Если компании или ИП не нужен штатный работник, чтобы вести учёт, можно воспользоваться услугами самозанятого бухгалтера. Он не работает по графику заказчика и не подчиняется указаниям руководителя, но сотрудничать с ним выгодно, если правильно всё оформить. С юристом Ольгой Ткач рассказываем, как это сделать.
Какие есть ограничения у самозанятого бухгалтера
Кто будет вести бухучёт в организации, решает руководитель. У него есть три варианта:
Принять в штат главного бухгалтера.
Заключить договор ГПХ на бухгалтерское обслуживание.
Вести учёт самостоятельно, если это небольшой бизнес.
В законе не прописано, кого нельзя привлекать для ведения учёта, поэтому можно оформить договор ГПХ с самозанятым.
У самозанятых тоже нет запрета помогать ИП и компаниям с ведением учёта и сдачей отчётности. Есть запрещённые виды деятельности, но бухгалтерских услуг среди них нет.
Ограничения у такого сотрудничества стандартные. Самозанятый может оказывать услуги, если:
в последние 2 года не работал у того же ИП или ООО по трудовому договору;
годовой доход от всех заказчиков не превысит 2,4 млн рублей, иначе потеряется статус самозанятого.
Особенности сотрудничества с самозанятым бухгалтером
Вот основные моменты, которые нужно учесть.
Безопаснее заключить договор с исполнителем, у которого есть статус ИП. Если он превысит лимит доходов, то просто перейдёт на другой режим налогообложения, например, на УСН, и продолжит сотрудничество. А физлицу сначала нужно будет зарегистрироваться в качестве ИП, иначе заказчику придётся удерживать с вознаграждения НДФЛ, начислять страховые взносы и отчитываться в налоговую и Социальный фонд.
Самозанятого нельзя назначить главным бухгалтером. Слова «бухгалтер» или другого названия должности вообще не должно быть в договоре ГПХ и других документах по самозанятому, потому что это не работник, а исполнитель.
К договору нужно прикладывать акты оказанных услуг. Их можно составлять по мере выполнения заявок заказчика. Акты нужны, чтобы фиксировать объём и стоимость услуг и подтверждать, что они выполнены качественно и в срок. В них отражаются конкретные результаты работы самозанятого бухгалтера, например:
подготовленные и сданные отчёты (квартальная, годовая отчётность);
закрытие периода (месяц, квартал, год);
составленная налоговая декларация;
проведённая инвентаризация активов;
подготовка документов для налогового аудита.
После каждой оплаты нужен чек от самозанятого. Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» и передаёт заказчику любым оговорённым способом, например, пересылает по электронной почте или через мессенджер. О важности чека рассказали в статье «Самозанятый не выдал чек юридическому лицу: что делать в таком случае организации».
Самозанятый может подписывать отчёты и бухгалтерские документы. Для этого заказчик должен оформить для него доверенность на право подписи. Чтобы самозанятый бухгалтер подписывал электронные счета-фактуры или сдавал отчётность онлайн, нужно оформить машиночитаемую доверенность в сервисах ЭДО или на сайте налоговой. Понадобится КЭП руководителя или ИП.
Можно работать и по другому варианту — самозанятый только формирует документы и отчёты, а подписывает и отправляет заказчик.
В договоре можно прописать ответственность за ошибки в учёте. Например, если по вине самозанятого налоговая выпишет заказчику штраф, исполнитель обязуется возместить заказчику эту сумму.
Плюсы и минусы договора с самозанятым бухгалтером
Стоимость услуг самозанятого ниже, чем оплата труда штатного бухгалтера за счёт экономии на страховых взносах, отпускных, больничных и других обычных выплатах, которые бывают у тех, кто работает в штате. Главное — в попытке сэкономить не нарушать закон.
Взаимоотношения с самозанятыми проверяет налоговая, трудовая инспекция и межведомственные комиссии по борьбе с нелегальной занятостью. Они выявляют случаи, когда работодатели заключают договоры с самозанятыми, а по факту это штатные работники. Если отношения признают трудовыми, доначислят налоги и штрафы.
В таблице сравним самозанятого и штатного бухгалтера.
Самозанятый | Штатный бухгалтер |
Сам уплачивает налог (6% с дохода от юрлиц и ИП), заказчик не должен делать это за него | По стандартным ставкам с зарплаты и других выплат по трудовому договору нужно удерживать 13% НДФЛ, начислять 30% взносов в налоговую и 0,2–8,5% в Социальный фонд |
Не нужно оформлять кадровые документы | Нужно вести табель учёта рабочего времени, включать в график отпусков, составлять приказы о приёме, отпуске, увеличении оклада и по другим кадровым изменениям |
Самостоятельно планирует свою работу и время её выполнения | Работает по графику, соблюдает правила внутреннего распорядка и другие локальные акты, подчиняется руководителю |
Не нужно платить ничего, кроме вознаграждения за оказанные услуги | Нужно оплачивать отпускные, больничные, компенсацию за отпуск при увольнении и предоставлять другие соцгарантии |
Организует рабочее место своими силами, заказчик только предоставляет доступ к базе, в которой ведёт учёт | Даже если бухгалтер работает дистанционно, нужно предоставить рабочее место с компьютером, сервисом ЭДО и офисной техникой или компенсировать расходы на них |
Суммы выплат зависят от объёма оказанных услуг | Есть фиксированная зарплата за ежемесячное выполнение обязанностей |
Как составить договор на бухгалтерские услуги
Сотрудничество с самозанятым выгодно и безопасно, если грамотно оформить договор ГПХ и соблюдать его условия. За основу можно взять шаблон, составленный юристом сервиса «Моя удалёнка».
Рассмотрим подробнее, какие есть нюансы условий договора.
Преамбула (вводная часть). В договоре оказания услуг одна сторона называется «Заказчик», а другая «Исполнитель». Если исполнитель — физлицо без статуса ИП, укажите здесь, что он зарегистрирован в качестве самозанятого. Для ИП достаточно написать «индивидуальный предприниматель» и ФИО.
Предмет договора. Перечислите, какие конкретно услуги выполняет самозанятый. Например:
Подготовка и сдача налоговой и бухгалтерской отчётности в установленные законодательством сроки.
Расчёт налогов и страховых взносов.
Проверка и систематизация первичной документации.
Консультации по вопросам налогообложения и бухгалтерского учёта.
У каждой услуги должна быть своя цена. Это можно оформить отдельным приложением к договору, а потом указывать конкретные услуги в заявках и актах.
В договорах с самозанятыми или ИП часто встречается формулировка «Исполнитель обязуется оказать услуги по ведению бухгалтерского и налогового учёта». Я не рекомендую её использовать. Ведение учёта — это длительный процесс, который требует постоянства и регулярных действий, что очень похоже на трудовые отношения. Лучше чётко прописывать конкретные результаты работы, которые будет сдавать самозанятый в рамках проекта.
Обязанности сторон. Кроме стандартных условий о качественном оказании услуг и их оплате напишите, что самозанятый обязан:
после каждой выплаты предоставлять чек из приложения «Мой налог»;
уведомить о снятии с учёта в качестве самозанятого.
Укажите срок, в течение которого он должен это сделать.
Можно подчеркнуть, что бухгалтер самостоятельно планирует свою работу и время её выполнения. Его задача — достичь результата, а не находиться в офисе в строго определённые часы. Можно указать, что взаимодействие происходит дистанционно, а отчётность предоставляется в электронном виде.
Стоимость услуг и порядок оплаты. Сошлитесь на приложение к договору, в котором будет перечень всех услуг самозанятого с ценами. Укажите способ и сроки оплаты.
Выплаты за оказанные услуги должны быть по факту завершения конкретных задач, а не ежемесячно. Объём нужно заранее согласовать в письменном виде, например, в заявках, отправленных самозанятому по электронной почте или через мессенджер.
Порядок сдачи и приёмки услуг. Напишите, что после оказания услуг по заявке исполнитель оформляет акт. Укажите, в какой срок его нужно подписать или направить мотивированный отказ.
Ответственность сторон. Кроме санкций за невыполнение общих обязанностей самозанятого можно прописать те, которые касаются бухгалтерских услуг.
Конфиденциальность. Укажите, какую информацию не должен разглашать исполнитель, в течение какого срока, и что будет, если он нарушит это условие.
