До пандемии удалённая работа считалась едва ли не синонимом фриланса, но с начала 2020 года стала необходимостью даже в крупных IT-компаниях. С тех пор и специалисты, и организации всё чаще прибегают к такому формату работы.
Но одно дело — нанять несколько фрилансеров на удалёнке. Другое — организовать полноценную удалённую фултайм-команду, которую нужно мотивировать и развивать. Как держать всё под контролем, но не уйти в микроменеджмент? Какие процессы внедрить в компании и какие инструменты в этом помогут? Разобрались вместе с экспертами.
Какие виды процессов нужно настроить в удалённой команде
Все процессы можно разделить на рабочие и командные.
Рабочие процессы — всё, что касается самой работы: где сотрудникам общаться, вести проекты и ставить задачи, трекать затраченное время, хранить и подписывать документы.
Командные процессы — всё, что касается внутренней коммуникации. Хотя непосредственной работы в них нет, они позволяют сотрудникам не чувствовать себя в отрыве от компании и понимать, к какому результаты они должны прийти.
В таблице разбили все процессы на две категории, дальше расскажем о них подробнее.
Рабочие процессы | Командные процессы |
Коммуникация | Регулярные общие встречи |
Совместная работа | Встречи 1:1 |
Мониторинг проектов | Постановка прозрачных KPI |
Отслеживание рабочего времени | Выстраивание культуры доверия |
Управление персоналом |
Коммуникация
Необходимость номер один при удалённой работе — организовать совместное пространство для общения, где вы будете обсуждать задачи и решать командные вопросы. Обычно для этого используют мессенджеры: корпоративные вроде Slack, Time и SaluteJazz или просто самые популярные вроде Telegram и VK Teams.
Всю коммуникацию в мессенджерах можно разделить на четыре категории: чаты с общими вопросами, каналы каждого отдельного проекта, личные сообщения и чаты-«флудилки».
Чаты с общими вопросами нужны, чтобы делать объявления или задавать вопросы сразу всей команде: об изменениях в процессах работы, о старте новых проектов, об официальных выходных и пр.
Каналы проектов необходимы, чтобы говорить о поставленных задачах, обновлять статусы и решать другие рабочие вопросы.
Личные сообщение не ограничены, пожалуй, ничем. Но если там появилась важная информация, которая может коснуться остальных коллег, лучше продублировать её в общих каналах.
Чаты для развлечений нужны, чтобы сотрудники могли обсудить новости, обменяться мемами и шутками, но при этом не засорять эфир в общих каналах. Неформальное общение поможет удалёнщикам познакомиться с коллегами поближе и почувствовать себя комфортнее — по сути заменяя разговоры на кухне или у кулера, которые есть у сотрудников в офисе.

Когда какой-то вопрос легче обсудить голосом или нужно собрать команду на общую активность, пригодятся инструменты для онлайн-конференций: Zoom, «Яндекс Телемост», Google Meet.
Совет: при выборе инструмента для созвонов не забывайте об ограничениях по времени. Например, бесплатный аккаунт в Zoom позволяет организовать встречу только на 40 минут. Как правило, для созвона на всю команду этого бывает мало — обычно закладывается час-полтора.
Совместная работа
Облачные продукты Google (Docs, Sheets, Drive и другие), а также Figma изменили подход к онлайн-работе — они дают возможность нескольким людям одновременно работать в одном документе или макете, а также иметь общий доступ к документам на диске. Здесь можно оставлять комментарии к конкретному месту, менять наполнение или ограничить возможность изменений, если это нужно.

Как правило, у каждого удалёнщика есть свой личный аккаунт в Google, но компания также создаёт корпоративный. Для этого нужно создать обычный почтовый ящик и поделиться паролем от него со всей командой. В таком случае все будут работать в едином пространстве, и документы не исчезнут, если сотрудник уволится.
Совет: меняйте пароль от облачных сервисов после того, как кто-то увольняется из компании.
Мониторинг проектов
Чтобы не потерялось ТЗ, был виден статус выполнения и остальные детали конкретных задач, необходимо пространство для управления. Например, «Яндекс Трекер» или «Битрикс24» подойдут, если в компании есть много проектов, которые нужно мониторить в одном месте.

Обычно в таск-трекере заводят проекты, а внутри них создают задачи. Так все выполненные работы сохранятся в одном пространстве: можно посмотреть, сколько задач команда сделала за месяц или за всё время.
Все свои задачи сотрудник видит в виде доски с карточками, ленты, календаря или диаграммы Ганта — формат зависит от возможностей таск-трекера и предпочтений удалёнщика.
Для некрупных монопроектов подойдут доски вроде Kaiten или Trello. Блог «Моей удалёнки», например, менеджерится как раз в таких таск-трекерах.

Карточки с задачами перемещаются между столбцами, которые означают этап готовности. Например, бэклог, подготовка плана, написание текста, проверка главредом и сеошником. В конце пути все карточки должны оказаться в столбце «Опубликовано».
Совет: напишите исполнителю лично, что поставили ему задачу — убедитесь, что удалёнщик её увидел и принял. Так снизится вероятность ситуации, когда человек пропустил уведомление и не сделал работу.
Отслеживание рабочего времени
Для сотрудника, который впервые столкнулся с удалёнкой, такой инструмент может звучать пугающе — кажется, что компания планирует следить, чем работник занимается в течение дня и сколько раз открывает соцсети.
На деле же трекер времени позволяет сравнивать заложенное время на задачу с фактическим и выставлять некоторым клиентам счета за потраченные часы. Также здесь можно отслеживать занятость каждого сотрудника в отделе и жонглировать задачами между ними, чтобы равномерно распределять нагрузку.
В популярных тайм-трекерах Toggl и Clockify можно вносить название задачи и проекта, а затем отсматривать результаты в дашбордах. А, например, «Битрикс24» позволяет трекать время прямо внутри задачи.

Совет: разработайте правила, по которым ваша команда трекает время. Например, где-то сотрудники не ставят таймер на паузу, если полдня занимаются задачей и отвлекаются, а где-то — приостанавливают трекер, когда отходят налить чай. Единообразный подход позволит получить релевантные результаты в отчётах, чтобы не возникли вопросы, почему один сотрудник тратит на задачу два часа, а другой на такое же задание — 10 минут.
В агентской работе важно понимать, сколько времени у специалистов уходит на задачу, чтобы сверяться со сметами, которые мы выставляем клиентам. Раньше мы трекали время на каждую задачу отдельно, но поняли, что наша команда из-за этого стрессует, поэтому пересмотрели подход.
Мы часто выполняем типовые задачи, и опытным путём определили, сколько времени уходит на каждую из них в среднем. Столько и записываем в инструмент WEEEK — таск-менеджер, в котором ведём задачи и отслеживаем рабочее время.
Управление персоналом
Последний, но не по значению, инструмент — тот, что поможет узаконить рабочие отношения, не прибегая к отправлению физических документов.
Например, «Моя удалёнка» позволяет за несколько минут подключить фрилансера к компании, настроить удобный формат выплат и автоматизировать сотрудничество.

Всё работает просто. Вы отправляете исполнителю приглашение присоединиться к проекту, он регистрируется в сервисе, после чего вы можете в пару кликов подписывать договоры и оплачивать работу. Также «Моя удалёнка» автоматически проверяет статус самозанятого и позволяет получить чек, не дожидаясь, когда исполнитель самостоятельно его сформирует.
Совет: если хотите быстрее разобраться в сервисе, запросите демо — эксперты «Моей удалёнки» созвонятся с вами на полчаса и покажут, как всё работает.
Командные встречи
Общие созвоны для всей команды или отдела нужны, чтобы сотрудники не чувствовали себя в отрыве от компании, вместе решали вопросы и одновременно получали важную информацию от руководства.
Встречи для всей команды стоит проводить не чаще одного раза в месяц — так сотрудники не потратят слишком много времени на «нерабочие» процессы и будут в курсе событий. Например, это может быть созвон, где руководители компании делятся итогами работы и сверяются с курсом.
Синхи для отдела, как правило, проходят раз в неделю. На них команда делится результатами и распределяет задачи на ближайшие рабочие дни.

Совет: предупредите команду о встрече заранее — примерно за неделю — и займите место в общем календаре. Так сотрудники смогут распределить задачи на день созвона так, чтобы основные рабочие обязанности не совпали со встречей.
Встречи 1:1
Это встречи руководителя и сотрудника один на один, где можно говорить обо всём: какие цели нужно выполнить до конца месяца или как наладить сон.
Такие встречи помогают сотруднику понимать, что его услышали, что к нему относятся не просто как к винтику в системе, но как к личности, состояние которой важно для команды. Руководителю же 1:1 помогают оперативно узнавать о внутренних проблемах команды и раскрывать сильные стороны каждого сотрудника.
Персональные созвоны рекомендуют проводить один раз в две недели и договариваться о них заранее. Так сотрудник успеет подготовить вопросы на волнующие его темы, а руководитель будет держать руку на пульсе, помогая удалёнщику решать проблемы.
Совет: в конце встречи проговорите, какие темы вы успели обсудить, какие выводы сделали и какие действия будете предпринимать дальше — прямо как на сеансе психотерапии. Это поможет убедиться, что обе стороны одинаково друг друга поняли.
Мы начали вводить встречи 1:1 во время пандемии, когда все оказались на удалёнке. Одновременно с этим у нас выросло количество людей в компании, поэтому стало больше тимлидов. Встречи один на один стали инструментом для новых руководителей, чтобы они могли быстрее узнавать потребности сотрудников и оперативно решать вопросы. Основная цель — наладить взаимодействие и коммуникацию внутри команды.
Сотрудникам раньше не хватало возможности рассказать о своих болях и проблемных местах, которые они видят в работе. Теперь эту часть закрывают регулярные 1:1.
Постановка прозрачных KPI
Заложить достижимые цели важно и для компании, и для сотрудника. Когда есть прозрачные цели, которые одинаково понятны обеим сторонам, будет проще сравнить план и фактическую работу спустя время.
Это могут быть как глобальные KPI для команды, так и индивидуальные планы развития (ИПР) для каждого человека. Например, цель компании — достичь какого-то уровня выручки или количества клиентов за определённый период времени. А цель специалиста-маркетолога — конкретная цифра в показателях LTV или ROMI.
Как правило, цели ставят на год, квартал, иногда на месяц. Годовые KPI компания или сотрудник определяют в декабре предыдущего года. Затем эти глобальные цели разбиваются на более точечные подцели — это и есть KPI на квартал. Так же появляются цели на месяц.
Совет: регулярно отслеживайте движение к цели, чтобы скорректировать план, если это необходимо. Идти не нога в ногу с тактикой — это нормально, главное — не обнаружить это 31 декабря.
Выстраивание культуры доверия
От противников удалёнки можно услышать: «Как же я переведу сотрудников на работу из дома? Они ведь будут заниматься своими делами или спать». Если есть такие опасения, значит, в компании неважно с культурой доверия.
В основе удалённой работы лежит взаимная уверенность друг в друге. Компания доверяет сотруднику распоряжаться своим временем и не бездельничать. Сотрудник доверяет компании, зная, что за ним не устанавливают тотальную слежку.
Если среди ценностей компании есть доверие, то не придется прибегать к микроменеджменту, который отнимает время у руководителей и тимлидов. А сотрудник будет эффективнее работать в спокойной обстановке.
Совет: транслируйте ценность доверия и на словах, и в действиях. Например, расскажите на общем созвоне, как доверили сотруднику сложную часть работы, а он отлично с ней справился и сделал больше, чем было нужно.
Когда тебе доверяют, работаешь очень спокойно: знаешь, что нет никаких внезапных проверок, что никто не попросит сделать отчёт только для того, чтобы проверить твои ошибки и ткнуть тебя в них носом. Команда знает, что ты сделаешь то, что обещал — а если что-то забыл, то сам это починишь. Если ты ошибся, руководители знают, что ты сделал это не со зла, а просто по-человечески что-то забыл или не понял.
Я могу доверить свои задачи любому редактору из своей команды — а это восемь человек. Несмотря на то, что мы все пишем для разных аудиторий, мы можем легко передать свою работу, например, на время отпуска. Я точно знаю, что мои задачи будут сделаны качественно, потому что уверена в коллегах. И это работает в обе стороны — я тоже беру на себя ответственность за задачи других редакторов, потому что они мне доверяют.
