KPI — это ключевые показатели эффективности. Они помогают понять, как работают компания, отдел или сотрудник. Например, KPI интернет-магазина — количество заказов. Если в этом месяце их стало больше — все хорошо поработали.
Зачем нужны KPI
KPI внедряют, чтобы:
Анализировать текущую и планировать будущую работу. Допустим, компания отслеживает среднее время выполнения заказа. Если этот показатель растёт, можно нанять дополнительный персонал.
Оценивать эффективность компании в цифрах. Например, вместо того, чтобы полагаться на субъективное мнение о работе техподдержки, в компании оценивают среднее время, которое нужно, чтобы решить проблему клиента.
Выявлять сильные и слабые стороны бизнеса и сотрудников. Например, показатели конверсии сайта падают — по статистике видно, что проблема в медленной загрузке страниц.
Мотивировать сотрудников. Например, менеджер получает 20% за привлечение новых клиентов — это мотивирует его активнее их искать.
KPI часто путают с OKR (цели и ключевые результаты), но это разные инструменты. KPI — это чёткие метрики, которые помогают отслеживать эффективность текущих процессов: продажи, трафик, конверсии. OKR — это про амбиции и развитие: они помогают фокусироваться на важнейших целях и видеть прогресс. OKR для выхода на рынок США будет: «Заключить 5 контрактов с клиентами из США и получить 3 кейса за 6 месяцев». А KPI — количество целевых заявок из США в месяц или процент успешных завершенных проектов, пригодных для кейсов.
В нашей студии KPI используют маркетологи, менеджеры по продажам и руководители проектов для оценки стабильной работы. А OKR мы внедряем, когда запускаем что-то новое. KPI показывают, насколько эффективно мы работаем, а OKR — куда растём и где хотим оказаться.
Какие бывают KPI
KPI выбирают исходя из сферы бизнеса и задач. Можно использовать:
KPI продаж: показатели среднего чека, объëм продаж, количество новых клиентов или отзывов.
KPI маркетинга: количество переходов с поста на сайт, стоимость привлечения клиента, процент возвратов.
KPI сотрудников: у рекрутера — количество откликов на вакансию, у менеджера соцсетей — рост подписчиков или увеличение охватов.
KPI в управлении персоналом: текучка кадров, количество прогулов, эффективность обучения.
Как рассчитать KPI
Универсальной формулы нет, она зависит от направления бизнеса, отдела, конкретных задач. Вот несколько примеров.
Пример 1. KPI рекламы. ROI — коэффициент возврата инвестиций, считают по формуле:
Компания потратила на рекламу 50 000 рублей, а доход составил 180 000.
ROI = ((180 000 – 50 000) / 50 000) × 100% = 260%. Значит, инвестиции работают эффективно и приносят прибыль.
Пример 2. KPI сотрудника. Используют формулу:
Пример: продавец продал товар на сумму 400 000 рублей. А нужно было 300 000.
KPI = 400 000 / 300 000 × 100% = 130%. Значит, продавец перевыполнил план и заслужил премию.
Какие плюсы и минусы есть у системы
У системы KPI есть положительные и отрицательные стороны.
Преимущества | Недостатки |
Легко измерить результаты работников и отделов | Это трудоёмко: чтобы внедрить KPI, нужно исследовать бизнес-процессы, определять коэффициенты эффективности и корректировать их |
Видно, что оптимизировать, а что уже хорошо работает | Нужно инвестировать в технологии, автоматизацию процессов и обучение персонала |
Можно эффективно управлять бизнесом, формировать стратегию и тактику | Если неправильно выбрать показатели, сотрудники будут выполнять их для галочки |
Персонал работает продуктивнее, а руководители с помощью KPI распределяют бонусы | Если KPI не учитывают изменения в экономике или на рынке, это искажает реальную картину |
Как внедрить KPI
Это можно сделать в семь шагов.
Шаг 1. Поставить измеримые цели. Вместо «повысить вовлечëнность подписчиков» — «увеличить среднее время просмотра публикации до 3 минут».
Шаг 2. Выбрать KPI для компании и для каждого отдела. Цель компании — поднять средний чек на 15% за год. KPI: увеличение суммы покупки и числа покупок. У каждого отдела свои показатели:
Маркетинг: увеличить CTR рекламы на 12%.
Отдел продаж: увеличить продажи комплектов товаров на 20%.
Шаг 3. Определить, что мешает достичь цели и как с этим справиться. Это может быть сезонность, перебои с поставками или изменения в алгоритмах соцсетей.
Шаг 4. Построить матрицу KPI. Она позволяет увидеть, как соотносятся метрики с целями компании, и определить самые важные.
Шаг 5. Разработать систему мотивации. Если показатели будут достигнуты, можно выплачивать сотрудникам процент от продаж.
Шаг 6. Выбрать инструменты для мониторинга. Благодаря этому данные всегда будут актуальными и наглядными.
Шаг 7. Анализировать показатели и корректировать KPI. К примеру, если сотрудник регулярно перевыполняет план продаж на 20%, стоит увеличить его KPI, чтобы мотивировать его работать ещё лучше. Если показатели ниже нужных, важно понять, почему так происходит, и организовать для сотрудников обучение.
Какие ошибки часто допускают при работе с KPI
Избегайте эти ошибок, чтобы система работала эффективно.
Ошибки при выборе показателей |
|
Ошибки при постановке целей |
|
Ошибки при внедрении системы |
|