Если вы недавно перешли на удалёнку или фриланс, то вам может показаться — теперь в режиме дня найдётся место для отдыха, готовки по рецептам из сторис и прогулок с детьми. Но даже теперь рабочий день — это точно такой же 5/2 или 2/2 со своими проектами и сроками.
Разберёмся, какие инструменты помогут вовремя выполнить все рабочие задачи и всё-таки встроить в график любимые занятия. А ещё узнаем фишки тех, кто уже освоил личный тайм-менеджмент.
Оптимизируем рабочее пространство, чтобы ничего не отвлекало
Многие работают за ноутбуком или смартфоном — пишут тексты, занимаются дизайном, оформляют и проводят документы, отвечают на вопросы клиентов. Но не всем удалёнщикам личная техника помогает продуктивности. Особенно, если рабочие чаты смешиваются с личными, а нужный скриншот в очередной раз потерялся среди селфи и смешных картинок из общих чатов.
Чтобы организовать пространство, нужно разделить рабочее и личное — предлагаем два способа.
Способ 1. Разделить проекты по папкам
Для этого нужно создать на компьютере или в облаке папки — сначала по каждому клиенту, а внутри по проектам. Чтобы было проще ориентироваться, можно использовать цвета и эмодзи. Например, нейтральные 👍🏻🔥📌📚✅


Способ 2. Установить онлайн-календарь или таск-трекер
В нём можно удобно расположить всю информацию по каждой задаче, учесть промежуточные и финальные сроки сдачи работы.
На удалёнке можно вести бумажный или электронный ежедневник. Разница между ними в том, что в онлайн-сервисы можно вставить ссылки и другие цифровые материалы. А ещё, они отправляют напоминания — на почту, в приложение или в чат-бот в мессенджере.
Вот какие программы пригодятся удалёнщику.
«Яндекс Календарь». Планировщик, в котором можно раскидать задачи из разных сфер на весь месяц, удобно расположить дела по неделям и в течение дня. Фишка сервиса — добавление задач и напоминаний с помощью голосового помощника Алисы.

Microsoft To Do. Приложение в виде списка дел. Можно разделить задачи по папкам и настроить напоминания. Фишка сервиса — список «Мой день», в котором ежедневно обновляются задачи из разных папок. По нему можно оценить объём работы на сегодня и запланировать перерывы.

Habitica. В сервисе можно составить список целей и задач для их достижения, а ещё вести трекер привычек. Интерфейс выглядит как игра, в которой нужно сражаться с боссами во время выполнения своих ежедневных задач и испытаний — заданий от других игроков.

Группируем задачи, чтобы успеть больше за то же время
На удалёнке многие берутся за те задачи, которые приходят в чат первыми. Из-за этого исполнители могут отвлекаться и терять фокус, а в результате — совершать больше ошибок и отрабатывать десятки правок. Но если правильно выстроить свой день, можно работать продуктивнее.
Расставляем приоритеты. В зависимости от клиента и проекта, одни задачи важнее других. Например, у них ближе срок выполнения или дольше проходит согласование. Поэтому лучше начинать день с тех задач, которые можно оценить как срочные и важные.
Многие пользуются правилом «съесть лягушку» или «съесть слона» — начинают рабочий день с самой сложной и неприятной или объёмной задачи, которую предварительно разбивают по этапам.
Я настроила Telegram так, чтобы он помогал мне в планировании задач, а не мешал. Сейчас в мессенджере 4 рабочие папки:
«Рыбята» — это личные чаты с моей командой, в которую входят 6 редакторов.
«Клиенты» — группы и личные чаты с клиентами агентства.
«Исполнители» — личные чаты с авторами и дизайнерами.
«Работа» — агентские чаты и личные с директором по продажам, маркетологом, бухгалтером.
С утра я смотрю, сколько непрочитанных в каждой папке. Но проверяю мессенджер именно в таком порядке.
Определяем время для объёмных задач. У каждого человека есть циркадные ритмы — кто-то лучше работает утром, сразу после завтрака. А кому-то легче «проснуться» после обеда, а то и в последние рабочие часы. Чтобы узнать себя, можно в течение недели придерживаться одного режима, а на следующей — другого. В итоге получится определить, какой из вариантов оказался продуктивнее.
Разделяем активные и пассивные задачи. Во время активных от удалёнщика требуется концентрация — нужно написать текст, отрисовать прототип, смонтировать ролик. Во время пассивных достаточно сделать рутинные или машинальные действия — ответить на сообщение, послушать спикеров на созвоне. Если чередовать их, получится не перетруждаться.
Планируем так, чтобы точно избежать горящих сроков
Даже с грамотным планированием можно не успеть сделать всё в срок и бесконечно передвигать задачи по календарю. Чтобы избежать неприятных рабочих ситуаций, опытные удалёнщики соблюдают особые правила для понедельника и пятницы.
Не ставим важное на понедельник. Так рабочая неделя начнётся плавно — без созвонов и долгих согласований материала. В этот день лучше актуализировать проекты, которые уже в процессе. И ответить на все сообщения, чтобы уточнить или перенести сроки.
Я выделяю хотя бы час после пробуждения, чтобы не пользоваться гаджетами, не мониорить чаты и спокойно проснуться. Даже если из-за разницы с Москвой у команды уже 10 утра и вовсю идёт работа — мне нужен настрой.
Начать утро спокойно и расслабленно помогает ещё один принцип — я не назначаю новые задачи день в день. Если нужен созвон, проведём завтра. Если важно подумать, организовать процесс — также выделяю время в течение недели.
Не ставим дедлайны на пятницу. В последний рабочий день не у всех есть мотивация быстро выполнить задачу. Если назначить последний дедлайн на четверг, получится без рисков завершить работу и уйти на выходные. А в случае форс-мажора останется время на перенос сроков.
Я следую правилу «выходить в ноль»: до конца дня все сообщения должны быть прочитаны, а задачи выполнены. Особенно в пятницу!
Если же всё-таки не успела доделать то, что планировала, адекватно перераспределяю нагрузку на следующую неделю.
Чередуем работу и перерывы, чтобы вовремя отдыхать и не перегружаться
Важно планировать не только дела, но и время на выполнение задачи. Если расставить перерывы, будет проще не отвлекаться в процессе и не чувствовать себя уставшим под конец рабочего дня. Для этого можно установить тайм-трекер.
С системой Помодоро. Такие сервисы работают по одному принципу: в них можно настроить время для активной работы и фокуса на задаче, после которых идёт цикл отдыха. Вот несколько таких сервисов:
Pomodoro Bot для Telegram.
FocusPomo для iOS.

Техника Помодоро помогает мне не прокрастинировать над задачами. Если нужно просто сесть и сделать, я включаю таймер и договариваюсь с собой о следующих 25 минутах работы.
Но чаще всего я работаю в потоке, и программы для контроля наоборот мешают глубокому фокусу. В такое время я надеваю наушники и включаю видео в стиле «4 часа продуктивности». Музыка на фоне помогает не отвлекаться на домашних и глубже погружаться в проект.
С гимнастикой для глаз. Такие программы показывают по одному упражнению каждые 5-8 минут: переместить взгляд вправо или влево, по кругу, посмотреть в окно. Через 20-120 минут наступает время для большого перерыва, которое нужно проводить без гаджетов. Вот несколько подобных сервисов:

С блокировкой экрана. Такие приложения запускают таймер, во время которого нельзя пользоваться гаджетом. Если стойко выдержать этот перерыв, можно получить бонус — например, в виртуальном саду вырастет новое дерево. Вот несколько подобных сервисов:
Forest для Android.
Focus Plant iOS.

Я пользуюсь только часами. Делаю перерыв, когда устала, ухожу на обед, когда проголодалась. Другие задачи не прокручиваю в голове, потому что использую принцип «закончи одно, начни другое». Получается, меня поддерживает самоорганизованность.
Не забываем о жизни вне работы, чтобы не выгореть
Если планировать только рабочие задачи, ровно в 18:00 можно остаться с непониманием, как провести вечер или что приготовить на ужин. Поэтому следующий уровень тайм-менеджмента — организовать не только работу, но и другие сферы жизни.
Следим за домом. Можно внести в расписание уборку, приготовление обеда и ужина или заказ в доставке. А через таск-трекер настроить повторяющиеся напоминания на каждый день, неделю или месяц.

Не забываем о здоровье. Во время большого перерыва или после работы можно поставить слот для тренировки. Если занятия будут в фитнес-центре, нужно учесть время на дорогу и обратно домой. А если дома — дать себе время расстелить коврик, подготовить инвентарь и переодеться.
В течение рабочего дня важно также поддерживать здоровье. Можно:
Подвигаться с «Табата таймером» или Down Dog.
Помедитировать с Insight Timer или Meditopia.
Приготовить простое и полезное блюдо с Mary’s recipes или Foodplan.

Уделяем время себе и семье. Можно спросить близких о том, куда они хотят сходить и чем заняться после работы. А затем вместе купить билеты в театр, выбрать настольную игру или заказать продукты для интересного блюда. На все эти занятия тоже нужен слот в календаре или задача в таск-трекере.
В субботу я часто устраиваю выходной в стиле «я заболел»: лежу под одеялом, читаю книги, ем вкусняшки и никуда не выхожу. Это помогает отдохнуть от сенсорной и информационной перегрузки.
А воскресенье, наоборот, стараюсь провести подвижно — езжу на море, гуляю по городу. Так я спасаю себя от неприятного ощущения, что я всегда дома. А ещё морально готовлюсь к будням.
Шаблон: ведём список заказчиков и планируем нагрузку
Если хочется планировать свою нагрузку на одном экране, а не раскидывать по календарям и таск-трекерам, воспользуйтесь шаблоном. Внутри столбцы, в которых можно указать клиентов, задачи и их стоимость, а ещё прикрепить ссылку на необходимые файлы.
