Должностная инструкция — это внутренний документ работодателей, в котором перечислены требования к штатному сотруднику, его обязанности, права и ответственность. Основные разделы:
Общие положения — как принимают и увольняют работника на эту должность, кто и кому подчиняется, какие навыки нужны.
Должностные обязанности — что конкретно нужно делать.
Права — что можно требовать, чтобы нормально работать.
Ответственность — что будет за нарушение инструкции.
Условия работы и взаимодействия — особые условия труда, к кому можно обращаться, кто и как оценивает результаты.
Подробнее о том, что прописать в должностной инструкции и как её утвердить, рассказала юрист Ольга Ткач.
Для чего нужна должностная инструкция
У большинства работодателей нет обязанности составлять должностные инструкции — за их отсутствие не оштрафуют. Но если в трудовом договоре вы не расписали конкретные обязанности сотрудника, а только указали должность, оформите отдельную инструкцию. Это нужно, чтобы:
обосновать отказ соискателю, если он не подходит по квалификации;
оценить работу сотрудника на испытательном сроке;
разграничить задачи между работниками;
проверить, как сотрудник выполняет свою работу;
наказать или уволить того, кто не выполняет свои обязанности.
Без перечня обязанностей будет сложно доказать, что сотрудник не справляется с работой. Например, человека уволили за несоответствие должности, а требования нигде не были прописаны. Тогда суд может восстановить сотрудника на работе, а за время его вынужденного прогула придётся выплатить средний заработок.
По некоторым категориям сотрудников работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, они нужны для медицинских и педагогических работников, частных охранников, сотрудников тепловых электростанций и тех, кто отвечает за безопасную эксплуатацию опасных объектов. Такая обязанность прописана в отраслевых нормативных актах.
Как разработать должностную инструкцию
Можно составлять отдельную инструкцию на каждого сотрудника — с его фамилией, именем и отчеством, но это неудобно. Если он уволится и придёт другой человек, придётся утверждать новый документ.
Лучше делать должностные инструкции без привязки к конкретному человеку, а на экземпляре конкретного сотрудника вписывать его ФИО. Составляйте их на все должности из штатного расписания, в том числе на вакантные.
Типовой формы должностной инструкции нет, её нужно составлять самим. Обычно в должностной инструкции несколько разделов: общие и заключительные положения, должностные обязанности, права, ответственность, условия труда и взаимодействие.
Воспользуйтесь готовым шаблоном от «Моей удалёнки». Разберём подробнее, как его можно поменять под другие должности и особенности вашего бизнеса.
Общие положения
В этом разделе собирают всё, что относится к должности в целом, а не к конкретным обязанностям.
Как человека принимают и увольняют. Опишите, как это у вас происходит. Например, нанимает и увольняет генеральный директор. Или принимает начальник цеха, а увольняет директор. Уточните, составляете ли вы приказ о приёме на работу.
Кому подчиняется. Например: «Подчиняется руководителю отдела продаж».
Какой нужен опыт и образование. Например: «Высшее экономическое, стаж от трёх лет» или «Среднее специальное, без требований к стажу». Пропишите так, чтобы было понятно, кто подходит для этой должности. Например, для бухгалтера нужно высшее образование, для водителя — права категории C, для продавца — опыт работы от года. Можно посмотреть, какие требования предъявляют к этой должности в профессиональных стандартах и справочниках.
Что сотрудник должен знать. Перечислите конкретные законы, внутренние приказы, правила работы с программами, технику безопасности — всё, без чего он не сможет делать свою работу. Учитывайте, какие технологии и программы вы используете, как устроен рабочий процесс. Например, если работаете в 1С, менеджер должен знать, как выписать в ней счёт на оплату, а если у вас гостиничный бизнес — нужны базовые знания английского языка.
Какими документами руководствуется во время работы. Например, трудовым кодексом, внутренними правилами компании, приказами директора, указаниями непосредственного руководителя, самой должностной инструкцией.
Должностные обязанности
В этом разделе перечислите всё, что сотрудник должен делать.
За основу можно взять квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Там по каждой должности есть типовой перечень обязанностей.
Берите оттуда то, что вам подходит. Информацию из справочника можно менять под свои условия. Например, взять обязанности из одного перечня и распределить между несколькими работниками. Или добавить к нужной вам должности обязанности из другой.
По статье 60 ТК РФ запрещено требовать от сотрудника выполнять работу, которая не предусмотрена трудовым договором. Поэтому не прописывайте обязанности, которые не связаны с основной деятельностью работника.
Например, некорректно, но вполне допустимо написать, что менеджер по продажам «Обязан выполнять любые иные поручения директора и непосредственного руководителя». А вот требовать помыть личную машину директора, ссылаясь на указанную формулировку в должностной инструкции, будет незаконно.
Поэтому, чтобы работник и работодатель заранее понимали, какую дополнительную работу можно поручить, лучше написать так: «Выполнять иные поручения руководителя, связанные с реализацией должностных обязанностей менеджера по продажам, предусмотренных настоящей инструкцией».
Примеры незаконных требований в должностных инструкциях собрали в таблицу.
Формулировка | Почему это неправильно |
В случае опоздания работник обязан уплатить штраф в размере 1000 рублей | Удержания из зарплаты строго ограничены (ст. 137 ТК РФ) |
При утере клиента менеджер возмещает компании упущенную выгоду | Упущенная выгода с работника не взыскивается (ст. 238 ТК РФ) |
Не вправе устраиваться на работу по совместительству без согласия работодателя | Запрет совместительства незаконен, кроме отдельных случаев, прописанных в федеральных законах. Например, ограничения есть у руководителей организаций, прокуроров, военнослужащих |
Права
Пропишите полномочия, которые нужны сотруднику, чтобы выполнять работу. Например, что он имеет право:
Быть в курсе решений руководителя, которые касаются его работы.
Обращаться к другим отделам и сотрудникам за документами или информацией.
Предлагать руководителю свои идеи по вопросам, которые входят в его компетенцию.
Требовать от руководителя создавать условия для выполнения своих обязанностей.
Для отдельных должностей укажите, что сотрудник может подписывать или согласовывать документы по своим вопросам. Например, такие права дают юристам, бухгалтерам, заместителям директора.
Ответственность
Пропишите, что будет, если работник нарушит требования из должностной инструкции и других внутренних документов работодателя.
Сотрудник может нести материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность, но только ту, что предусмотрена законом. Нельзя прописать в инструкции что-то другое, например, штрафы.
Оформить этот раздел можно по-разному:
Написать общую фразу: «Сотрудник несёт ответственность за невыполнение своих обязанностей в соответствии с законодательством РФ».
Перечислить виды ответственности за конкретные нарушения.
Если должность из тех, при которых нужен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, это тоже можно указать в этом разделе.
Условия труда и взаимодействие
Опишите, в каких условиях сотрудник работает и с кем взаимодействует.
Укажите, что режим работы сотрудника определяется внутренними правилами компании и трудовым договором. Если нужно, напишите про ненормированный день, разъездной характер работы или другие особые условия.
Перечислите отделы или должности, с которыми сотрудник связан по работе. Например, с бухгалтерией, юристами, логистами, маркетологами. Уточните, по каким вопросам можно с ними взаимодействовать.
Напишите, кто оценивает результаты сотрудника, например, непосредственный руководитель. Укажите, на основании чего: выполнение планов или других показателей, которые руководитель утверждает приказом.
Заключительные положения
Пропишите здесь общий порядок работы с должностной инструкцией, например:
Любые правки вносятся только приказом руководителя.
Работник должен прочитать инструкцию и расписаться в том, что он с ней ознакомлен.
Оригинал хранится в отделе кадров.
По заявлению сотрудника работодатель должен выдать заверенную копию инструкции.
Как утвердить должностную инструкцию
Чтобы инструкции вступили в силу, нужно их подписать и утвердить.
Подпишите документ. Должностную инструкцию подписывает тот, кто её составил, например, кадровик или руководитель отдела. Подпись поставьте внизу после текста. До неё укажите должность, а после — расшифровку, то есть инициалы и фамилию.
Завизируйте документ. Если у вас так принято, инструкцию можно согласовать с другими сотрудниками, например, со штатным юристом или руководителем кадровой службы. Виза — это должность, подпись, расшифровка и дата. Её ставят на последнем листе инструкции, на обороте или на отдельном листе согласования.
Утвердите документ. Утверждает должностную инструкцию сам ИП, руководитель организации или тот, кому они поручили такую работу. Например, в компании это может быть заместитель директора.
Утвердить можно двумя способами.
Издать отдельный приказ об утверждении инструкции. На самой инструкции нужно написать, например, «Утверждена приказом №17 от 11.05.2026».
Оформить гриф утверждения прямо на самой инструкции. Для этого напишите слово «УТВЕРЖДАЮ», ниже — должность руководителя, его подпись, расшифровку и дату.
После утверждения должностная инструкция вступает в силу с даты, которую вы указали.
Шпаргалка: как составить должностную инструкцию
Составляйте инструкцию на должность, а не на конкретного сотрудника.
Требования к должности берите из профессиональных стандартов и справочников, при необходимости меняйте их под себя.
Учитывайте технологии, программы, рабочие процессы и другие особенности, которые есть в вашей компании.
Готовую инструкцию при необходимости согласуйте с юристом или кадровой службой.
Утвердите инструкцию отдельным приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ» на самом документе.