Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — уникальный набор символов, который формируется в специальных программах и подтверждает, что документ подписал конкретный человек. Если подписанный файл кто-то изменит, это будет видно и и подпись на нём станет недействительной.
Какие документы можно подписывать НЭП
НЭП — не универсальная подпись, применение ограничено сервисами, для которых её выпускают. В таблице покажем, где её использовать.
Можно | Нельзя |
Внутренний документооборот | Электронные торговые площадки |
Интернет-банк | Сервисы сдачи отчётности |
Личный кабинет ИП на сайте налоговой | Сервисы для регистрации ИП и ООО |
Платформа от службы занятости «Работа в России» | Система сбора отчётности на сайте Росстата |
Сервисы ЭДО с контрагентами |
Например, если предприниматель — клиент «Альфа-банка», можно получить там НЭП. Эта подпись подойдёт для операций в сервисе только этого банка.
По умолчанию у НЭП нет такой же юридической силы, как у квалифицированной электронной подписи (КЭП). Чтобы приравнять её к собственноручной подписи, нужно сначала заключить об этом дополнительное соглашение. Например, банки включают такой пункт в договор дистанционного обслуживания, а ИП и компании — в договоры с контрагентами.
ИП могут использовать её в личном кабинете на сайте налоговой, но не для всех документов. Например, НЭП можно подписывать заявления о зачёте, уведомления об исчисленных суммах налога. А чтобы сдать декларацию по УСН или запросить акт сверки, понадобится КЭП.
Можно ли пользоваться НЭП самозанятому
Да, с помощью НЭП можно подписать договор ГПХ, акты выполненных работ и оказанных услуг, дополнительные соглашения, письма, счета на оплату, технические задания. Для этого нужно включить в договор с заказчиком условие о том, что НЭП — аналог собственноручной подписи.
Есть сервисы для работы с самозанятыми, в которых заказчик и исполнитель пользуются НЭП. Она генерируется онлайн и обычно действует год, а после истечения срока нужно выпустить новую. В сервисах условие о признании юридической силы НЭП уже содержится в пользовательском соглашении, поэтому дополнительно его оформлять не нужно.
Как работает НЭП
Для безопасности НЭП состоит из двух ключей:
Закрытый — секретный, пин-код от него известен только владельцу подписи. Нужен, чтобы создать электронную подпись.
Открытый — доступен всем участникам ЭДО. Нужен, чтобы проверять подпись.
Когда человек подписывает документ НЭП, система использует закрытый ключ, чтобы создать цифровую подпись. При этом в документ вшивается открытый ключ, с помощью которого можно убедиться, что подпись настоящая. Визуально на документе её может не быть, но система сможет подтвердить личность того, кто подписал файл и проверить, не вносились ли изменения.
Чем отличается НЭП от других видов подписей
В таблице покажем отличия НЭП от других подписей.
Критерии | НЭП | ПЭП | КЭП |
Где можно использовать | В личном кабинете ИП, во внутреннем документообороте, в интернет-банке и других сервисах | В интернет-банках, маркетплейсах, личных кабинетах сайтов | Везде, это универсальная подпись |
Где нельзя использовать | В налоговой, госзакупках, судах, Росреестре и других госорганах | В налоговой, госзакупках, судах, Росреестре и других госорганах | Можно везде |
Можно ли изменить документ после подписания | Да, но подпись станет недействительной | Да | Нет |
Нужны ли дополнительные программы и настройки для использования | Только если подпись хранится на токене | Нет | Да |
Где получить | На сайте налоговой, в банках, сервисах ЭДО | Автоматически на сайте или в онлайн-сервисах | ИП и руководители компаний — в налоговой и у её доверенных лиц. Остальные — в аккредитованных удостоверяющих центрах |
Сколько стоит | Бесплатно или по тарифам сервиса | Бесплатно | Бесплатно для ИП и руководителей компаний, а для физлиц от 2 000 до 5 000 рублей |
Как получить НЭП
НЭП можно сформировать онлайн в личном кабинете ИП на сайте налоговой или в сервисах документооборота, в котором будете её использовать. Подпись от налоговой бесплатная, в коммерческих сервисах тарифы разные. Например, в «Контур.Сайн» это 400–550 рублей за один сертификат НЭП.
Рассмотрим, как ИП оформить НЭП в личном кабинете физлица.
Шаг 1. В правом верхнем углу наведите курсор на кнопку со своими ФИО, нажмите на раздел «Настройки профиля», а затем на вкладку «Электронная подпись».
Шаг 2. Выберите, где будете хранить НЭП — на вашем компьютере или в защищённой системе от налоговой. При втором варианте документы можно подписывать НЭП с любых мобильных устройств.
Шаг 3. Придумайте пароль, впишите его в основное и проверочное окошко. В дальнейшем пароль нужно будет вводить при подписании документов в личном кабинете ИП.
Шаг 4. Нажмите кнопку «Отправить запрос». Создание НЭП займёт от нескольких минут до суток.
Как пользоваться НЭП
Если НЭП хранится на специальной флешке — токене, нужно его подключить и нажать кнопку «Подписать». Иногда для дополнительной защиты используют пароль.
Если подпись в облачном хранилище, то есть без токена, при нажатии кнопки «Подписать» чаще всего на телефон приходит подтверждающий код.
В сервисах, для которых нужна НЭП, обычно можно подписывать все документы. Для этого нужно ввести пароль.
