Перевод сотрудника на дистанционный режим — это не просто смена локации, а серьёзная юридическая процедура. Вот как перевести сотрудников на удалëнную работу:
Получить согласие или заявление сотрудника.
Оформить допсоглашение.
Издать приказ о переводе сотрудника на удалённую работу, образец которого вы найдëте в статье.
Уведомить госорганы.
Вместе с юристом Ольгой Ткач подготовили подробную инструкцию, как перевести сотрудника на удалённую работу.
Чем удалённая работа отличается от фриланса
Фриланс — это когда специалист сам находит проекты и выполняет работу без привязки к конкретному работодателю. Никаких социальных гарантий ему не полагается, а налоги он платит сам.
Дистанционная, или удалённая работа — это когда человек работает не в офисе, а дома, при этом продолжает числиться в штате и подчиняться правилам компании. Сотрудник на удалённой работе имеет те же права, что и обычный работник. Вот что обязан делать работодатель:
Платить зарплату не реже двух раз в месяц.
Предоставлять ежегодный отпуск.
Оплачивать командировки. Например, если иногороднему сотруднику нужно ехать к работодателю, поездка оформляют как командировку, выплачивают суточные и компенсируют проезд.
Предоставлять всё необходимое для работы. Например, рабочий стол и компьютер.
Компенсировать расходы на интернет, электроэнергию.
Платить налоги и взносы за работника.
Пошаговая инструкция: переводим сотрудника на удалëнку
Чтобы избежать претензий со стороны налоговой и трудовой инспекции и закрепить права и обязанности сторон, важно правильно оформить перевод на дистанционную работу. Ниже — образец того, как пошагово перевести работника на удалëнку по его желанию или по инициативе работодателя.
Шаг 1. Получите согласие или заявление сотрудника
Нельзя перевести сотрудника на удалённую работу без его согласия. Поэтому в зависимости от того, кто является инициатором, действуйте по-разному.
Удалёнку предлагает компания. Если перейти на работу из дома — это инициатива компании, заручитесь письменным соглашением на удалëнную работу. Никакого особого бланка на этот случай не предусмотрено, составляйте согласие в свободной форме. Если удалёнка планируется временная, пусть сотрудник укажет срок, на который даёт своё одобрение.
Сотрудник сам попросился на удалёнку. Желание самого сотрудника тоже нужно закрепить документально. Пусть напишет заявление или служебную записку на дистанционную работу в свободной форме на имя руководителя. Бланка, опять же, нет, поэтому форма — свободная. Главное, чтобы в нём чётко было прописано, что сотрудник сам просит предоставить ему удалённый режим работы. При этом вы не обязаны соглашаться. Если считаете, что сотрудник не сможет эффективно выполнять свои обязанности из дома, вы вправе ему отказать.
Сейчас нет ситуаций, когда сотрудник может требовать перевод на дистанционный режим работы, даже по состоянию здоровья.
Есть перечень ситуаций, когда работодатель может перевести сотрудника на дистанционный режим работы даже без его согласия. Это возможно в случае:
катастрофы природного или техногенного характера;
производственной аварии;
пожара;
наводнения;
землетрясения;
эпидемии или эпизоотии;
любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Также решение о переводе могут принять органы государственной власти или местного самоуправления, как это было в марте 2020 года из-за пандемии коронавируса. Такие правила установлены в статье 312.9 ТК.
Шаг 2. Заключите допсоглашение к трудовому договору
Чтобы перевести сотрудника на удалëнную работу на постоянной основе, измените условия трудового договора — для этого оформите дополнительное соглашение об удалëнной работе. В нём пропишите все поправки, которые нужно внести в договор. Вот что обычно указывают.
Условие о дистанционной работе. Сделайте пояснение, что специалист выполняет свои обязанности удалённо через интернет.
Место работы. Укажите адрес, по которому специалист работает — при этом допускается ограничиться только названием города. Это особенно важно, если человеку положены дополнительный отпуск и районные надбавки.
График работы. Перед тем как перевести сотрудника на дистанционную работу, решите, будет ли он приходить в офис. Есть два варианта работы на удалëнке.
Вид графика | Особенности |
Постоянная удалёнка — сотрудник всё время работает из дома и в офис вообще не приезжает | Вызвать сотрудника в офис при таком режиме работе можно только, если удалёнка установлена временно. Если решили ввести постоянную работу из дома, сотрудник вправе отказаться приезжать в офис (Письмо Минтруда от 25.04.2024 № 14-6/ООГ-2604) |
Гибридная удалёнка — сотрудник часть работы делает дома, а часть — в офисе | График может быть любой. К примеру, с понедельника по четверг — удалённая работа, а в пятницу — офис. Или неделя в офисе, неделя дома. |
У многих работодателей возникают сомнения, как оформить перевод на удалённую работу, чтобы быть уверенным, что сотрудник занимается рабочими делами, а не домашними. Вы можете обязать сотрудника находиться в сети в рабочее время или предложить гибкое начало и окончание работы. Если режим не установить, по закону работник может определять его самостоятельно.
Порядок обеспечения программно-техническими средствами. Компания обязана обеспечить сотрудника необходимыми для работы инструментами. Чаще всего речь идёт о рабочем ноутбуке. Кроме того, компания обязана компенсировать затраты работника на электроэнергию и интернет.
Если передаёте сотруднику служебную технику, пусть подпишет акт. В нём укажите, что конкретно передаёте и в каком состоянии, зафиксируйте серийные номера. Без этого документа сотрудник может заявить, что ему ничего не давали, и откажется возвращать технику при увольнении.
Когда решили, что сотрудник будет использовать свою технику, в допсоглашении к трудовому договору установите размер компенсации. Самый простой способ — установить её в сумме 35 рублей за день работы. В таком случае она не будет подпадать под НДФЛ и взносы, а компании не придётся собирать подтверждающие документы, чтобы учесть выплату в налоговых расходах.
Затраты на электроэнергию и интернет также можете возмещать в фиксированной сумме. Лимита нет, но стоит установить разумную цену исходя из стоимости этих услуг в вашем регионе.
Если сотрудник сломает выданное ему имущество, то будет обязан возместить стоимость, но только в пределах своего месячного заработка. Допустим, сотрудник сломал ноутбук стоимостью 50 000 рублей, ремонту он не подлежит. При этом средняя месячная зарплата виновника — 43 000 рублей. Значит, максимум, сколько с него может получить компания — те самые 43 000. Однако при желании работодатель может обратиться в суд и взыскать сумму ущерба в полном объёме.
Порядок общения. Установите, как будете взаимодействовать с работником: через мессенджер или электронную почту. Можно указать, как часто он должен проверять почту, в течение какого времени отвечать на сообщения. Помните, что уволить удалёнщика за прогул, как офисного сотрудника, нельзя. Увольнение возможно только, если работник не отвечает на запросы работодателя дольше двух рабочих дней подряд без уважительной причины.
Обмен документами. Решите, с какой периодичностью сотрудник будет передавать отчёты и результаты работы, в каком порядке будете обмениваться документами. При переводе работника дистанционную работу удобнее всего использовать ЭДО. Тогда данные будут защищены, ими можно будет обмениваться без лишней волокиты и не возникнет спорных ситуаций. Например, если работник говорит, что документы подписывал не он.
Если сотруднику понадобятся документы в бумажном виде, ему нужно оформить заявление, и работодатель должен отправить печатную версию в течение трёх дней.
Обеспечение социальных гарантий. Опишите условия предоставления отпусков и других гарантий, которые предусмотрены трудовым законодательством.
Составьте дополнительное соглашение в произвольной форме. Понадобится два экземпляра: один оставьте себе, а второй вручите сотруднику.
Когда в компании много сотрудников и они часто отпрашиваются работать из дома, есть смысл составить специальное положение об удалённой работе в компании. В нём прописать все основания для предоставления удалёнки, должности, по которым это возможно, порядок компенсации затрат и т.д. Сотрудники будут понимать, когда и как можно оформить перевод на дистанционную работу, а компания сможет избежать лишних споров с персоналом.
Конечно, всегда есть возможность прекратить трудовой договор с сотрудником и взять его на работу по ГПД. Тогда он не обязан появляться в офисе и может делать свою работу там, где ему удобно. Но такой подход грозит компании налоговыми рисками, о которых подробно рассказываем в другой статье.
Шаг 3. Издайте приказ о новом режиме работы сотрудника
Когда внесли изменения в трудовой договор, составьте приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу. Так вы подтвердите, что не против нового графика работы. В приказе нужно указать факт перевода сотрудника на удалëнную работу, формат взаимодействия и предоставления отчëта о проделанной работе, а также дату начала работы и данные сотрудника. Основанием для перевода можно указать заявление сотрудника или инициативу работодателя. Под роспись ознакомьте с документом всех заинтересованных — например, бухгалтера и кадровика.
Шаг 4. Внесите изменения в трудовую книжку и отправьте данные в Социальный фонд
Это нужно делать, если у сотрудника бумажная трудовая книжка, и он сам об этом просит. Попросите, чтобы работник написал заявление, и внесите запись в трудовую.
Если она есть только в электронном виде, ничего вписывать не нужно. Также с 2026 года не нужно подавать сведения в Социальный фонд.
Как контролировать работу сотрудника на удалёнке
После перевода на удалённую работу компания вправе отслеживать, как сотрудник работает из дома. К примеру, установить, что он обязан ежемесячно предоставлять отчёт о проделанной работе или регистрировать в специальной программе время начала и окончания работы.
Вторгаться в личную жизнь сотрудника запрещено. Например, нельзя требовать от работника, чтобы он установил дома видеонаблюдение для слежки за его работой. Если камеры в офисе установить ещё можно, то дома у сотрудника — нет.
Шпаргалка: о чём помнить, если решили перевести сотрудника на удалёнку
Для перевода на работу из дома нужно согласие сотрудника или его заявление
Основной документ — допсоглашение, в котором указывают все нюансы: каким оборудованием пользуется сотрудник, как отправляет отчёты и подписывает документы
Если выдаёте работнику технику, нужно составить акт приема-передачи. Если он использует свое оборудование — предусмотреть компенсацию
Перевод оформляют приказом, в котором указывают дату перевода и основание
Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, и он просит поставить отметку о дистанционной работе, это нужно сделать
Контролировать работу удалёнщика можно, но лезть в его личную жизнь — нет. Камеры в квартире под запретом
Уволить удалёнщика за прогул нельзя: чтобы можно было расторгнуть трудовой договор, сотрудник должен не выходить на связь дольше 2 рабочих дней подряд без уважительной причины