Онлайн-встречи — это основа коммуникации с фрилансерами. Да, фриланс и самозанятость предполагают гибкость и самостоятельность специалиста. Но именно созвоны позволяют синхронизировать задачи, обсуждать сложные моменты и не терять фокус на результате. А чтобы не потратить время впустую, такие встречи нужно правильно спланировать и провести.
Вместе с главным редактором «Рыбы» Анастасией Палиховой разбираемся, как провести качественный митинг и какие инструменты в этом помогут.
В чём преимущества онлайн-встреч с фрилансерами
Работа с фрилансерами — это возможность привлекать лучших специалистов независимо от географии. Удалённая команда позволяет бизнесу быть гибким, экономить ресурсы и масштабироваться без лишней бюрократии.
В таких условиях онлайн-встречи становятся не просто удобным инструментом, а важной частью рабочих процессов.
Преимущество | Почему это круто |
Экономия времени и ресурсов | Не нужно арендовать офис, организовывать встречи вживую и тратить время на дорогу — достаточно согласовать время и прислать ссылку |
Гибкость и доступность | Участники могут подключиться из любой точки мира, с любого устройства |
Возможность выбирать из лучших | Работодатель не ограничен местным рынком труда и может работать с экспертами из других регионов |
Как организовать онлайн-встречу
Рабочий созвон — это не просто кликнуть на ссылку за пару секунд до назначенного времени. Чтобы встреча прошла максимально эффективно и при этом заняла минимум времени, стоит подготовиться к ней заранее. Вот что важно учесть.
Подготовка
Определите цель. Ответьте на такие вопросы до созвона:
Зачем вообще нужна встреча, что вы хотите на ней обсудить?
Возможно ли достигнуть этой цели другими способами?
Принципиален ли видео-созвон, или проблему можно решить в переписке?
Сформируйте повестку и определитесь с участниками. Даже для короткого созвона нужен план — он поможет избежать рассуждений не по теме.
Состав участников зависит от темы встречи: если вам нужно проинформировать о сложном решении всю команду и это разговор не для переписки — конечно, приглашать нужно всех. А вот если для решения проблемы понадобятся три ключевых сотрудника, нет смысла собирать весь коллектив: остальные будут только молча слушать и терять время.
Выберите удобное время. Учитывайте часовые пояса и загрузку участников. Тайм-слот для встречи можно заранее согласовать через Google Календарь или голосование в мессенджере.
Разошлите приглашения. Добавьте в письмо не только ссылку на встречу, но и повестку и документы, с которыми нужно ознакомиться заранее. Здесь же можно уточнить формат: онлайн-встреча не подразумевает видео-звонок по умолчанию, вы можете выбрать и аудио, тогда к обсуждению смогут подключиться, например, сотрудники в дороге.
Редакция «Рыба» — это бирюзовая компания, поэтому у каждой команды свои правила проведения онлайн-встреч. У нас несколько главредов и каждый выстраивает свою работу так, как считает нужным.
В моём юните 6 редакторов, мы созваниваемся примерно раз в месяц — можем и пропустить, если совсем сильная загрузка или несколько человек подряд уходят в отпуск.
Встреча проходит в Google Meet, я зову всех редакторов, объясняю, как прошёл месяц, рассказываю, что у нас по прибыли, какие у нас были моменты с клиентами. Потом каждый из редакторов высказывается, как у него прошёл месяц, какие задачи вызвали больше сопротивления.
Мы смотрим, есть ли что-то, что требует решения в ближайшие дни. Обсуждаем вместе, я это фиксирую и потом как руководитель уже выстраиваю стратегию: что мы будем делать в каждом конкретном пункте.
Техническое обеспечение
Выберите платформу для связи. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams — самые популярные, но учитывайте доступность этих инструментов в разных странах.
Проверьте оборудование. Протестируйте микрофон, камеру и наушники заранее. Убедитесь, что вас устраивает ваш фон — если вам неуютно демонстрировать всем своё рабочее место, фон можно заблюрить или наложить картинку.
Подготовьте материалы. Документы, презентации, таблицы должны быть доступны всем участникам до встречи.
Проведение встречи
Начинайте вовремя. Не ждите опоздавших, если это не оговорено заранее и на встречу приглашено больше одного человека. Лучше уложиться в тайминг. Если кто-то на встрече присутствовать не смог или встреча была обучающая и важно её сохранить, запишите её, выложите в корпоративную базу знаний или отправьте в рабочий чат.
Озвучьте цель и повестку. Вы уже сообщили о них в письме, но, возможно, не все с ним ознакомились.
Поддерживайте структуру и вовлекайте участников. Задача инициатора встречи — направлять разговор, возвращать участников к теме и следить за таймингом. Обращайтесь к участникам, задавайте конкретные вопросы, просите комментарий.
Я отбираю всех сама и выбираю членов команды, которым действительно интересны проекты. Поэтому у нас хорошая вовлечённость, которая видна и на созвонах — у нас все высказываются по кругу в свободном режиме. Наверное, помогает и то, что я рассказываю про прибыль, как на результатах сказывается то, что они делали в течение месяца.
Подведение итогов
Зафиксируйте итоги встречи. Что решили, кто за что отвечает, какие сроки. Если нужна ещё одна встреча — определите её цель и примерные сроки.
Разошлите резюме. Короткий текст в чате или на почте поможет участникам не забыть договорённости.
Частые ошибки при организации онлайн-встреч и как их избежать
Разберём ошибки созвонов на конкретных примерах.
Отсутствие повестки
Ситуация | В чём ошибка |
Собственник бизнеса Николай понял, что уже месяц не разговаривал с командой. «Надо собрать ребят, обсудить, как идут дела, как-то дать всем понять, что босс начеку и всё контролирует», — подумал Николай и выслал команде приглашение на встречу через час. | Обсудить, как идут дела — законное право Николая. Если ему действительно важен ответ, то рациональнее поступить так: разослать повестку вместе с приглашением на встречу заранее, чтобы все подготовились. Тогда каждый приглашённый расскажет Николаю о положении дел на своём участке работ. |
Очень долгий созвон
Ситуация | В чём ошибка |
Николай увлечённо делился с командой видением перспектив на протяжении полутора часов. Команда не возражала: ведь их рабочее время оплачивает Николай. | Собственникам бизнеса не нужно объяснять, что время — это деньги. Как правило, если была проделана подготовительная работа, любой вопрос можно решить за час. В этом случае можно закрыть в календаре слот на 55 минут: если у присутствующих после встречи запланированы созвоны дальше, это даст им короткую передышку. |
В диджитале подразумевается, что любой созвон длится час, если в повестке не указано другое время.
Дольше часа встречи уже проводить тяжело — люди начинают отвлекаться на свои входящие, испытывать тревогу, что что-то не успевают. Созвон — это тоже работа, но все остальные задачи никто не отменял.
Пассивное участие
Ситуация | В чём ошибка |
За полтора часа встречи никто из команды не получил возможности сказать ни слова — говорил один Николай. После созвона коллеги удивлённо спрашивали друг друга в чатах, зачем их вообще приглашали. | Формат встречи предполагает диалог. Хорошим тоном считается звать на встречу только тех, чьё мнение действительно нужно для решения проблемы. Если собственник бизнеса ставит задачу менеджерам, нет смысла тратить время всей команды. |
Отсутствие итогов встречи
Ситуация | В чём ошибка |
В конце своего воодушевлённого монолога Николай предложил встречаться почаще. Дату следующей встречи он, однако, так и не назначил. | Итог продуктивной встречи — чёткое понимание присутствующих, что и когда им нужно сделать. Надеяться, что все и так запомнят, — опрометчиво. Поэтому после созвона уместно зафиксировать договорённости письменно и выслать их участникам. |
Я никогда не ставлю задачи перед встречей устно, для меня это прямо red flag. Велика вероятность, что что-то потеряется и не выполнится. Плюс часто нужно какие-то ссылки приложить, чтобы показать, что именно нужно. У нас есть таск-менеджер, где эти задачи тоже ставятся, чтобы было всё наглядно.
Итоги встречи мы тоже фиксируем, а вот задания в конце никогда не ставим, потому что они возникают каждый день, а не раз в месяц.
Где созваниваться: программы для видеоконференций
Чтобы проводить онлайн-встречи без сбоев и технических проблем, важно выбрать надёжный инструмент для видеосвязи. Существует множество сервисов, которые отличаются по функциональности, цене и удобству. Собрали самые популярные, которые подойдут как для разовых созвонов, так и для регулярных командных встреч.
Мы приводим цены на платную подписку в долларах, потому что оплатить её из России затруднительно. Однако почти все эти сервисы без проблем используют в России на бесплатных тарифах.
Название | Плюсы | Минусы | Цена |
Удобный интерфейс, стабильная связь | В бесплатной версии групповые встречи ограничены 40 минутами | Бесплатно или от $13.33 в месяц | |
Интеграция с сервисами Google, простой доступ | В бесплатной версии групповые встречи ограничены 1 часом, запись встречи недоступна | Бесплатно или от $13.99 в месяц | |
Интеграция с Office 365 | В бесплатной версии групповые встречи ограничены одним часом, Office 365 недоступен | Бесплатно или от $9.99 в месяц | |
Российская компания с локальными серверами, интеграция с экосистемой «Яндекс» | В бесплатной версии длительность созвона не ограничена, но к групповому созвону можно подключить не больше 40 человек. На мобильных устройствах запись встречи недоступна | Бесплатно или от 299 рублей в месяц за каждого сотрудника | |
Российская экосистема для бизнеса. Позволяет проводить вебинары и пользоваться онлайн-досками | В бесплатном тарифе можно собрать не больше 50 человек | Бесплатно или от 8 910 рублей в год |
Для меня удобнее всего оказалась бесплатная версия Google Meet — у меня с ним меньше всего проблем и удобно синхронизировать с календарём. Да, без платной подписки нельзя сделать запись экрана, но я обхожусь без неё.
