозанятым
Установленной формы акта выполненных работ нет, можно разработать удобный для себя бланк. Единственное требование — в нём должны быть реквизиты первичного учётного документа: наименование и дата составления акта, содержание работ или услуг, единицы измерения.
Акты может составлять любая из сторон, но обычно это поручают исполнителю. Если хотите, чтобы самозанятый заполнял ваш бланк, оформите его в виде приложения к договору.
Можно использовать готовый шаблон от сервиса «Моя удалёнка», в нём есть все обязательные реквизиты.
В акте нужно заполнить:
- номер и дату договора, к которому составлен акт;
- дату оформления и номер акта;
- кто заказчик — ФИО предпринимателя или название компании;
- кто исполнитель — его ФИО;
- вид и количество работ или оказанных услуг;
- единицы измерения;
- цену за единицу работы или услуги;
- общую стоимость;
- реквизиты сторон;
- должность того, кто подпишет акт со стороны заказчика.
Если во время приёмки работ или услуг вы обнаружили недочёты, их можно указать в акте рядом с подписями или предусмотреть для этого в бланке отдельные строки.
Отправить акт для подписи можно через сервис электронного документооборота или спецсервис для работы с самозанятыми, например, через «Мою удалёнку».
Если обмениваетесь бумажными документами, исполнителю нужно распечатать акт в двух экземплярах, поставить подпись с расшифровкой, передать вам для подписания лично или отправить по почте.
