Чтобы заказать уборку у самозанятого и не получить проблем, нужен договор. В нём прописывают количество и площадь помещений, сроки, оплату и ответственность исполнителя на случай, если он некачественно окажет услуги или закроет самозанятость. С юристом Ольгой Ткач разобрали все нюансы такого договора.
Особенности работы с самозанятым клинером
Вот основные моменты, которые помогут работать с самозанятыми правильно и избежать возможных проблем.
Проверьте, не работал ли этот исполнитель у вас в штате последние 2 года. Нельзя сотрудничать с самозанятым, если он ваш текущий или бывший сотрудник. Когда налоговая обнаружит такое нарушение, заказчика обяжут заплатить НДФЛ и страховые взносы так же, как если бы он нанял работника по трудовому договору.
Не требуйте, чтобы самозанятый подчинялся вашим внутренним правилам и графику работы. А также выполнял распоряжения руководителя, приходил и уходил по графику, расписывался во внутренних документах работодателя. Например, в инструкциях по охране труда для уборщиков, графиках уборки, положениях о коммерческой или служебной тайне. Всё это относится к трудовым отношениям, а самозанятый работает по договору ГПХ.
Нельзя ставить условие о том, что самозанятый клинер должен убирать помещения по опредёленному графику, например, ежедневно или 3 раза в неделю в рабочее время. Вместо этого можно указать минимальную периодичность уборки, а также временной интервал, в течение которого заказчик предоставляет доступ исполнителю в офис.
В день оплаты проверьте, не потерял ли исполнитель статус самозанятого. Это бывает по разным причинам. Например, самозанятость автоматически теряется, как только годовой доход исполнителя от всех заказчиков превышает 2,4 млн рублей. Если после этого кто-то оплатит услуги, исполнитель не сможет выдать чек из приложения «Мой налог».
В такой ситуации ему нужно заранее зарегистрироваться как ИП на упрощённой системе налогообложения (УСН) или другом налоговом режиме. Если этого не сделать, выплаты будут считаться расчётами с обычным физическим лицом. Тогда заказчику придётся:
удержать НДФЛ;
начислить страховые взносы;
сдать отчётность в налоговую.
Не предоставляйте исполнителю свои инструменты и средства для уборки. Иначе это будет похоже на ситуацию, когда штатному работнику выдают оборудование и материалы для работы — то есть это один из признаков трудовых отношений. Если подобных признаков будет много, налоговая и трудовая инспекция могут счесть это попыткой замаскировать трудовой договор и избежать уплаты налогов.
Если всё же хотите, чтобы самозанятый пользовался вашим оборудованием для уборки, оформите передачу имущества во временное пользование. Формулировка в договоре ГПХ может быть такой:
«Для оказания услуг по настоящему договору Заказчик предоставляет Исполнителю во временное пользование поломоечную машину согласно Акту приёма-передачи. Исполнитель несёт ответственность за сохранность предоставленного имущества».
Акт оформите в виде приложения.
К каждой оплате прикладывайте чек от самозанятого. Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» и отправляет заказчику по электронной почте, в мессенджере или передаёт на бумаге. У заказчика чек подтверждает расходы на услуги и показывает налоговой, что он работал с самозанятым, а не просто с физическим лицом.
Как оформить договор на клининговые услуги
Вы можете взять за основу договор для самозанятых клинеров от юриста «Моей удалёнки». Там уже есть все нужные и безопасные формулировки.
Разберём основные разделы, которые должны быть в договоре.
Преамбула (вводная часть). Укажите, кто с кем заключает договор. В этом случае стороны называются «Заказчик» и «Исполнитель». У исполнителя укажите ФИО и статус самозанятого. Если он работает как ИП, добавьте ОГРНИП.
Предмет договора. Чётко сформулируйте, какую работу будет выполнять исполнитель. Например: «Услуги по комплексной уборке нежилых (офисных) помещений Заказчика».
В предмете договора нельзя использовать общие обтекаемые формулировки, например, «Исполнитель оказывает услуги по уборке офиса». Сместите фокус на результат:
Какое конкретно помещение будет убрано. Например, «нежилое помещение общей площадью 150 м², расположенное по адресу г. Москва, улица Васильевская, дом 3, офис 105».
Какой результат считается качественным. Например, «полы без пятен и разводов, пыль убрана со всех поверхностей, мусор вынесен».
Все подробности (список работ, объём, график, адрес и требования к уборке) можно указать не в самом договоре, а в приложении — техническом задании. В нём нужно детально описать, какие именно работы должен выполнить самозанятый. Перечень должен быть в формате требований к результату, например:
влажная и сухая уборка пола;
протирка пыли с горизонтальных поверхностей;
вынос мусора из корзин;
мытьё санузлов;
протирка зеркал и стеклянных поверхностей.
В техзадании можно прописать требования к безопасной уборке и обращению с техникой и оборудованием заказчика.
Если нужно, чтобы клинер приходил в определённое время, указывайте не ваш график работы, а временной интервал, когда исполнитель может приходить в офис. Например, для уборки 3 раза в неделю напишите:
Минимальная требуемая периодичность: влажная уборка полов не менее 3 (трёх) раз в течение каждой календарной недели.
Заказчик обеспечивает Исполнителю доступ в помещения для оказания Услуг в рабочие дни с 09:00 до 20:00. Исполнитель самостоятельно выбирает конкретные дни и время оказания услуг в рамках указанного интервала для выполнения требований, изложенных в п. 2 настоящего Технического задания.
Права и обязанности сторон. В обязанностях исполнителя сошлитесь на техническое задание, где всё детально описано. Отдельно пропишите, что он должен:
выдавать чек из «Моего налога» после каждой оплаты;
сообщать вам, если потеряет статус самозанятого;
за свой счёт исправлять некачественную работу.
Укажите конкретные сроки, за которые исполнитель обязан это сделать.
В обязанностях заказчика пропишите, что он должен:
обеспечить вход в помещение в оговорённый промежуток времени;
предоставить нужную для работы информацию, например, код от входной двери и место хранения инвентаря;
вовремя принять и оплатить работу.
В правах укажите, что исполнитель может сам выбирать способ выполнения услуг, использовать свой инструмент. Заказчик проверяет результат, но не мешает процессу.
Стоимость услуг и порядок расчётов. Пропишите, что стоимость указана в техническом задании. Укажите, как будете оплачивать клининговые услуги. Например, в течение 5 рабочих дней после подписания акта.
Порядок сдачи-приёмки услуг. Опишите, как будете принимать готовую работу. Например, после уборки исполнитель присылает вам акт об оказанных услугах. Если всё хорошо — в течение трёх дней вы подписываете акт и возвращаете один экземпляр исполнителю.
Укажите, что если найдёте недостатки в уборке, то составите письменный отказ с перечнем недочётов и отправите исполнителю. Он должен будет их исправить в конкретный срок.
Ответственность сторон. Опишите, что будет, если кто-то из сторон не выполнит свои обязанности.
Если услуга будет оказана с недостатками, вы можете, например, обязать исполнителя безвозмездно их устранить, потребовать соразмерно уменьшить цену или возместить расходы на устранение недостатков.
Если исполнитель по своей вине испортит имущество заказчика, можно потребовать возместить возникшие у вас убытки в полном объёме.
Здесь же можно прописать условия на случай, если исполнитель затягивает с исправлением недостатков. Например, что он заплатит неустойку по 500 рублей за каждый день просрочки.
Правила обращения с имуществом заказчика можно оформить в виде второго приложения к договору.
