Если вам нужно систематизировать документы по сотрудникам, чтобы быстро находить по ним информацию, можно завести личные дела:
Составьте положение или инструкцию по ведению личного дела.
Оформите обложку — укажите номер дела, фамилию, имя и отчество сотрудника, дату начала дела.
В папку складывайте оригиналы или копии документов.
Составьте опись.
Главное — оформить всё в рамках закона, чтобы хранение персональных данных не обернулось штрафами. Разобрались в теме вместе с юристом Ольгой Ткач.
Кто должен вести личные дела и по каким работникам
Личное дело — это папка с документами по конкретному сотруднику. В ней собрана информация, которую:
работник предоставил вам при трудоустройстве — копии паспорта, диплома, трудовой книжки, справки от других работодателей;
вы оформили сами — копии приказа о приёме на работу, о предоставлении отпусков, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
Обязанность вести личные дела есть только в госорганизациях. ИП и коммерческие компании ведут их для удобства.
Личные дела можно вести не по всем людям, а по отдельным подразделениям, материально ответственным сотрудникам, руководителям и тем, у кого есть доступ к коммерческой тайне. На самозанятых и других внештатников дело можно не заводить.
Как оформить личное дело сотрудника
Составьте положение или инструкцию по ведению личного дела. Это внутренний документ, который закрепит правила работы с персональными данными. Он необязательный, но снизит риск претензий при проверках.
Пропишите в положении:
по каким сотрудникам ведёте дела — по всем или по определённым отделам;
какие документы собираете;
как храните личные дела, в том числе после увольнения сотрудника;
кто отвечает за эту работу;
у кого есть доступ к документам.
Форма личного дела и порядок его ведения для ИП и коммерческих организаций законом не установлены. Работодателю нужно разработать её самостоятельно и закрепить правила ведения в локальном акте —- положении или инструкции.
Чтобы не разрабатывать форму с нуля, можно воспользоваться приказом Росархива №77 от 31 июля 2023 года. В нём есть рекомендуемые образцы и правила заполнения.
Заведите бумажную папку и оформите обложку. На одного человека — отдельная папка. На обложке напишите номер дела, фамилию, имя и отчество сотрудника. Поставьте дату начала дела — ту же, что в приказе о приёме на работу.
Вести личное дело полностью в электронном виде не получится. По части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса есть кадровые документы, которые нужно оформлять только на бумаге и подписывать лично:
бумажные трудовые книжки;
акты о несчастном случае на производстве;
приказы об увольнении работника;
документы по инструктажу по охране труда.
Остальные кадровые документы можно составлять только в электронном виде.
Собирайте документы, связанные с работой сотрудника. Размещайте их в личном деле в хронологическом порядке — от приёма на работу до увольнения. Основные из них собрали в таблицу.
Название документа | Примечания |
Резюме сотрудника | Если есть |
Анкета | Если сотрудник заполнял её до трудоустройства |
Рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы | Если есть |
Заявление о приёме на работу | Если есть |
Копии паспорта, СНИЛС, ИНН | — |
Копии документов об образовании, о повышении квалификации | — |
Военный билет или другой документ воинского учёта | Для военнообязанных и призывников |
Справка об отсутствии судимости | Для должностей с ограничениями по судимости. При необходимости — справка о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Например, справки должны предоставлять водители легкового такси и все, кто устраивается на работу в образовательную организацию |
Медицинские справки | При трудоустройстве несовершеннолетних и в случаях, предусмотренных ТК РФ. Например, справки нужны от работников торговли, общепита и компаний, связанных с воспитанием и обучением детей |
Трудовой договор | Экземпляр работодателя |
Личная карточка | Если ведёте |
Копия приказа о приёме на работу | — |
Копии свидетельств о рождении детей | Для подтверждения налоговых и социальных льгот |
Копия водительского удостоверения | Если нужно для работы |
Договор о материальной ответственности | Для тех, кто отвечает за сохранность имущества работодателя |
Должностная инструкция | — |
Дополнительные соглашения к трудовому договору | Если есть |
Копии приказов по переводу, поощрению, дисциплинарным взысканиям | Если есть |
Справки о результатах периодических медосмотров | Для тех, кто обязан их проходить: сотрудников торговли, общепита, детских и медицинских организаций |
Соглашение о неразглашении информации | Для сотрудников с доступом к конфиденциальной информации |
Докладные, объяснительные, служебные записки | Если есть |
Копия трудовой книжки | Если трудовая книжка в бумажном виде |
Копия приказа об увольнении | — |
Для документов, которые работник предоставляет для трудоустройства, отдельное согласие на обработку персональных данных брать не нужно. Бывает, что от работника нужны сведения, которые законодательство не обязывает собирать, но они понадобятся для каких-то внутренних процессов в организации. Тогда придётся взять согласие. Оно должно быть предметным — нужно точно прописать конкретную цель, конкретный перечень данных, конкретные действия по обработке этих данных.
Оформите опись документов. Пронумеруйте листы и составьте список, в котором укажите:
порядковый номер документа;
дату, когда его оформили или получили;
название документа, например, «Копия паспорта Сергеева И. А.»;
номер листа личного дела.
Приложите опись к делу — прикрепите перед всеми документами или приклейте к внутренней стороне лицевой обложки. Листы описи нумеруйте отдельно.
В примечаниях описи отмечайте, когда:
оригиналы заменили на копии и наоборот;
добавили новые документы;
убрали документы, например, если закончился срок их хранения.
Какие особенности есть у работы с персональными данными в личном деле
Фото, копии паспорта, диплома, военного билета, СНИЛС, ИНН содержат персональные данные, а значит, нужно соблюдать закон № 152-ФЗ. По нему работодатель может обрабатывать только те сведения, которые нужны для конкретной цели. При приёме на работу он смотрит оригиналы паспорта, СНИЛС, ИНН и других личных документов будущего сотрудника. Цель — заключить трудовой договор. Для этого достаточно внести нужные сведения в кадровые документы. Обязанность хранить копии нигде не прописана. По этому поводу у Роструда и Роскомнадзора разная позиция.
Роструд считает, что копии документов хранить можно, если сотрудник дал письменное согласие на обработку персональных данных. При этом ведомство уточняет, что контроль за персональными данными — это полномочия Роскомнадзора и рекомендует обратиться за разъяснениями к ним.
Роскомнадзор утверждает, что хранение копий личных документов работника незаконно, и согласие ситуацию не меняет. Есть и судебная практика, которая подтверждает эту позицию.
Из-за разных мнений ведомств у работодателей есть три варианта:
Безопасный с точки зрения Роскомнадзора — не хранить копии паспорта, военного билета, СНИЛС, ИНН, а только переписывать с них информацию, например, в личную карточку.
Компромиссный — хранить копии, но брать отдельное письменное согласие.
Рискованный — хранить копии без согласия сотрудника.
Как и сколько хранить личные дела
Пока сотрудник работает, храните личное дело в сейфе или в закрытом металлическом шкафу.
После увольнения сотрудника:
Закройте личное дело. Поставьте на обложке дату окончания — как в приказе об увольнении.
Проверьте опись. Список должен совпадать с документами в деле.
Сделайте итоговую запись. Укажите, сколько в деле документов и общее количество листов.
Сдайте на хранение. Это может быть свой архив — отдельное помещение, специально оборудованное для документов по правилам Росархива. Если своего хранилища нет, передайте дело в государственный архив.
Срок хранения личного дела после его закрытия — 50 лет. Для дел, закрытых до 2003 года — 75 лет. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за увольнением. Например, если сотрудник уволился 3 марта 2026 года, срок хранения его дела отсчитывается с 1 января 2027 года.
Если компания закрывается, в том числе из-за банкротства, личные дела нужно сдать в государственный или муниципальный архив.
Что будет за неправильное хранение личных документов сотрудников
Если вы решили вести личные дела, нужно соблюдать требования к работе с персональными данными, иначе есть риск попасть на штрафы по статье 13.11-13.20 КоАП:
За обработку данных в целях, несовместимых с заявленными, включая хранение лишних копий документов — от 150 000 до 300 000 рублей.
За утечку данных — от 3 до 20 млн рублей.
За неправильное хранение дел после увольнения работника или уничтожение личного дела раньше срока — от 5000 до 10 000 рублей.
Если вы храните личные документы сотрудников в электронном виде, нужно ещё соблюдать требования по локализации персональных данных. По статье 18 закона № 152-ФЗ хранение такой информации должно быть исключительно с использованием баз данных, находящихся на территории России. За нарушение для юрлиц предусмотрен штраф по части 8 статьи 13.11. КоАП в размере от 1 до 6 млн рублей.
Шпаргалка: что запомнить про личное дело сотрудника
ИП и коммерческие компании ведут личные дела сотрудников по своему усмотрению.
Заводить личные дела можно не по всем сотрудникам, а, например, по руководителям, материально ответственным работникам или тем, у кого есть доступ к конфиденциальной информации.
Перед началом работы с личными делами можно составить положение или инструкцию с правилами ведения и хранения.
На каждого сотрудника заводят отдельную папку и оформляют обложку с номером дела, ФИО и датой начала.
Документы в личном деле размещают в хронологическом порядке и оформляют опись с нумерацией листов.
После увольнения сотрудника личное дело закрывают и хранят 50 лет.