Аренда персонала — это отличный способ эффективно работать и при этом не перегружать штат и бюджет. Вместе с экспертами рассказываем, в каких случаях есть смысл отдать задачи на аутсорс, а когда — обратиться в аутстаффинговую компанию.
Чем аутстаффинг и аутсорсинг отличаются друг от друга
Аутстаффинг — это привлечение сотрудников через стороннюю компанию. Работники официально трудоустраиваются у подрядчика, но выполняют задачи для бизнеса заказчика, который и управляет рабочим процессом. Юридические, налоговые и кадровые вопросы берёт на себя компания, которая предоставила персонал.
За услугами аутстаффинга часто обращаются компании, которым нужен массовый персонал. Например, в магазины нанимают работников торгового зала и кассиров. Так торговая сеть освобождает себя ещё и от необходимости оформлять сотрудникам медкнижки и следить за тем, проходят ли они медосмотры.
Растёт популярность агентств, которые по договору аутстаффинга предлагают айтишников: это связано с тем, что компаниям нужно внедрять технологии, но не все готовы раздувать штат. Так, в первом полугодии 2024 года интерес к аутстаффингу в IT-сфере вырос на 30%. Больше всего арендой айтишников интересовались банки и компании финансового сектора, другие IT-компании и ритейлеры.
На самом деле нанять таких специалистов можно в любой сфере. Допустим, компании нужно улучшить экраны для приложения, сделать их визуально привлекательнее и привлечь больше пользователей, чтобы регистраций стало больше. Но она пока не может позволить себе своих UX-дизайнеров, поэтому идёт в компанию, которая готова ей сдать в аренду таких сотрудников. Они будут работать вместе со штатными специалистами, но платить зарплату им будет прямой работодатель.
Аутсорсинг — передача бизнес-процессов или определённых функций внешнему подрядчику. Например, на аутсорс можно отдать бухгалтерию, IT-поддержку или клининговые услуги. Компания-подрядчик сама отвечает за процессы, а заказчик не вмешивается в работу и только принимает итоговый результат.
В 2023 году рынок аутсорсинга бизнес-процессов вырос на 21%. А выручка крупных компаний, которые берут на аутсорс кадровый, бухгалтерский, налоговый и финансовый учёт выросла на 13% — до 20,9 млрд рублей. Спрос на услуги растёт, потому что своих сотрудников не хватает, а искать их дорого. К тому же это удобнее, чем пытаться сделать всё самостоятельно.
Здесь нет каких-либо ограничений по функциям, которые можно передать подрядчикам. Частый пример: компания хочет вести блог, но внутри нет нужной экспертизы. Тогда компания ищет агентство, которое берёт эту задачу на себя. Подрядчик придумает стратегию, согласует её, составит контент-план, напишет и опубликует статьи, соберёт аналитику.
С запросами на аутстаффинг сейчас часто обращаются клиенты из ритейла и электронной торговли, крупной промышленности и производства, а также из компаний, которые занимаются импортозамещением. При этом в конце прошлого года снизился спрос со стороны банков и финансовых компаний, а также строительства.
Аутстаффинг востребован в крупных и средних компаниях, где уже есть своя IT-служба с экспертизой в разработке и выстроенными процессами. Такие компании готовы усиливать свои команды внешними специалистами, масштабируя ресурсы под новые задачи.
Поскольку сейчас многие компании взяли курс на импортозамещение, мы наблюдаем высокий интерес со стороны бизнеса к аренде специалистов по 1С и Java. Эти технологии очень важны для замены зарубежных систем. Ещё высок интерес к разработчикам, которые работают с моделями машинного обучения и создают корпоративные решения с элементами искусственного интеллекта.
Когда использовать аутстаффинг, а когда — аутсорсинг
Аутстаффинг и аутсорсинг — не конкуренты, а инструменты для разных задач. Первый подойдёт, если нужно сохранить контроль над сотрудниками, но снизить риски. Второй — когда важно передать непрофильную функцию профессионалам.
Когда выбрать аутстаффинг
Нужны временные сотрудники, чтобы облегчить нагрузку в пиковое время. Например, сеть цветочных магазинов в период гендерных праздников нанимает через агентство дополнительных продавцов, чтобы справиться с наплывом клиентов.
Проект большой и нужно иметь контроль над исполнителями. Допустим, компания хочет создать внутреннюю CRM-систему и подключает внешних разработчиков. Их интегрируют в команду, чтобы напрямую управлять задачами и учесть пожелания сейлз-менеджеров.
Компания выходит на новый рынок и хочет быстро нанять людей. Например, ритейлер расширяется в регионы и через аутстаффинг находит локальных сотрудников для работы в магазинах. Это поможет избежать долгих процессов подбора и оформления.
Необходима гибкость штата без увеличения постоянных расходов. Так, онлайн-магазин одежды может подключить курьеров по аутстаффингу, чтобы варьировать их количество в зависимости от сезона или региона.
Когда выбрать аутсорсинг
У компании нет экспертизы для определённых задач. Например, ресторан или бар передаёт ведение соцсетей и маркетинг внешнему агентству, потому что ей не нужен штатный SMM-специалист.
Хочется снизить затраты на непрофильные процессы. Допустим, небольшой IT-стартап отдаёт бухгалтерию на аутсорс, чтобы не держать бухгалтера в штате и не тратиться на программное обеспечение и обучение.
Нужно быстро сделать проект под ключ. Например, ритейлер запускает мобильное приложение для сотрудников и обращается в студию, которая берёт на себя весь цикл от дизайна до релиза.
Нужно повысить качество услуг за счёт профильных специалистов. Так, колл-центр банка можно частично передать на аутсорс профильной компании, чтобы улучшить скорость и вежливость обслуживания клиентов без расширения внутренней команды.
Какие есть риски при аренде персонала и как их избежать
Передача процессов на аутсорсинг или аутстаффинг может привести к проблемам с персональными данными, утечкам коммерческой тайны и налоговым претензиям. Вот какие риски стоит учитывать.
Проблема | Решение |
Если подрядчик обрабатывает данные без согласия людей или нарушает правила их хранения, компанию-заказчика оштрафуют | Чтобы этого избежать, нужно указать в договоре, зачем обрабатываются данные и меры их защиты. Согласно 152-ФЗ, оператор несёт ответственность за действия третьих лиц, которым поручена обработка данных, поэтому важно прописать все обязательства и ответственность сторон. А ещё нужно регулярно проверять, как аутсорсер защищает персональные данные. |
Аутсорсер или аутстаффер может случайно или специально раскрыть коммерческую тайну | Из-за этого компания может потерять конкурентное преимущество, поэтому нужно подписать NDA с подрядчиком. Будет нелишним ограничить доступ сотрудников аутсорсера только к необходимой информации и внедрить системы мониторинга для отслеживания действий с конфиденциальными данными. |
Налоговые риски возникают, если аутсорсинг или аутстаффинг выглядит как схема ухода от налогов | Компанию могут обвинить в фиктивных расходах через подрядчика-пустышку. Чтобы избежать претензий налоговой, нужно проверять контрагентов: смотреть выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, подтверждать наличие активов, проверять лицензии. Также надо проверить, нет ли компании в чёрных списках ФНС. По сделкам обязательно нужно собирать документы: договоры, акты, накладные, фотоотчёты. |
По договору аутстаффинга компания-заказчик несёт субсидиарную ответственность | Если подрядчик не заплатит зарплату работникам, долг придется погасить заказчику. То же касается компенсаций за задержку выплат, социальных пособий и даже несчастных случаев на производстве. Поэтому важно выбирать проверенных подрядчиков, которые ответственно относятся к своему персоналу. |
Налоговая также проверяет договоры с аустаффинговыми компаниями на фиктивность. В одном из дел суд признал аутстаффинг частью схемы ухода от налогов, так как не было подтверждений, что обязательства действительно исполняются. Налоговая и суды в таких случаях легко находят подмену, а штрафы и репутационные потери перечёркивают любую экономию.
Чтобы избежать претензий, работайте только с проверенными подрядчиками, сохраняйте документы по сделкам и прописывайте в договоре гарантии компенсации убытков.
Шпаргалка: аутстаффинг или аутсорсинг — что выбрать
Собрали самые важные тезисы из статьи в удобную табличку.
Аутстаффинг — люди под задачи | Аутсорсинг — процессы под ключ | |
Кто управляет | Заказчик управляет сотрудниками | Подрядчик сам управляет процессом |
Как работают | В штате поставщика, но работают у заказчика | У подрядчика |
Когда нужно |
|
|
Зачем нужно | Получить сотрудников быстро и гибко | Получить готовый результат или решить задачу |
Где подходит | Ритейл, логистика, IT, крупный и растущий бизнес | Малый и средний бизнес, стартапы, компании без узкой экспертизы |