Организовать работу сотрудников из разных городов и стран довольно просто — с помощью специальных приложений. Вместе с экспертами рассказываем, какие инструменты есть на российском рынке и как ими пользоваться. В подборку попали популярные таск-трекеры, CRM-системы, мессенджеры и другие полезные сервисы.
Канбан-доски и таск-трекеры
Чтобы распределить задачи в команде и ничего не потерять, удалённые команды используют таск-трекеры. Многие из них основаны на системе канбан — это когда этапы работы представлены на виртуальной доске с колонками. Самый базовый вариант — доска с колонками «Очередь», «В работе» и «Сделано». Но их можно подстраивать под специфику проекта. Например, разработчикам удобно добавлять на доску бэклог — список задач, которые расположены по приоритетности.
Самые известные такие сервисы — Trello и Asana, но сейчас они официально в России не работают, поэтому расскажем про аналоги.
Kaiten
Таск-трекер от российских разработчиков. Подойдёт небольшим командам, которым нужен простой инструмент. В одном рабочем пространстве может быть несколько досок для разных команд, при этом все участники проекта смогут видеть, что делают коллеги. У Kaiten есть мобильное приложение, также его можно установить на локальный сервер. Из плюсов: сюда можно бесплатно импортировать данные из Trello и Asana.
Сколько стоит. Базовыми функциями можно пользоваться бесплатно, стоимость платных тарифов — от 420 рублей за сотрудника.
«Яндекс Трекер»
Сервис позволяет ставить задачи нескольким командам сразу. Внутри есть канбан-доски и диаграмма Ганта, по которой составляются графики работ по проекту. Задачам можно выставлять приоритет, сортировать их по важности или дедлайну. Также сервис создаёт аналитику по загрузке сотрудников и учёту их рабочего времени. Подойдёт разным командам: как разработчикам, так и маркетологам.
Сколько стоит. Для команд до пяти человек бесплатно. Затем от 360 рублей в месяц за пользователя.
Вся работа нашей редакции проходит на канбан-доске. У нас есть несколько основных колонок с этапами работы над статьёй: от выбора темы до проверки сеошником. Это удобно — все члены редакции всегда видят, на каком этапе находится та или иная статья. Внутри карточек с задачами мы обсуждаем все вопросы. Например, к какому эксперту стоит пойти за комментариями или как правильно оформить шаблон договора.
Также с помощью канбан-досок можно определить «узкое горлышко» в рабочем процессе. Если много карточек скапливается на одном этапе, скажем, на проверке у главреда, значит, я не справляюсь и из-за меня задерживается выпуск статей. Это повод перестроить процесс. Например, нанять редактора, который заберёт на себя часть моих функций.
CRM-системы
Эти сервисы нужны для работы с клиентами — через них можно организовать сбор заказов и лидов из разных источников, построить воронку продаж, проанализировать эффективность работы и проконтролировать работу менеджеров. В некоторые CRM-системы также интегрирован колл-трекинг — функция, которая отслеживает входящие звонки из разных каналов.
«Битрикс24»
В этой CRM можно собирать данные клиентов из разных каналов, настраивать чат-боты, автоматизировать управление сделками, сформировать счета и отчёты. Также в сервисе есть AI-ассистент Copilot — он поможет расшифровать разговор с клиентом, поставить задачу, перевести текст и даже нарисовать картинку.
Сколько стоит. Тариф на 5 пользователей стоит от 1990 рублей в месяц. Для команд больше 100 сотрудников предлагают тариф со специальными условиями.
amoCRM
Сервис заточен под работу менеджеров по продажам и маркетологов. Система помогает настроить воронку продаж и автоматизировать рутинные задачи. В amoCRM можно интегрировать телефонию, формы с сайтов, соцсети, мессенджеры, почту. Сервис работает в браузере и мобильных приложениях для iOS и Android. Это удобно, если нужно внести изменения сразу после встречи. Например, можно сфотографировать визитку, и данные клиента появятся в базе.
Сколько стоит. Бесплатной версии нет. Стоимость платных тарифов — от 599 до 1599 рублей в месяц за сотрудника.
Раньше мы использовали Atlas CRM. Система хорошо интегрировалась с другими продуктами от Atlassian: Jira, Trello, Confluence. Было удобно работать в одной экосистеме, можно было автоматически заводить задачи.
Часть команды у нас остаётся в России, поэтому сейчас без танцев с бубном сервисами пользоваться неудобно. Мы перевели почти все наши процессы на Google Таблицы, которые запрограммировали под свои нужды. В целом они сейчас закрывают наши потребности. Новую CRM пока не ищем.
Приложения для созвонов
Удалёнка стала повсеместной во время коронавируса, и тогда резко выросла популярность сервиса Zoom. Но лицензию на него теперь из России оплатить нельзя, а с бесплатной версией созвон дольше 40 минут провести не получится. Рассказываем про альтернативы.
«Яндекс Телемост»
Сервис работает в браузере, в десктопном и мобильном приложениях. Чтобы создать созвон, нужен аккаунт в «Яндекс Почте», а приглашённые участники могут просто подключиться по ссылке. В бесплатной версии есть интеграция с почтой и календарём. Все файлы и сообщения сохраняются в мессенджере, так что это удобно, если компания использует экосистему «Яндекса». Время созвона не ограничено, во время встречи можно также сделать демонстрацию экрана и записать видео.
Сколько стоит. В бесплатной версии доступны онлайн-встречи до 40 участников и с рекламой в интерфейсе. Есть платные тарифы — от 249 рублей за пользователя.
«Контур.Толк»
Сервис входит в экосистему для бизнеса «Контур». Онлайн-встречи безлимитные, можно создать постоянную ссылку на конференцию. В приложении для десктопа есть функция, когда участник встречи рисует на экране или управляет рабочим столом собеседника. Также созвон можно расшифровать, чтобы найти в тексте нужную информацию. Есть трансляция созвона в стриминговые сервисы — VK, Twitch и др.
Сколько стоит. В бесплатном тарифе можно собрать до 50 участников. Цены на платные тарифы начинаются от 9000 рублей в год.
Google Meet
Удобный сервис, в котором можно собрать до 100 участников. Сервис доступен в браузере и в мобильном приложении. Время созвона в бесплатной версии — 60 минут, если в звонке участвует больше двух человек. Для двоих ограничений нет. Сервис без проблем интегрируется с Google Calendar и Gmail. При созвоне можно использовать демонстрацию экрана, также доступен чат и реакции на сообщения.
Сколько стоит. Бесплатно, если в созвоне участвует меньше 100 человек. Дальше нужно брать платный тариф, но его из России оплатить проблематично.
В «Моей удалёнке» мы используем два сервиса для созвонов — Zoom и Google Meet, чаще второй. Его кайф в том, что он бесплатный, а в процессе общения можно шарить экран и показывать, над чем сейчас идёт работа. Благодаря этой функции прямо по ходу разговора можно дорабатывать проект.
Например, если мы созваниваемся с командой по поводу текста на сайт, я открываю файл с текстом, объясняю свои решения и собираю обратную связь от ребят, если что-то нужно поправить. А потом прямо по ходу встречи вношу правки в документ — и все видят эти изменения в режиме реального времени.
Мессенджеры
Компании предпочитают вести рабочие переписки в корпоративных мессенджерах. Так безопаснее, потому что данные не хранятся в открытом доступе. А еще самим сотрудникам проще разделить работу и личное время. Но если бизнес небольшой, то для каких-то задач подойдут и обычные мессенджеры.
«Пачка»
Российский аналог Slack — популярного зарубежного мессенджера. Можно вести переписку в каналах, тредах и чатах. Есть функция созвонов с демонстрацией экрана — до 100 участников. Также есть статусы с эмодзи. В мессенджер можно добавлять и гостевые аккаунты — пригодится, если нужно пригласить подрядчика для созвона.
Сколько стоит. Если команда отправляет меньше 2000 сообщений в месяц — бесплатно. В остальных случаях — от 159 рублей за сотрудника в месяц при оплате сразу на год.
Telegram
В Telegram можно создать рабочий чат с подгруппами, где будут обсуждаться различные темы, в том числе не связанные с работой. Чтобы отделить рабочие коммуникации от личных, достаточно создать отдельную папку с чатами, куда пишут только коллеги. При желании можно организовать в мессенджере облачное хранилище, проводить звонки и трансляции.
Сколько стоит. Условно бесплатно. Если нужны дополнительные функции, то можно оформить подписку. Она стоит 299 рублей за месяц или 3588 рублей в год.
Compass
Сервис с открытым исходным кодом — им можно пользоваться и в облаке, и на внутреннем сервере. Поддерживает конференции на 1000+ участников. В мессенджере можно отправлять не только текстовые, но и голосовые сообщения. В Compass хорошо настроен поиск, он учитывает информацию даже внутри документов. Также есть гостевой доступ, безлимитное хранилище, интеграции с календарями и другими сервисами.
Сколько стоит. Для команды до 10 человек — бесплатно. Платная версия в облаке стоит 299 рублей за человека, если устанавливать на сервер — 399 рублей. Новые компании получают пробный период на 30 дней.
На разных проектах мне довелось пользоваться разными мессенджерами. Где-то это были внутренние корпоративные разработки, где-то сторонние решения. В одной компании мы использовали Slack — до тех пор, пока он не ушёл из России. А потом перешли на «Пачку» с аналогичным функционалом.
В мессенджерах, которые предназначены именно для работы, продумано много разных мелочей. Например, там можно создавать треды: чтобы в чате на 100 человек только нужные люди видели детальное обсуждение вопроса, а остальные не отвлекались на миллион неактуальных для них сообщений.
Но большинство моих задач всё-таки ведутся в Telegram — его функционала для работы вполне хватает, особенно, если команда небольшая. У меня есть 15-20 чатов по разным проектам. Я складываю их в отдельную папку, чтобы всегда видеть, что мне написали именно по работе.
Работа с документами
Облачные хранилища постепенно вытесняют привычные Word и Excel. Это даже удобнее, поскольку получить доступ к информации сможет любой сотрудник, которому пришлют ссылку. Онлайн-сервисы охватывают все необходимые задачи: можно создать шаблон договора, написать текст, сделать таблицу или презентацию, а на диске хранить все документы по проекту. Вот несколько таких решений.
Офисный пакет Google
Сервисы Google в этом плане эталон. Редакторы тут пишут статьи, маркетологи строят воронки продаж, дизайнеры оформляют портфолио. Здесь же можно провести созвон и запланировать встречи. Из минусов: возможно, что скоро пользоваться сервисами получится только с VPN. Но на данный момент никаких проблем нет.
Сколько стоит. Бесплатно. Раньше для компании можно было оплатить Google Workspace, сейчас из России это сделать не получится.
«Яндекс 360»
Российская компания предлагает свой набор программ, в который также входят сервисы для работы с документами, таблицами, презентациями. Туда можно импортировать данные из Google или просто загрузить документ с компьютера. Основные офисные сервисы бесплатные, но, если нужно сделать корпоративную почту для всех сотрудников, понадобится подписка. Она включает и другие сервисы: корпоративный мессенджер, приложения для создания рассылок и пр.
Сколько стоит. Если пользоваться личным аккаунтом, то бесплатно. Для корпоративного использования — от 249 рублей в месяц за пользователя.
Когда я только стала заниматься редактурой, по привычке делала тексты в Microsoft Word. Но уже на первом рабочем месте увидела, что все работают в Google Документах и перешла туда. Теперь всё, что касается текстов, веду именно здесь — и своих авторов тоже заставляю.
Кайф в том, что в Google Документах можно работать параллельно сразу нескольким людям, предыдущие версии текста легко отследить, а доступ к файлу можно открывать выборочно. Всё это происходит в облаке: ничего не нужно скачивать, устанавливать, занимать место на компьютере. А ещё можно работать офлайн, например, в самолёте — все изменения отобразятся в доке.
Ведение базы знаний
В компаниях не обойтись без набора инструкций для новых сотрудников, шаблонов и различных политик. Особенно они важны для операционных процессов — например, для работы службы поддержки. Но база знаний полезна и другим сотрудникам: разработчикам, эйчарам, маркетологам, юристам. Раньше популярным сервисом был Notion, но в августе он объявил об уходе с рынка — и российским компаниям пришлось искать замену. Рассказываем об альтернативах.
Teamly
Называет себя российским аналогом Notion для создания базы знаний. Есть онлайн-версия и мобильное приложение, но только для устройств на Android. В интерфейсе много шаблонов. С их помощью можно делать веб-страницы, таблицы, публичные библиотеки. В платной версии подключен AI-ассистент, который поможет написать текст или найти нужную информацию.
Сколько стоит. Для личного использования и команды до семи человек — бесплатно, с ограниченным функционалом. Платные тарифы — от 249 рублей в месяц за пользователя.
YoNote
Российская разработка с простым интерфейсом. Работает только в браузере, но обещают выпустить версии для iOS и Android. Как и Teamly, поддерживает импорт из Notion. Кроме заметок и инструкций здесь есть канбан-доска. Команда также может рисовать на бесконечной доске в онлайне — делиться идеями во время мозгового штурма. Есть рабочие пространства, доступом к ним можно делиться по ссылке.
Сколько стоит. До пяти человек — бесплатно, далее — от 149 рублей за пользователя.
Уход Notion сильно повлиял на нас. Сейчас мы тестируем российские аналоги, чтобы понять, насколько они нам подходят. Основным кандидатом пока считаем Teamly — эта платформа быстро добавляет новые функции и максимально похожа на Notion по интерфейсу.
Визуализация проектов
Чтобы показать функционал продукта или проиллюстрировать этапы работы над проектом, подойдут онлайн-доски. Здесь тоже был свой лидер, популярный у айтишников и других специалистов — созданный россиянами Miro. Сейчас стартап базируется в США и недавно заявил об уходе, хоть и с оговорками, что уже созданные аккаунты блокировать не будут. Но новый завести не получится. Собрали аналоги, которые выпустили на замену сервису.
«Концепт»
Онлайн-доски от «Яндекса» со стикерами, текстом, таблицами, диаграммами и интеллект-картами. Сервис поможет визуализировать рабочий процесс и упорядочить работу по проекту. Для удобства добавлены шаблоны: можно нарисовать карту пути клиента или воронку продаж. Также есть таблички для SWOT-анализа, постановки бизнес-целей и др. Количество участников доски не ограничено. Готовые доски из Miro можно импортировать. Инструмент работает в любом браузере, но нужно авторизоваться через «Яндекс ID».
Сколько стоит. Бесплатно.
Unidraw
Сервис от «Т-Банка», которым раньше могли пользоваться только сотрудники компании, но в сентябре его сделали публичным. Количество досок не ограничено. Также можно сделать ссылку на конкретную часть доски — подойдёт, если информации на ней много. Есть история версий, поэтому, если что-то случайно потерялось, данные получится восстановить.
Сколько стоит. Бесплатно.
Microboard
Минималистичный сервис от российских разработчиков. На доске можно разместить до 100 000 элементов, а просматривать её одновременно могут до сотни человек. Шаблонов пока нет, а основной функционал очень прост. Но можно заказать версию, в которую добавят фичи для компании. Например, сделают интеграции с другими сервисами.
Сколько стоит. Есть бесплатная версия с ограничениями. Платная стоит 990 рублей за пользователя в месяц. Стоимость версии с индивидуальными функциями нужно обсуждать с разработчиками.
Очень скучаю по Notion: для меня это был идеальный гибрид личных to-do листов, проектной документации для клиентов и базы знаний для компаний. Пока не нашла ему замену.
Зато на смену Miro отлично подошли доски в «Яндекс Концепте». Здесь есть все привычные инструменты: фреймы, стикеры, стрелочки, таймер, шаблоны для командных встреч. А интерфейс проще, нет ограничения на количество досок и дополнительной оплаты. Есть даже миграция досок из Miro. Минус только в том, что вне экосистемы «Яндекса» доску открыть нельзя.
Прочие полезные приложения
В компаниях со временем накапливаются процессы, которые стоит автоматизировать: документооборот, хранение паролей, планирование встреч. Собрали сервисы, которые помогут это сделать.
«Моя удалёнка»
Сервис поможет организовать документооборот бизнесу, который работает с фрилансерами и самозанятыми. Через него можно быстро оформить договор и провести выплаты. Платформа при заключении договора проверит статус подрядчика — действительно ли он оформлен как ИП или самозанятый.
Сколько стоит. Для исполнителей платформа бесплатна. Заказчик платит комиссию с выплат — от 4%.
«Пассворк»
Генерировать и запоминать пароли может любой браузер. Но рабочие пароли лучше хранить в отдельном месте — так точно ничего не потеряется и информация будет под защитой. Через сервис «Пассворк» можно выдавать сотрудникам доступ к нужным паролям. А ещё он пришлет напоминание сменить пароль, если он слишком старый или мог оказаться в сети.
Сколько стоит. Для команды до 10 человек — от 24 000 рублей в год.
«Планёрка»
Российский сервис для автоматизации создания встреч. Использовать его можно в Telegram через бота, но сначала нужно зарегистрироваться. «Планёрка» интегрируется с основными календарями и сервисами для созвонов. Она также будет присылать по утрам в мессенджер и на почту список дел. Ещё в сервисе можно сделать лендинг-визитку с контактами и свободными слотами для встреч.
Сколько стоит. Бесплатно для физлиц. Для компаний — 9000 рублей в год.
Для планирования встреч используем календарь: раньше Google, сейчас осваиваем «Яндекс». У нас стоят запланированные звонки с постоянными ссылками на видеовстречу. А чтобы не пропускать и не забывать в потоке задач — настроили интеграцию с корпоративным мессенджером. За 15 минут приходит пуш о том, что пора наливать кофеек и подключаться к звонку.
Шпаргалка: какой сервис выбрать
В таблице кратко описали все инструменты из подборки, чтобы было проще выбрать нужный вариант.
Сервис | Для чего нужен | Сколько стоит |
|---|---|---|
Управление проектами, планирование работы, постановка задач | Базовые функции бесплатны. Тарифы с дополнительными модулями — от 420 рублей за сотрудника | |
Планирование работы, отслеживание эффективности сотрудников | Бесплатно до пяти человек. Далее — от 360 рублей в месяц за пользователя | |
Сбор лидов, коммуникация с клиентами, ведение отчётности, управление процессами в компании | Есть бесплатная версия с урезанным функционалом. Платные тарифы — от 1990 рублей в месяц | |
Сбор лидов, ведение воронки продаж, отслеживание эффективности работы | Платные тарифы стартуют от 599 рублей в месяц за сотрудника | |
Созвоны и трансляции | Бесплатно до 40 человек и с рекламой. В составе «Яндекс 360 для бизнеса» — от 249 рублей в месяц за пользователя | |
Созвоны и трансляции | В бесплатном тарифе можно собрать до 50 участников. Платные тарифы — от 9000 рублей в год | |
Созвоны | Бесплатно, есть ограничение в 100 участников | |
Корпоративные коммуникации, созвоны | Бесплатно, есть премиум-подписка по 299 рублей за месяц или 3588 рублей в год | |
Корпоративные коммуникации, созвоны | Бесплатно до 2000 сообщений в месяц. Далее — от 159 рублей в месяц за сотрудника | |
Коммуникация в компаниях | Бесплатно для команды до 10 человек. Затем — от 299 рублей в месяц за участника | |
Работа с документами, таблицами, презентациями, хранение файлов | Базовыми функциями можно пользоваться бесплатно | |
Работа с офисными документами, ведение базы знаний, коммуникация | Бесплатно, если пользоваться личным аккаунтом. Корпоративный тариф — от 249 рублей в месяц за пользователя | |
Ведение базы знаний, планирование работы, анализ эффективности | До семи человек — бесплатно. Платные тарифы — от 249 рублей в месяц за пользователя | |
Создание базы знаний, планирование задач, создание заметок и статей | До пяти человек — бесплатно, далее — от 149 рублей за пользователя | |
Визуализация работы над проектом, брейншторминг | Бесплатно | |
Онлайн-доска для совместной работы | Бесплатно | |
Онлайн-доска без шаблонов, но с возможностью размещения на внутреннем сервере | Базовая версия бесплатна. Для совместной работы нужно купить платную — 990 рублей в месяц за пользователя | |
Документооборот с подрядчиками | Исполнителям бесплатно. Заказчики платят комиссию от 4% с каждой транзакции | |
Хранение и генерация паролей | Для команды до 10 человек — от 24 000 рублей в год | |
Автоматизация планирования встреч | Бесплатно физлицам. Компаниям — 9000 рублей в год |