Онлайн-касса или контрольно-кассовая техника (ККТ) — кассовый аппарат с фискальным накопителем. С её помощью продавец распечатывает чеки для покупателей и мгновенно передаёт их в электронном виде в налоговую.
Онлайн-кассу можно использовать, чтобы принимать платежи наличными от ИП и юрлиц в пределах 100 000 рублей.
Зачем нужна онлайн-касса
Онлайн-касса нужна, чтобы работать законно. Когда компания использует аппарат, она получает ряд плюсов:
Так проще отчитаться о финансовой деятельности и уплатить налоги.
Можно контролировать и анализировать продажи, отслеживать остатки товаров и автоматизировать процессы.
Не нужно заполнять журнал и справку-отчёт кассира-операциониста и другие первичные документы.
У кого обязательно должна быть онлайн-касса
Онлайн-касса обязательна для большинства ИП и компаний: для интернет-магазинов, парикмахерских, кафе и ресторанов, парков аттракционов и др.
Несколько примеров, когда без онлайн-кассы не обойтись:
Предприниматель торгует подакцизными товарами. Например, алкоголем и сигаретами, лекарствами, легковыми автомобилями.
Компания работает онлайн.
ИП проводит расчёты через СБП по QR-коду или по ссылке.
Кому не нужна онлайн-касса
Онлайн-касса не нужна, если:
Компания занимается деятельностью, которая освобождена от использования ККТ. Например, продаёт газеты и журналы, мороженое в киосках и молоко.
Организация находится там, где нет интернет-связи или электросети. Например, в сельской местности или в горах.
ИП работает на патентной системе и ремонтирует одежду и обувь, занимается химчисткой, оказывает услуги фотографа. Полный список — в Законе №54-ФЗ.
Человек оформлен как самозанятый и выдаёт чеки через приложение «Мой налог».
Компания ведёт основную деятельность в области физической культуры или образования.
Какие есть онлайн-кассы
Собрали основные виды онлайн-касс в таблице.
Касса | Что это | Где можно использовать |
Фискальный регистратор | Своего рода принтер для печати чеков, который подключают к компьютеру, планшету или телефону. |
|
Мобильная онлайн-касса | Переносной аппарат, который работает от сети или от аккумулятора. Выглядит как большой смартфон. |
|
Смарт-терминал | Планшет с сенсорным дисплеем. В аппарат встроен фискальный накопитель и принтер для печати чеков. |
|
Облачная касса | Цифровой аналог стационарной кассы. Чеки формируются удалённо, приходят покупателям на email и в налоговую. |
|
Как выбрать онлайн-кассу
Сначала нужно проверить, есть ли касса в реестре налоговой. Чтобы не ошибиться с выбором ККТ, важно учитывать параметры бизнеса.
Точка продаж. Для одной точки достаточно стационарной кассы. Если есть служба доставки, подойдёт мобильная онлайн-касса.
Количество товара. Если позиций 15–20, достаточно недорогой онлайн-кассы. Ассортимент больше — лучше выбрать смарт-терминал.
Количество покупателей и платёжных операций. Если за день в торговой точке проходит до 100 человек, подойдёт простая онлайн-касса. Если покупателей больше 100, стоит купить принтер чеков со скоростью печати выше 90 мм/с.
Какие есть требования к онлайн-кассам
Все требования к ККТ есть в федеральном законе, например:
На корпусе указан заводской номер.
Внутри есть часы, настроенные по часовому поясу того места, где стоит касса.
Есть устройство для печати чеков и отчётов.
Можно установить фискальный накопитель внутри корпуса.
Чем отличаются онлайн-касса и эквайринг
Эквайринг и касса часто дополняют друг друга, но нужны для разного:
Онлайн-касса регистрирует продажи и печатает чеки.
Эквайринг позволяет принимать оплату от клиентов безналичным способом: проверяет, есть ли на карте деньги, и списывает их.
Как подключить онлайн-кассу
Сначала нужно выбрать оператора фискальных данных из реестра на сайте налоговой и заключить договор. Затем зарегистрировать кассу в налоговой по инструкции ниже.
Шаг 1. Зайти в раздел «Мои кассы» в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой и заполнить заявление.
Шаг 2. Дождаться, пока налоговая проверит заявление и присвоит кассе регистрационный номер.
Шаг 3. Ввести регистрационный номер в кассу. Она распечатает отчёт о регистрации.
Шаг 4. Отправить отчёт через личный кабинет в налоговую. У заявления появится статус «ККТ зарегистрирована». Теперь кассой можно пользоваться.
Что будет за отсутствие онлайн-кассы
Если ИП проводит расчёты без кассы, налоговая оштрафует. Сумма — 25–50% от платежа, но не менее 10 000 рублей.
Для юридических лиц цифры внушительнее — 75–100% от платежа, минимум 30 000 рублей.
Если налоговая обнаружит нарушение снова, и мимо кассы пройдёт больше миллиона, деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток.