Вам понадобится оформить всего два документа, чтобы перевести офисного сотрудника на удалёнку. Но перед этим нужно согласовать её условия — причём сделать это можно только с согласия самого работника. Вместе с юристом Ольгой Ткач подготовили инструкцию, как оформить перевод на удалённую работу.
Шаг 1. Заручитесь согласием сотрудника
Перевести сотрудника на удалённую работу без его согласия нельзя. Поэтому в зависимости от того, кто является инициатором, действуйте по-разному.
Удалёнку предлагает компания. Если перейти на работу из дома — это инициатива компании, заручитесь письменным согласием сотрудника. Никакого особого бланка на этот случай не предусмотрено, составляйте согласие в свободной форме. Если удалёнка планируется временная, пусть сотрудник укажет срок, на который даёт своё одобрение.
Сотрудник сам попросился на удалёнку. Желание самого сотрудника тоже нужно закрепить документально. Пусть напишет заявление или служебную записку в свободной форме на имя руководителя. Бланка, опять же, нет, поэтому форма — свободная. Главное, чтобы в нём чётко было прописано, что сотрудник сам просит предоставить ему удалённый режим работы. При этом вы не обязаны соглашаться. Если считаете, что сотрудник не сможет эффективно выполнять свои обязанности из дома, вы вправе ему отказать.
Сейчас нет ситуаций, когда сотрудник может требовать удалёнку, даже по состоянию здоровья.
Есть перечень ситуаций, когда работодатель может перевести сотрудника на удалённую работу даже без его согласия. Это возможно в случае:
катастрофы природного или техногенного характера;
производственной аварии;
пожара;
наводнения;
землетрясения;
эпидемии или эпизоотии;
любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Также решение перевести сотрудников на удалёнку могут принять органы государственной власти или местного самоуправления, как это было в марте 2020 года из-за пандемии коронавируса. Такие правила установлены в статье 312.9 ТК.
Шаг 2. Решите, по какому графику будет работать удалёнщик
Есть несколько вариантов удалёнки: постоянная и гибридная. Заранее решите с работником, какой вариант выбираете. Его затем нужно будет закрепить в документах.
При постоянной удалёнке сотрудник всё время работает из дома и в офис вообще не приезжает. Учтите при этом два момента:
Вызвать сотрудника в офис при таком режиме работе можно только, если удалёнка установлена временно. Если решили ввести постоянную работу из дома, сотрудник вправе отказаться приезжать в офис.
Нужно заранее продумать, как будете обмениваться с сотрудником документами. Их нужно будет отправлять по почте либо наладить электронный документооборот. Об этом у нас есть отдельная статья.
Гибридная удалёнка предполагает, что сотрудник часть работы делает дома, а часть — в офисе. График может быть любой. К примеру, с понедельника по четверг — удалённая работа, а в пятницу — офис. Или неделя в офисе, неделя дома.
Шаг 3. Выясните, есть ли у сотрудника всё необходимое для работы на дому
Компания обязана обеспечить сотрудника необходимыми для работы инструментами. Чаще всего речь идёт о рабочем ноутбуке. Кроме того, компания обязана компенсировать затраты работника на электроэнергию и интернет.
Если передаёте сотруднику служебную технику, пусть подпишет акт. В нём укажите, что конкретно передаёте и в каком состоянии, зафиксируйте серийные номера. Без этого документа сотрудник может заявить, что ему ничего не давали, и откажется возвращать технику при увольнении.
Когда решили, что сотрудник будет использовать свою технику, можно установить компенсацию. Самый простой способ — установить её в сумме 35 рублей за день работы. В таком случае она не будет подпадать под НДФЛ и взносы, а компании не придётся собирать подтверждающие документы, чтобы учесть выплату в налоговых расходах.
Затраты на электроэнергию и интернет также можете возмещать в фиксированной сумме. Лимита нет, но стоит установить разумную цену исходя из стоимости этих услуг в вашем регионе.
Если сотрудник сломает выданное ему имущество, то будет обязан возместить стоимость, но только в пределах своего месячного заработка. Допустим, сотрудник сломал ноутбук стоимостью 50 000 рублей, ремонту он не подлежит. При этом средняя месячная зарплата виновника — 43 000 рублей. Значит, максимум, сколько с него может получить компания — те самые 43 000. Однако при желании работодатель может обратиться в суд и взыскать сумму ущерба в полном объёме.
Шаг 4. Заключите допсоглашение к трудовому договору
Чтобы оформить сотрудника на удалённую работу, понадобится изменить условия трудового договора — для этого оформляют допсоглашение. В нём прописывают все поправки, которые нужно внести в договор.
Составьте дополнительное соглашение в произвольной форме. Понадобится два экземпляра: один оставьте себе, а второй вручите сотруднику.
Когда в компании много сотрудников и они часто отпрашиваются работать из дома, есть смысл составить специальное положение об удалённой работе в компании. В нём прописать все основания для предоставления удалёнки, должности, по которым это возможно, порядок компенсации затрат и т.д. Сотрудники будут понимать, когда и на каких условиях они могут претендовать на работу из дома, а компания сможет избежать лишних споров с персоналом.
Конечно, всегда есть возможность прекратить трудовой договор с сотрудником и взять его на работу по ГПД. Тогда он не обязан появляться в офисе и может делать свою работу там, где ему удобно. Но такой подход грозит компании налоговыми рисками, о которых подробно рассказываем в другой статье.
Шаг 5. Издайте приказ о новом режиме работы сотрудника
Когда внесли изменения в трудовой договор, составьте распоряжение руководителя. Так вы подтвердите, что работодатель не против нового графика работы. В документе укажите, с какой даты отпускаете сотрудника на удалёнку. Под роспись ознакомьте с документом всех заинтересованных — например, бухгалтера и кадровика.
Шаг 6. Контролируйте работу сотрудника на удалёнке
Компания вправе отслеживать, как сотрудник работает из дома. К примеру, установить, что он обязан ежемесячно предоставлять отчёт о проделанной работе или регистрировать в специальной программе время начала и окончания работы.
Вторгаться в личную жизнь сотрудника запрещено. Например, нельзя требовать от работника, чтобы он установил дома видеонаблюдение для слежки за его работой. Если камеры в офисе установить ещё можно, то дома у сотрудника — нет.
Также стоит заранее обговорить, как вы будете держать с сотрудником связь. Помните, что уволить удалёнщика за прогул, как это бывает с офисными сотрудниками, нельзя. Увольнение возможно только в случае, если работник не отвечает на запросы работодателя дольше двух рабочих дней подряд без уважительной причины.
