Простая электронная подпись (ПЭП) — это один из видов цифровой версии собственноручной подписи, которая подтверждает личность того, кто ею пользуется. Например, при входе в личный кабинет на сайте она представляет собой логин и пароль или код из смс.
Для чего нужна ПЭП
С помощью ПЭП можно удостовериться, что на сайт зашёл или документ подписал именно тот, кто должен был. Простой подписью могут пользоваться обычные люди в повседневной жизни и работники ИП или организаций. Она нужна для входа в интернет-магазины, в онлайн-банки, на «Госуслуги», в корпоративные информационные системы, для отправки и получения посылок на почте и в службах доставок.
Чаще всего ПЭП — это логин и пароль для входа в электронную почту или в личный кабинет. Для дополнительной безопасности может использоваться одноразовый код подтверждения из СМС или пуш-уведомления.
ПЭП ограничена в функциях. Например, с ней не получится сдать отчётность в налоговую. Такая подпись подтверждает авторство, но не гарантирует, что документ не поменяли после подписания.
Чем ПЭП отличается от других электронных подписей
Электронная подпись бывает трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. В таблице покажем их отличия.
ПЭП | УНЭП | УКЭП | |
Для чего нужна | Для входа в личный кабинет на сайте или в приложении, получения заказов из интернет-магазинов, для подписания простых документов с контрагентами | Для договоров, накладных, актов выполненных работ, кадровых документов | Для отчётов в налоговую и другие госорганы, подачи электронных документов в суд, участия в торгах и госзакупках |
Нужно ли заключать допсоглашение с контрагентом, чтобы использовать её для документов | Да | Да | Нет |
Как получить | Автоматически при вводе логина, пароля или кода из СМС | Онлайн или в аккредитованном удостоверяющем центре | Лично в налоговой или в удостоверяющем центре с идентификацией личности |
Можно ли внести правки в документ после подписания | Да | Да, но все изменения документа фиксируются | Нет |
Что можно и нельзя подписывать ПЭП
Можно подписать:
заявление на отпуск,
приказ о работе в выходной день,
внутренние документы ИП и компаний,
договоры оказания услуг,
счета и накладные,
акты выполненных работ.
Документы, подписанные ПЭП, будут юридически равны бумажным оригиналам с собственноручной подписью, если предварительно прописать в соглашении или договоре с контрагентом условие об использовании простой электронной подписи.
Нельзя подписать:
трудовые договоры,
приказы об увольнении, о переводе на другую работу и о дисциплинарных взысканиях,
акты о несчастных случаях на производстве,
счета-фактуры,
отчёты в налоговую и социальный фонд,
документы о том, что работник прошёл инструктаж по охране труда.
Как и где получить ПЭП
ПЭП получают там же, где она будет использоваться. Рассмотрим процесс на примере почты. Чтобы на почте выдавали посылки по QR-коду без паспорта и бумажных извещений, нужно:
Заполнить анкету с личными данными и номером телефона на сайте или в отделении «Почты России».
Показать паспорт оператору в отделении почты для подтверждения личности.
Подключить ПЭП от почты можно дистанционно, если есть подтверждённый аккаунт на «Госуслугах». Тогда анкету заполнять не надо, все личные данные подтянутся из учётной записи на «Госуслугах».
После этого можно получать почтовые услуги с помощью ПЭП: показывать оператору QR-код на телефоне и называть код подтверждения.
Как работает ПЭП для самозанятых
ПЭП для самозанятого — это логин и пароль для авторизации в личном кабинете специальных сервисов, где можно вести электронный документооборот с заказчиками.
Такой подписи хватит, чтобы подписывать договоры, дополнительные соглашения, акты и другие простые документы. После регистрации в сервисе для самозанятых исполнитель и заказчик автоматически получают ПЭП. Обычно она привязана к номеру телефона. Чтобы подписать документ, обеим сторонам нужно ввести одноразовый код из СМС.