Что делать, если отношения с самозанятым признали трудовыми

Если при проверке налоговой или трудовой инспекции ваши отношения с самозанятым сочли трудовыми, это ещё можно оспорить в суде. Если доводы проверяющих были убедительны, придётся оформить сотрудника и рассчитаться с бюджетом. С юристом Ольгой Ткач разобрались, как действовать в этой ситуации.

Когда и кто признаёт отношения трудовыми

Сотрудничество с самозанятыми выгодно для заказчиков: не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, выплаты можно учесть в расходах. Но это провоцирует злоупотребления — некоторые работодатели пытаются заменить штатных сотрудников самозанятыми. Речь идёт о случаях, когда под видом договоров ГПХ (подряда, оказания услуг или авторского заказа) фактически скрываются трудовые отношения. Например, когда самозанятый годами работает по графику компании, получает выплаты дважды в месяц и выполняет те же функции, что и штатные сотрудники.

Такие схемы легко выявляют — налоговая и Роструд проводят совместные проверки. Кроме них сотрудничество заказчиков и самозанятых анализирует межведомственная комиссия — в неё входят представители региональных властей, налоговой службы, Роструда, Социального фонда и других организаций. О подозрительных моментах комиссия сообщает в трудовую инспекцию. В итоге проверяющие приходят, уже зная, на что обратить внимание.

Основной риск при проверках — переквалификация договора ГПХ в трудовой. В таком случае работодателю грозят:

• доначисления налогов и страховых взносов;

• штрафы и пени;

• обязательство оформить с исполнителем трудовые отношения.

Сами инспекторы не имеют права переквалифицировать договоры. Они могут только выдать предписание работодателю, а у него есть два варианта:

• добровольно оформить трудовой договор;

• оспорить предписание в судебном порядке.

Вот несколько примеров признаков трудовых отношений в договорах ГПХ:

Одного-двух критериев для переквалификации недостаточно. Суды и проверяющие всегда оценивают общую картину взаимоотношений.

Например, в 2023 году при проверке налоговая выявила, что компания оформляла трудовые отношения с работниками как договоры ГПХ с самозанятыми. Компания пыталась оспорить это решение в суде, но проиграла. На выводы проверяющих и суда повлияло то, что самозанятые:

• подчинялись внутреннему распорядку компании;

• использовали её инструменты и материалы;

• получали фиксированную оплату через зарплатный проект компании;

• работали длительно и выполняли одну и ту же функцию — сварочные работы;

• регистрировались в приложении «Мой налог» непосредственно перед заключением договора;

• формировали чеки с одного устройства, которое принадлежит компании;

• работали только с этой компанией и выплаты от неё были единственным источником дохода.

Суд подтвердил, что фактически это трудовые отношения и налоговая вправе переквалифицировать такие договоры и доначислить страховые взносы.

В каких случаях лучше не экономить, а нанимать штатных работников, рассказали в статье «Когда бизнес не может работать с самозанятыми».

Что делать, когда договор с самозанятым переквалифицировали в трудовой

Даже если у заказчика и самозанятого нет планов работать по трудовому договору, нужно его оформить на тот период, когда исполнитель по факту работал как штатный сотрудник.  Дальнейшее сотрудничество с этим человеком как с самозанятым невозможно в течение 2 лет. 

Вот что нужно сделать. 

Шаг 1. Возьмите у исполнителя заявление. В нём нужно написать «Прошу оформить со мной трудовые отношения в установленном порядке с момента их фактического возникновения» и указать конкретную дату — ту, с которой самозанятый начал с вами работать по переквалифицированному договору ГПХ. Можно обойтись и без заявления, если оформляете договор по предписанию инспекторов или решению суда. 

Шаг 2. Оформите приказ о признании договора ГПХ трудовым. Форма — свободная. Укажите, с какой даты отношения признаются трудовыми и на каком основании,. Например, по заявлению работника, предписанию госинспектора труда, решению суда.

Шаг 3. Возьмите у исполнителя документы для устройства на работу:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, если она ещё в бумажном виде;

• СНИЛС;

• военный билет, если человек военнообязанный.

Остальные документы зависят от специфики работы, на которую вы принимаете сотрудника.

Шаг 4. Оформите трудовой договор. Это нужно сделать в течение 3 рабочих дней с даты, когда отношения признали трудовыми, если в судебном решении не указан другой срок.

Шаг 5. Сделайте запись о приёме на работу в бумажной трудовой. Дату записи поставьте текущую, а в тексте — прошедшую, с которой договор ГПХ стал трудовым. Например:

• графа 2 — 14.08.2025;

• графа 3 — принят с 06.11.2024 в отдел маркетинга на должность редактора;

• графа 4 — приказ №1 от 14.08.2025.

Шаг 6. Рассчитайте НДФЛ и страховые взносы с вознаграждения по договору ГПХ. Ставки те же, что у всех работников:

• НДФЛ — 13% с доходов до 2,4 млн рублей;

• страховые взносы по общему тарифу — 30%, если нет льготы; 

• страховые взносы от несчастных случаев — от 0,2% до 8,5% в зависимости от основного вида деятельности работодателя.

Работодателю как налоговому агенту нужно было удерживать НДФЛ при каждой выплате сотруднику. Так как он этого не делал, налог придётся удержать при дальнейших выплатах зарплаты, но не более 20% от суммы, которая останется после удержания. Страховые взносы работодатель уплачивает за свой счёт.

Шаг 7. Доплатите работнику всё, что положено по трудовому договору. Начислите всё, что недоплатили. Например, отпускные, премии, доплату за сверхурочную работу и другие выплаты, если они положены всем сотрудникам.

Шаг 8. Сдайте отчёты работодателя. В СФР — сведения о приёме на работу и по взносам о несчастных случаях по форме ЕФС-1. В налоговую — РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения о физлицах.

Шаг 9. Заплатите налоги, страховые взносы и пени. Если сроки оплаты уже упущены, налоговая рассчитает пени за каждый день просрочки и пришлёт требование об уплате. 

Шаг 10. Заплатите штрафы за подмену трудовых отношений. По каждому договору трудовая инспекция оштрафует организацию на сумму от 50 000 до 100 000 рублей, директора — от 10 000 до 20 000 рублей, а ИП — от 5 000 до 10 000 рублей. 

Если работодателя уже штрафовали за такое же нарушение и с того момента ещё не прошёл год, наказание будет строже:

• для организации — штраф от 100 000 до 200 000 рублей;

• для её руководителя — дисквалификация на 1-3 года;

• для ИП — штраф от 30 000 до 40 000 рублей.