Если в трудовой книжке есть ошибки, их нужно исправить. Иначе у сотрудника могут быть проблемы при следующем трудоустройстве или при выходе на пенсию, когда Социальный фонд будет подсчитывать стаж.
Основные правила исправлений:
Новому работодателю нельзя менять записи о предыдущем месте работы.
Личные данные нельзя исправлять по устной просьбе сотрудника — нужны подтверждающие документы.
Зачёркивать и вписывать правильные сведения можно только на титульном листе трудовой книжки.
Записи о работе не зачёркивают — их признают недействительными и вносят новые.
Разобрались, как привести записи в порядок и составили подробную инструкцию вместе с юристом Ольгой Ткач.
Какие ошибки в трудовой книжке нужно исправлять
Есть ошибки, из-за которых Социальный фонд может не засчитать период работы в трудовой стаж. Их нужно обязательно исправить. Рассмотрим, где чаще всего они встречаются.
На титульном листе. Здесь указаны личные данные сотрудника и сведения об образовании. Всегда исправляют ошибки, которые обнаружили:
в ФИО, дате рождения;
в записи о виде образования — основное общее, среднее профессиональное и т.д.;
в профессии или специальности.
Иногда в строке «Профессия, специальность» указывают не информацию из диплома, а должность, на которую принимают работника. Такую запись тоже нужно исправить.
В разделе «Сведения о работе». Частые ошибки:
неправильные даты приёма или увольнения;
не та должность или отдел;
неверная формулировка причины увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса;
сокращения слов;
пропущенные записи.
В разделе «Сведения о награждениях». Иногда работодатели вносят сюда записи о приёме или увольнении, например, если в основном разделе закончились строки. Так делать нельзя.
За ошибки в записях трудовых книжек работодателя могут оштрафовать по статье 5.27 КоАП — от 30 000 до 50 000 рублей для юрлиц, от 1000 до 5000 для ИП.
Ещё у работодателя есть материальная ответственность по статье 234 ТК. Это когда он внёс в трудовую книжку неправильную или не соответствующую закону формулировку причины увольнения, а работник из-за этого не смог устроиться на новую работу. Суд может взыскать с работодателя средний заработок за весь период вынужденного прогула.
Есть ошибки, которые не обязательно исправлять. Примеры собрали в таблицу.
Ошибка | Почему это не критично |
В разделе «Сведения о работе» номер и дату записи написали в строке с наименованием работодателя | Не искажает информацию о трудовом стаже |
В записи о приёме на работу указали только полное название организации, без сокращённого | Компанию можно идентифицировать по полному названию |
В дате написали месяц словами, а не цифрами, например, «март» вместо «03» | Не влияет на трудовой стаж, если сама дата правильная |
Указали не тот порядковый номер записи | Не влияет на стаж, если в записях верная информация |
Кто исправляет ошибки в трудовых книжках
Работодатель может исправлять только свои записи. Даже после увольнения сотрудник может обратиться к вам для исправления ошибок в трудовой книжке. Если вы заметили ошибку в чужих записях, направьте сотрудника к бывшему работодателю, который её допустил.
Есть исключения:
Если организация или ИП прекратили деятельность, исправить ошибку может новый работодатель или тот, кто сделал последнюю запись.
Если организация реорганизовалась, исправляет ошибку компания, к которой перешли права и обязанности прежнего юрлица.
Эти правила действуют и для ошибок на титульном листе трудовой книжки.
Если организация или ИП прекратили деятельность и не осталось документов, на основании которых можно внести изменения в трудовую книжку, сотрудник может обратиться за копиями приказов о приёме и увольнении в архив города, где находился бывший работодатель. Если в архиве документов нет, подтвердить факт работы можно через суд.
Как исправлять записи в бумажной трудовой книжке
На титульном листе. Изменения сюда можно вносить, если работник принёс подтверждающий документ: паспорт, свидетельство о рождении, о браке или разводе, диплом об окончании учебного заведения.
Как исправить ошибку:
Неправильные данные зачеркните одной линией.
Правильные данные впишите рядом, где есть свободное место.
На внутренней стороне обложки укажите, что именно исправлено, название документа-основания, его номер и дату выдачи, кем он выдан.
Рядом с записью об исправлении поставьте подпись, а печать — только если она есть.
Если ошибку на титульном листе допустили, когда впервые заводили трудовую книжку, исправлять её нельзя. Такой бланк списывают как испорченный, составляют акт в произвольной форме и уничтожают по правилам, установленным локальным документом работодателя. Сотруднику оформляют новую трудовую книжку, при этом работодатель не имеет права брать с работника плату за новый бланк.
В разделе «Сведения о работе». Здесь нельзя зачёркивать ошибки и писать рядом правильный вариант, вместо этого нужно сделать новую запись:
В графе 1 поставьте порядковый номер — следующий после последней записи в разделе «Сведения о работе».
В графе 2 укажите дату новой записи. Даты во всех разделах трудовой книжки пишут цифрами, например, «01.09.2026».
В графе 3 напишите, что запись под таким-то номером недействительна, тут же укажите правильные сведения.
В графе 4 укажите документ, на основании которого вносите новую запись, его дату и номер. Например, «Приказ от 01.09.2026 № 75-к».
Примеры записей в графе 3 для исправления — в таблице.
Ситуация | Формулировка |
Внесли запись, которой там не должно быть | Запись за номером 1 недействительна как внесённая ошибочно |
Указали не ту статью увольнения | Запись за номером 2 недействительна. Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
Ошиблись в должности работника | Запись за номером 3 недействительна. Принята в отдел продаж на должность старшего менеджера |
Сократили слова, например, написали «Пр.» вместо «Приказ» | Запись за номером 4 недействительна. Приказ от 20.04.2026 № 10-к |
Указали неправильную дату приёма или увольнения | Запись за номером 5 недействительна. Принят 02.03.2026 на должность продавца |
Основанием для графы 4 может быть документ, по которому в трудовую книжку внесли ошибочную запись. Например, приказ о приёме на работу, переводе, увольнении. Также это может быть новый документ, на основании которого вносят правильную запись. Например, приказ о восстановлении на работе.
Если запись делают по документу прежнего работодателя, указывают организацию или ИП. Например: «Копия приказа об увольнении ООО “АБВ” от 30.08.2026 № 25».
В разделе «Сведения о награждении». Если сюда попали записи о приёме или увольнении, возможны две ситуации:
Закончились все строки «Сведений о работе» — тогда заведите вкладыш в трудовую книжку и сделайте ту же запись, что попала не в тот раздел.
Строки в «Сведениях о работе» ещё есть — перенесите туда запись о работе и продолжайте вести этот раздел.
При любом варианте не забудьте написать в «Награждениях» с новой строки:
графа 1 — порядковый номер;
графа 2 — дата новой записи;
графа 3 — запись под таким-то номером недействительна как внесённая ошибочно.
Как исправить информацию в электронной трудовой книжке
Электронная трудовая книжка — это набор сведений о приёме, увольнении, переводе на другую должность и других кадровых событиях, которые все работодатели передают в Социальный фонд через отчёт ЕФС-1. Каждый работодатель видит только свою информацию, поэтому может исправить только те ошибки, которые сам допустил в отправленных отчётах.
Если человек впервые устраивается на работу, заводить бумажную трудовую уже не нужно. У остальных есть выбор:
Оставить бумажную трудовую. Работодатель в любом случае передаёт сведения в электронном виде в Социальный фонд.
Перейти только на электронный вариант. Для этого сотрудник пишет заявление работодателю, тот делает в бумажной трудовой заключительную запись и отдаёт владельцу.
После перехода на электронную трудовую новые записи в бумажную книжку не вносят. Если всё-таки вписали приём на работу, нужно это исправить:
Укажите следующий номер записи.
Поставьте дату исправления.
В графе 3 напишите, например, «Запись за номером 25 недействительна».
Электронные трудовые книжки уменьшили количество ошибок, но не убрали их совсем. Бывает, что работодатели указывают в отчёте ЕФС-1 не те должности, даты приёма и увольнения, статьи расторжения трудового договора.
Чтобы исправить ошибки в электронной трудовой, сотруднику нужно обращаться к работодателю, который отправил в Социальный фонд неверные данные. Также можно обратиться лично в отделение СФР или подать заявление через «Госуслуги». Когда фонд сообщит об ошибке работодателю, её нужно исправить в течение пяти рабочих дней после уведомления.
Если организация уже ликвидирована или ИП прекратил деятельность, работник может исправить сведения через суд.
Если нужно скорректировать данные в форме ЕФС-1, сначала отмените их — поставьте знак «Х» в графе 11. Затем в новой строке укажите исправленные сведения.
Чек-лист: что запомнить про исправление ошибок в трудовых книжках
Если меняете информацию на титульном листе, на внутренней стороне обложки указывайте, что именно поменяли и на основании какого документа.
В разделе «Сведения о работе» сначала напишите, что ошибочная запись недействительна, а ниже сделайте новую с правильными данными.
Если запись о работе попала в раздел с награждениями, напишите, что она недействительна, и продолжайте вести записи в правильном разделе. Если он закончился — во вкладыше.
Если после заключительной записи о переходе на электронную трудовую вы сделали запись в бумажном бланке, внесите ещё одну — с отменой.
Чтобы исправить электронную трудовую, в форме ЕФС-1 сначала отмените ошибочную запись знаком «Х» в графе 11. В строке ниже укажите правильные сведения.