ЖМУ | Цифровые коммуникации: эффективное дистанционное общение
Главная журнала / Инструкции / Цифровые коммуникации: как общаться с сотрудниками на удалёнке
Проверено экспертом Евгений Лепёхин, руководитель Студии Лепёхина

Цифровые коммуникации: как общаться с сотрудниками на удалёнке

Расспросили руководителя дизайн-студии, как выстроить здоровую и ясную коммуникацию в команде
Placeholder
21
8 июля 2025

Автоматизируйте работу с самозанятыми с помощью «Моей удалёнки»

Цифровые коммуникации — это обмен информацией в цифровой среде с помощью различных инструментов: чатов, видеозвонков, электронной почты, корпоративных платформ. Исследование Microsoft во время пандемии показало, что удалённая работа сделала работников более замкнутыми, сократила время собраний и ослабила связи между отделами. Поэтому в условиях удалёнки особенно важно соблюдать принципы здоровой коммуникации.

Вместе с Евгением Лепёхиным, руководителем дизайн-студии и автором книги «Коммуникация на удалёнке. Как общаться и доносить идеи без созвонов и агрессии», разбираемся, как это сделать.

Какие существуют основные каналы цифрового общения

Одни каналы цифровой коммуникации позволяют передавать информацию мгновенно, а через другие удобно фиксировать договорённости. Использование разных инструментов помогает команде эффективнее взаимодействовать. Собрали в таблицу ключевые каналы цифровой коммуникации и их особенности.

Канал 

Особенности

Чаты

  • Быстрая передача информации

  • Удобны для коротких сообщений и уточнений

  • Поддерживают неформальное общение

  • Перегружают уведомлениями

Видеозвонки

  • Позволяют видеть эмоции собеседников

  • Подходят для обсуждения сложных вопросов

  • Требуют согласования времени и хорошего интернет-соединения

  • Отнимают много времени

Электронная почта

  • Удобно фиксировать договорённости

  • Подходит для детализированных сообщений

  • Требует чёткости формулировок, чтобы избежать недопонимания

  • Не подходит для ситуаций, где нужен быстрый ответ

Корпоративные платформы

  • Нужны для централизованного хранения данных и структурирования информации

  • Минимизируют потери данных

  • Обеспечивают прозрачность рабочих процессов

Какие бывают виды цифровых коммуникаций

Цифровые коммуникации делятся на два вида:

  • Синхронные — обмен информацией происходит в режиме реального времени, что позволяет быстро решать рабочие вопросы.

  • Асинхронные — не требуют немедленного ответа и позволяют работать каждому в своём темпе. 

Какой вид использовать — зависит от ситуации и команды.

Евгений Лепёхин

Евгений Лепёхин

Руководитель Студии Лепёхина

Сейчас в нашей команде 10 человек — большинство из Тюмени и Тюменской области, но есть ребята из Питера, Нижнего Новгорода и других городов. Мы всегда позиционировали себя как удалённую распределённую команду.


Основной формат коммуникации в студии по умолчанию асинхронный. Созвоны у нас не обязательны, и вообще это крайняя мера. Рабочие вопросы стараемся решать текстом, скриншотами, скринкастами и голосовыми.


Мы стараемся минимизировать количество синхронных встреч, потому что это самая дорогая форма коммуникации. Конечно, есть ситуации, когда без созвона никак. Например, старт проекта, сложные задачи, спорные моменты в дизайне, конфликты, где важны не только слова, но и эмоции. В таких случаях да, встречаемся, но не просто так, а с чётким пониманием, зачем.

Синхронные коммуникации

Происходят в режиме реального времени, когда все участники вовлечены в процесс одновременно. Подходят для быстрого обсуждения и принятия решений, но требуют согласования расписания.

Вид

Преимущества

Недостатки

Видеозвонок

Живое общение, высокий уровень вовлечённости

Требует стабильного интернета, занимает много времени, приводит к усталости от частых и долгих встреч

Аудиозвонок

Удобно для коротких обсуждений, можно подключиться к разговору из любого места и в любом виде

Отсутствие визуальных подсказок может усложнить понимание эмоций

Онлайн-чат

Быстрое взаимодействие, подходит для оперативного решения вопросов

Отвлекает от основной работы, нужно постоянно переключаться с задач на коммуникацию

Совместные доски и документы

Гибкость, возможность совместной работы в реальном времени

Потеря данных или наложение правок при одновременной работе

Асинхронные коммуникации

Позволяют участникам взаимодействовать в удобное для них время без необходимости мгновенного ответа. Снижают нагрузку на сотрудников, но требуют чёткого планирования.

Вид

Преимущества

Недостатки

Электронная почта

Удобна для формальных вопросов, фиксирует договорённности

Ответ может задерживаться

CRM-системы и таск-менеджеры

Структурирование работы, прозрачность процессов, автоматизация, интеграция с другими сервисами

Необходимость обучения, зависимость от регулярного обновления, избыточность функций

Внутренние гайды

Экономят время, снижают количество повторяющихся вопросов

Требуют регулярного обновления 

«Моя удалёнка» — сервис для работы с самозанятыми

Подключайте исполнителей, оформляйте договоры, оплачивайте счета — и всё это в пару кликов.

Правила поведения в интернете для сотрудников на удалёнке: пишем и отправляем сообщения так, чтобы никого не бесить

Сетевой этикет — это набор правил, которые помогают общаться в интернете так, чтобы все участники чувствовали себя комфортно. Во время удалённой работы мы не видим человека и не можем считать его невербальные сигналы, что может привести к недопониманию. Собрали несколько советов, которые помогут поддержать хорошие отношения с коллегами.

Будьте особенно внимательны к словам в переписке. Всегда проверяйте тон и содержание сообщений перед отправкой.

Как переформулировать просьбу к коллеге, чтобы не звучать грубо

Формулируйте мысли как можно чётче. Не злоупотребляйте сообщениями без конкретики, но избегайте длинных текстов, если можно выразить мысль кратко. Старайтесь не присылать собеседнику по одному предложению в новом сообщении.

Как сократить время на коммуникацию и чётко сформулировать просьбу

Учитывайте часовые пояса коллег. Не стоит тут же отправлять сообщение, если мысль по рабочему проекту пришла вам в голову в ночи. Лучше настройте отправку на утро — вдруг ваш коллега забыл отключить интернет на ночь и проснётся от оповещения.

Соблюдайте дисциплину при ответах на сообщения. Не оставляйте вопросы без ответа. Желательно, чтобы собеседник уточнил, к какому дню и времени нужен ответ, — тогда задача не потеряется.

Разделяйте рабочее и личное общение. Используйте корпоративные мессенджеры для рабочих вопросов, а личные чаты — для неформального общения.

Евгений Лепёхин

Евгений Лепёхин

Руководитель Студии Лепёхина

Одна из проблем в коммуникации на удалёнке — это когда люди пофигистически относятся к деталям, к словам и формулировкам, когда не придают значения тому, как что-то было сказано, какие слова были использованы.


Одно и то же сообщение, написанное текстом, люди с разным контекстом поймут по-разному. Давайте сравним две формулировки: «Мы не считаем, что это хорошее решение» и «Мы считаем, что это решение не работает на цели проекта. Давайте обсудим варианты». Первое сообщение будет, вероятно, воспринято как агрессия. А второе — как  конструктивное предложение. Потому что во втором случае мы выражаем мнение с опорой на цели проекта и бизнеса, и объясняем, что текущее решение не работает на них, не помогает их достичь.


В коммуникации очень важен фокус. На чём мы фокусируем внимание? На проблеме или на решении? В студии мы никогда не зацикливаемся на проблемах и сразу обсуждаем, что мы можем сделать, чтобы решить ситуацию и пойти дальше.

Правила проведения удалённых встреч: что делать до, во время и после встречи

Подготовка к созвонам, чёткое соблюдение структуры встречи и активное участие всех присутствующих значительно повышают качество взаимодействия. В этом разделе рассмотрим основные этапы проведения удалённых встреч: от подготовки до подведения итогов.

До встречи

Определите цель и повестку. Чётко сформулированная цель помогает сделать встречу короче и фокусирует участников на главном.

Например, маркетинговая команда планирует редизайн сайта. Руководитель ставит цель: выявить нынешние проблемы сайта и выработать новый визуальный стиль. В повестку включены: анализ текущего сайта, обсуждение референсов, техзадание для дизайнера. Участников просят прийти подготовленными: заранее обдумать недостатки сайта и подобрать референсы.

Выберите удобный формат общения. В зависимости от сложности обсуждаемой темы можно выбрать асинхронное обсуждение, видео- или аудиозвонок.

Команда решает, что обсуждение концепции требует живого общения, поэтому выбирает видеозвонок. Ссылки на референсы будут публиковаться в рабочем чате в «Телеграме».

Назначьте модератора. Даже в маленькой команде можно выбрать одного ответственного за встречу: он будет следить за таймингом, структурировать дискуссию и подводить итоги.

Модератором будет менеджер продукта. Он следит за таймингом, даёт слово участникам и фиксирует договорённости.

Евгений Лепёхин

Евгений Лепёхин

Руководитель Студии Лепёхина

Люди по умолчанию назначают созвон с камерой, словно у них нет другой опции. Например, аудиозвонок почему-то вообще не рассматривается.


Для нас созвон — это инструмент для решения сложных задач и вопросов, где важно увидеть отношение людей к происходящему. Во всех остальных ситуациях можно просто написать, позвонить на телефон, записать голосовое или отправить скриншот с коротким комментарием.


У созвона — мы их называем встречами — должны быть:


  • Цель: зачем мы собираемся.

  • Чёткая повестка: что мы будем обсуждать.

  • Состав участников: кто и почему должен присутствовать.


Желательно всё это прописать заранее и сразу приложить какие-то документы, ссылки. Мы ведем проекты в Basecamp, там это удобно устроено. Когда людям приходит приглашение  с подробным описанием, им гораздо проще понять, зачем идти на эту встречу и что там будет происходить.

Во время встречи

Соблюдайте структуру и тайминг. Это поможет избежать затягивания обсуждений и поддержит вовлечённость участников.

Встреча начинается с анализа текущего сайта: 10-15 минут. Затем участники отсматривают референсы: 30 минут. После чего формулируют ТЗ для дизайнера: 15 минут. 

Распределяйте роли. Участники должны понимать свою роль: кто модератор, кто докладчик, кто слушатель. 

Продуктовый менеджер управляет ходом встречи. Маркетолог рассказывает о целевой аудитории и задачах редизайна. Дизайнер демонстрирует референсы. Руководитель согласует техзадание на переделку сайта.

Используйте интерактивные элементы. Опросы, общий чат, совместные доски помогают вовлечь участников и сделать встречу продуктивной.

На совместной доске в Miro участники встречи отсматривают референсы.

Евгений Лепёхин

Евгений Лепёхин

Руководитель Студии Лепёхина

Важно, чтобы все участники встречи могли себе ответить на вопрос: а вообще я там нужен? Самая распространённая проблема — сбор людей, которые не нужны. Ведь чаще всего созвон — это про двух людей, иногда трёх. Я вообще убеждён, что лучшие встречи — это встречи один на один, где два человека собрались, приняли какое-то решение, о чём-то договорились, что-то разрулили.


Когда людей больше, как правило, большинство молчит, а разговаривают лишь двое. Поэтому встречи должны быть такие, где реально люди принимают решения, а не пришли и просто сидят слушают.


Если всё-таки нужно собрать много людей, мы сначала текстом описываем ситуацию, возможные решения, обмениваемся идеями, предлагаем что-то. И вот когда в этом текстовом обсуждении мы упираемся в некий тупик, когда осталось несколько неразрешённых вопросов, тогда да, мы можем сделать созвон на несколько человек. Но этот созвон не будет длиться час, он не будет испытанием и тратой времени.

После встречи

Зафиксируйте итоги. Сформулируйте, о чём удалось договориться.

В общем чате менеджер продукта выкладывает основные договорённости: команда выбрала светлый минималистичный стиль, дизайнер обновит макеты к следующей встрече.

Определите дальнейшие шаги. Разошлите участникам краткое резюме встречи с конкретными задачами и сроками.

Итоги встречи и следующие шаги: дизайнер доработает макеты, маркетолог подготовит текстовую часть для главной страницы. Дедлайн — следующий четверг. 

План коммуникаций с дистанционными сотрудниками: решаем, как и где общаться

Чёткий план коммуникации помогает структурировать рабочие процессы. Важно заранее определить, какие инструменты используются для разных типов задач, как часто будут проводиться встречи и каким образом команда будет обмениваться обратной связью.

Разработайте стратегии взаимодействия. Определите правила и принципы общения в команде. Какой тип коммуникации для вас в приоритете: синхронный или асинхронный? 

Определите каналы для разных форматов общения. В каких мессенджерах и на каких платформах вы будете обсуждать рабочие вопросы, а в каких — общаться неформально, чтобы укрепить командный дух?

Определите частоту встреч. Нужны ли вам регулярные планёрки?

Решите, как будете контролировать исполнение задач. Какие таск-менеджеры вам пригодятся?

Евгений Лепёхин

Евгений Лепёхин

Руководитель Студии Лепёхина

Задача руководителя — так организовать процесс, чтобы время, внимание, силы сотрудников и бюджет компании расходовались разумно. Для этого нужно установить прозрачные правила. Например, люди должны понимать,что в команде считается хорошим результатом. 


В нашей студии контроль осуществляется за счёт того, что я наблюдаю, делаются задачи или нет. Для начала важно, чтобы был дедлайн. Если я вижу, что человек не принёс мне решение к обещанному сроку, я пишу и напоминаю, спрашиваю, что происходит, как я могу помочь, есть ли сложности, может чего-то не хватает. В срыве сроков не всегда виноват человек, часто проблема в процессе, который выстроен неправильно. Моя задача — за этим наблюдать и устранять препятствия на пути к цели.


Мне неинтересно стоять над душой и смотреть, как кто-то двигает пиксели и буквы по экрану. Пусть человек работает, как хочет, пусть он разбирается и вникает в детали, ведь это его задача и ответственность. Думаю, контроль происходит через распределение ответственности. Если у людей её нет, то их и нельзя контролировать. Что с них спросить, если они ничего не решают?


Чтобы требовать от людей результатов, нужно делегировать им возможность принимать решения, предлагать и отстаивать их. И тогда с них можно спрашивать, потому что они сами эту ответственность на себя взяли.

Какие проблемы в корпоративном общении бывают и как их решать

В цифровых коммуникациях неизбежно возникают проблемы: перегруженность информацией, потеря контекста, затруднённое взаимодействие между сотрудниками из разных часовых поясов. Разбираем типичные сложности и предлагаем варианты решения.


Перегруженность информацией

Отсутствие чёткого регламента и дисциплины

Снижение вовлечённости сотрудников

Проблема

Непрерывный поток сообщений заставляет отвлекаться и терять фокус

Каждый сотрудник использует удобный ему способ общения, что приводит к хаосу

В удалённой среде сложнее поддерживать личный контакт, пропадает общий контекст и ощущение команды

Решение

Определяемся, как часто проверяем рабочие чаты и почту, в остальное время фокусируемся на задачах

Определяем каналы для разных типов коммуникации, фиксируем правила общения и работы с информацией. Например, важные договорённости — на корпоративной платформе, срочные вопросы — в чатах, стратегическое обсуждение — в почте

Организуем неформальные встречи и обсуждения, выделяем время для обратной связи

Евгений Лепёхин

Евгений Лепёхин

Руководитель Студии Лепёхина

Чтобы сохранить душевность и добрые отношения в удалённой команде, мы делаем несколько вещей. 


  1. Раз в две недели созваниваемся и просто болтаем обо всём подряд кроме работы. Можем обсудить погоду у каждого в городе, кто какой фильм смотрел, кто куда ходил, какую книжку прочитал, у кого ещё что в жизни происходит. Одного раза в две недели достаточно, чтобы поддерживать человеческий контакт и при этом не надоесть друг другу. За это время обычно подкапливается что-то интересное, чем хочется поделиться. Такие созвоны необязательные. Не можешь — не приходи, всё окей.

  2. Проводим кемпы. Это сборы раз в полгода вживую, желательно где-нибудь на природе. Пока проводили только в Тюмени, но мы стараемся расширять географию и думаем в этом году какой-нибудь другой город посетить. Собираемся на 2-3 дня, тусим по составленной заранее программе. Мы подходим к отдыху как к проекту: выделяем бюджет, назначаем ответственных, ставим задачи со сроками. 

  3. У нас есть единственный чат в «Телеграме», где можно просто поболтать, покидать мемы, видосы с котиками, покекать с чего-то, позаписывать кружочки.


Поделитесь нашей статьей с друзьями и коллегами!