Что такое онбординг

Онбординг — это процесс адаптации новых сотрудников в компании. Он помогает новичкам быстрее влиться в коллектив, освоить корпоративную культуру, понять свои обязанности и освоить рабочие инструменты. 

Почему онбординг важен

Исследования HeadHunter показывают, что эффективный онбординг снижает текучесть кадров на 25%. Отсутствие чёткой системы адаптации может привести к тому, что новички будут чувствовать себя неуверенно, дольше осваиваться и, в конечном итоге, быстрее покидать компанию. 

Когда нужен онбординг

Если кратко — то всегда. Размер компании при этом неважен. Онбординг нужен не только для новых сотрудников, но и в таких ситуациях:

• перевод внутри компании на новую должность,

• выход из декрета,

• интеграция после длительной болезни,

• слияние или реорганизация компании.

Из каких этапов состоит онбординг

Процесс онбординга — это не разовое мероприятие, а структурированная программа, которая начинается до выхода сотрудника на работу и продолжается несколько месяцев. Вот его основные фазы.

Подготовка к выходу сотрудника

Онбординг начинается задолго до первого рабочего дня. Именно на этом этапе формируется первое впечатление о компании: насколько она организована, дружелюбна, эффективна. Ваша задача — показать, что сотрудника здесь ждут.

• Создайте учётные записи в корпоративных системах.

• Подготовьте рабочее место — оборудование, доступы, пропуски.

• Отправьте приветственное письмо с инструкциями и планом адаптации.

• Назначьте куратора или наставника.

Первый день

Первый день задаёт тон всей адаптации. Это не только знакомство с офисом и коллегами, но и эмоциональный момент: новичок переживает, сравнивает, запоминает. Задача компании — сделать этот день структурированным и приятным.

• Проведите экскурсию по офису или виртуально познакомьте с командой.

• Обсудите программу адаптации и ближайшие задачи.

• Дайте возможность сотруднику задать первые вопросы.

Первая неделя

Сотрудник выходит из фазы наблюдения и начинает активно взаимодействовать с рабочей средой. Ему важно почувствовать, что он не один: есть поддержка, структура, чёткий план.

• Ознакомьте с корпоративной культурой и ценностями.

• Научите работать с ключевыми инструментами и системами.

• Познакомьте с процессами и регламентами.

• Дайте выполнить первые задачи под контролем наставника.

Первый месяц

Сотрудник пробует себя в деле, закрепляет полученные знания и привыкает к ритму работы. Важно вовремя предоставлять ему поддержку и отслеживать прогресс.

• Дайте возможность работать самостоятельно. 

• Предоставьте обратную связь от наставника и руководителя.

• Включите в первые командные проекты.

Первые три-шесть месяцев

Завершающий этап адаптации, когда сотрудник становится частью команды и проявляет инициативу. Здесь важно сфокусироваться на развитии и удержании.

• Полностью интегрируйте в команду.

• Оцените эффективность работы.

• Определите зоны для роста и развития.

Как адаптировать сотрудника удалённо

Отсутствие живого общения и офисного контекста при удалённой работе делают особенно важной чёткую коммуникацию. Вот что стоит сделать.

Соберите «стартовый пакет» новичка. В него можно включить план на первую неделю, список контактов, инструкции по установке рабочего софта, ссылки на гайды компании и обучающие материалы.

Познакомьте с командой. Назначьте видеозвонок с руководителем и коллегами в первый рабочий день. Хорошая практика — организовать неформальную «кофе-встречу», где все смогут представиться и поболтать. 

Закрепите за сотрудником наставника. Чаще всего это будет тот коллега, который обучает новичка. В маленьком коллективе он может не только помочь с задачами, но и объяснить правила корпоративной культуры и особенности коммуникации в компании.

Регулярно запрашивайте и давайте обратную связь. В конце первой недели можно отправить новичку небольшую анкету с вопросами вроде «Что понятно? Что вызывает затруднения? Что хотелось бы улучшить?» — это поможет скорректировать онбординг для следующих сотрудников. Дайте сотруднику обратную связь по итогам первого месяца: он должен понимать свои зоны роста. Подробнее о том, как правильно давать и принимать обратную связь, читайте в отдельной статье.

Создайте базу знаний. Включите туда не только рабочие инструкции и материалы, но и блок по корпоративной культуре. Например, пропишите, как у вас в компании устроена коммуникация — как вы относитесь к смайликам в переписке, как обращаетесь друг к другу, в какие часы можно писать с рабочими вопросами. Подробно рассказали об этом в статье «Цифровые коммуникации: как общаться с сотрудниками на удалёнке».

Как внедрить онбординг в компании

Адаптация сотрудников — системная работа, которая требует продумать процесс заранее, закрепить его в документах и регулярно совершенствовать. Начать поможет наш чек-лист по онбордингу.