Многие HR отмечают, что люди — это главный актив компании. В том числе, если исполнители работают вне штата. Сильная текучка такого персонала часто затрудняет рост и развитие бизнеса, а ещё может указывать на проблемы в организации работы в целом.
Разберёмся, при каком количестве уволившихся точно пора бить тревогу. А также вместе с экспертами узнаем, какие факторы влияют на интерес внештаников к работе и что можно внедрить в своей удалённой команде уже сейчас.
Какая текучка кадров считается нормой
Любая рабочая команда не будет постоянной — в компанию приходят новые люди, а уже зарекомендовавшие себя могут всё же уволиться. Руководителю или HR стоит отслеживать эти процессы — так их можно контролировать.
Норма ежегодной текучки штатного персонала — от 3% до 7% в большинстве компаний, до 10% в сфере IT и до 20%, если у вас стартап. Показателя для внештатников у экспертов и HR нет, но в целом можно ориентироваться на эти проценты.
Чтобы рассчитать коэффициент текучки внештатников, можно использовать формулу:
Попробуем подсчитать процент для стартапа «Ракета». Летом HR опубликовал вакансии для внештатников — удалёнщикам нужно было вести соцсети и дизайнить баннеры. В компанию устроилось 10 человек, но через два месяца уволились Алевтина и Игорь, а к следующему лету осталось только 6 исполнителей.
Значит, коэффициент для внештатников «Ракеты»: 4/10 × 100 = 40%. Норма у стартапов 20%, поэтому компании нужно принять меры, о которых мы расскажем дальше. А в будущем — работать с текучкой до того, как она снова достигнет этого показателя.
Какие ошибки в организации работы приводят к увольнениям
Часто работа внештатников состоит из получения задачи и отправки работы на проверку. Например, копирайтер пишет статью по ТЗ и вносит правки от редактора, а иллюстратор рисует персонажей для рекламного ролика и отправляет их арт-директору.
На каждом этапе выполнения задачи могут быть триггеры — условия, процессы и другие факторы, которые заставляют исполнителей задуматься о поиске другой компании. Чтобы снизить текучку, стоит проработать такие места — изменить процессы, настроить софт, ввести карьерный трек. Разберёмся в этих процессах ниже.
Ошибка 1. Отсутствие онбординга
Тревожные звоночки внештатники могут обнаружить в бизнесе ещё на старте работы. Например, если исполнителю прислали короткое описание задачи — без ТЗ, референсов и других вводных. Без онбординга исполнителю тяжело сходу влиться в процесс и понять: что сделать, кому задать вопросы, как задачу будут оценивать и кто именно.
Некоторые исполнители работают штатно в одной компании, а подрабатывают в другой. Для них особенно важно понять, подходит ли задача под их личные критерии. Например, получится ли за свободные 3-4 часа разобраться в теме, а если нет — к кому обратиться за советом.
На основной работе я юрист. Здесь всё идёт по давно отлаженной системе, что даёт мне определённую свободу в планировании задач и сроков их выполнения. Я использую это время, чтобы развиваться в копирайтинге.
В VK Tech мне нравится, что, когда я получаю заказ на статью, контент-менеджер приносит исчерпывающую фактуру — ТЗ, интервью с экспертом. Кроме того, я сама изучаю продуктовые страницы и смотрю вебинары, если нужно.
Ещё одно преимущество VK Tech — наличие регулярных задач. Я примерно знаю, когда прилетит фактура, какие форматы буду писать и когда нужно будет отдавать текст — это закладываю в график сразу. А если понадобится срочно сделать анонс, пресс-релиз или новостной пост, я подвину какую-то задачу юриста и поработаю автором.
Как решить. Ввести онбординг можно с простых шагов. В первую очередь стоит составить инструкции для самых частых и типичных задач. В файле должны быть чёткие рекомендации по выполнению, описания ЦА и проекта, а также примеры выполненной работы как референс. Поручить такую задачу можно ответственному специалисту или менеджеру проектов.
У нас несколько отделов, в каждом из которых работают свои внештатники — мы предлагаем плотный загруз по задачам 10 копирайтерам и 4 дизайнерам.
Для подрядчиков собрали удобные общие инструкции. Копирайтерам отправляем редполитику с правилами письма и стилем коммуникаций, методички по продукту.
Дизайнеры получают брендбук в Figma. Но этот файл — не просто инструкция по оформлению. Через свой стиль, шрифты и другие визуальные элементы мы показываем дух продукта. Даже при разработке использовали синтез креативных методологий, которому обучаем на курсах.
Если в компании уже есть подробная база знаний по продукту, фреймворки или библиотека полезных материалов по хард- и софт-скиллам, стоит открывать доступ к этим ресурсам и для внештатников. Материалы сэкономят время и деньги исполнителя, помогут плавно освоить новые навыки. А бизнес сможет дольше сотрудничать с внештатником в будущем, возможно, трудоустроить его на полную ставку — уже как профильного специалиста.
На следующем этапе внедрения онбординга пригодятся программы — календари, мессенджеры, таск-трекеры. Если все процессы будут на одном экране, сотрудникам основной команды будет проще синхронизироваться с внештатниками и понять, на каком этапе находится задача.
Можно выбрать один из 20 инструментов и сервисов, которые мы указали в подборке. Например, удалёнщики чаще всего общаются через Telegram — ищут работу в каналах с вакансиями, отправляют портфолио HR, ждут ответа от редактора, проджекта или арт-директора.
В «Педсовете» небольшая редакция — главред, шеф-редактор, два штатных автора и 6 внештатных. Онбординг они прошли ещё на первой задаче, и в целом мы предлагаем работу тем, у кого уже есть опыт и навыки копирайтинга. Я обязательно смотрю на портфолио автора и то, для каких компаний человек раньше писал.
В отличие от постоянной команды, у внештатных исполнителей нет доступа к сервисам, которыми мы пользуемся. Но есть шаблоны документов и процессов: черновик статьи, редполитика, ToV. Авторы следуют чёткому алгоритму действий — пишут материалы по ТЗ и сдают мне в личку Telegram.
Если есть ресурсы и время, онбординг можно сделать интересным — нарисовать инфографику и памятки для сложных и объёмных моментов, добавить геймификацию каждого этапа. Например, у вас есть три основных документа для внештатников — редакционная политика блога, регламент и свод внутренних коммуникаций. За прочтение файла и мини-тест по каждому можно выдавать ачивки, в конце — бонус в виде доступа к нужному софту.
Более продвинутый уровень — наставничество с руководителем команды. Такая «стажировка» требует времени и дополнительного финансирования, но приносит свои плоды.
Ошибка 2. Стоимость услуг вне рынка
Внештатники часто совмещают работу на нескольких проектах. Можно сказать, что исполнители лучше «чувствуют» рынок, так как регулярно анализируют новые вакансии. Поэтому, если в условной компании «Альфа» оплата будет сильно ниже рыночной, часть внештатного персонала быстро перейдёт в «Омегу».
Точной формулы для расчёта выплат за задачи или за время нет, однако бизнесу стоит учесть, что фрилансеры затрачивают время на поиск новых проектов. Поэтому желательно, чтобы стоимость каждой задачи была выше, чем при работе в штате.
Вот представьте, что вы проходите игру про карьеру. Каждый уровень — это размер вашей зарплаты. И когда вы проходите первый, она увеличивается. Вы знаете, что меньше этого уровня вы уже не получите. Затем вы идёте дальше — второй, третий, десятый... И вот вы уже не копирайтер, а главред в штате.
А на фрилансе, даже с постоянной занятостью, вы как будто каждую игру начинаете с нуля. Кроме того, вы не можете просто сохраниться где-то на середине уровня и выйти. Конечно, я могу написать редактору, что плохо себя чувствую и попросить отдать кому-то задачу. Но это не сработает, если дедлайн уже завтра — никто не успеет вникнуть и переписать за меня.
Поэтому, если могу сидеть за компом, я буду работать — играть дальше 👾
Как решить. Стоимость проекта постепенно можно приравнять к рыночной. В качестве первого шага подойдёт KPI для внештатников — дополнительные выплаты за скорость выполнения задачи, качество материала, проактивность.
Вслед за вводом KPI лучше ещё раз проверить критерии на ясность — об этом мы писали в первом подразделе «Отсутствие онбординга». Если исполнитель не будет понимать, как рассчитывается KPI, абстрактные дополнительные выплаты не помогут исправить текучку.
Ошибка 3. Бесперспективность для исполнителя
Неочевидный минус в бизнес-карму компании — отсутствие карьерного роста для внештатников. Конечно, исполнители в таком статусе не могут рассчитывать на постоянную загрузку или повышение до топ-менеджера. Но, как минимум, они часто согласны взять более сложные и ответственные задачи, чтобы проявить свои сильные хард- или софт-скиллы.
Как решить. Простой вариант — предложить внештатникам проекты, результат работы в которых они могут опубликовать в портфолио без страха NDA. Для исполнителей предложение сразу становится выгодным — они могут стабильно брать задачи в одном проекте и копить кейсы, чтобы в будущем найти более выгодный вариант или, например, перейти в штат.
Ещё можно ввести условный испытательный срок, после которого внештатники могут брать более сложные задачи. Так команда будет уверена, что исполнитель точно выполнит задачу и не пропадёт с радаров.
Например, если специалист работает над презентациями уже больше полугода, он может сам провести выступление по ней онлайн. А если автор за те же 6 месяцев всегда сдаёт качественные статьи, можно предложить ему позицию редактора, маркетолога, контент-менеджера — тоже внештатную.
Мы публиковали материал о плюсах и минусах удалёнки. Писали его для исполнителей, но и руководителям стоит почитать мнения специалистов из разных сфер. Так будет проще понять, что может заинтересовать людей остаться в проекте.
Как атмосфера в команде влияет на текучку внештатников
Во многих компаниях штатные сотрудники получают не только соцпакет, но и возможность общаться с коллективом — обсуждать неформальные вопросы, вместе выезжать на природу и хотя бы частично развиртуализироваться.
Исполнители вне штата не должны быть лишены общения — особенно, если они больше нескольких месяцев берут задачи в одной компании. Ведь неформальный диалог — часть потребности человека в интересном занятии, которое приносит удовольствие и пользу.
Совместные активности помогают почувствовать себя частью команды и повышают мотивацию — хочется не просто выполнять свою работу, а вместе идти к общим целям.
Даже если постоянно брать задачи в агентстве, почувствовать себя частью команды сложно. Да, есть общие чаты-болталки, новогодний Тайный Санта. Я в этом году даже собрала пару коллег на реальную прогулку.
Но мне не хватает погружения в дела компании. Хочется быть частью команды, частью корабля. Какие у нас цели на год? Какие клиенты были? А будут новые спецпроекты? Как вообще, нормально работаем или не успеваем за планом?
А кто тебе это расскажет — ты же просто автор на ГПХ. Ты остаёшься только в курсе дел по своему проекту. И то часто, когда текст согласован, больше ничего не знаешь о его судьбе.
Решить проблему и закрыть пробел можно разными путями. Прежде всего стоит провести анонимный опрос среди всех сотрудников — и штатных, и вне его. Если команда ответит открыто и честно, руководители направлений смогут почувствовать градус атмосферы. А также понять, чего не хватает для её укрепления и развития. Создать такой опрос можно через Google Формы.
Если команда работает на удалёнке, можно начать с неформального чата — пусть все обсуждают выбор мультиварки для дома, делятся каналами с фитнес-тренировками и отправляют мордашку своего кота по утрам.
В новом проекте или чате не всегда понятно, как общаться. Руководитель может взять инициативу на первое время — отправить фото своего любимца со смешной подписью, переслать мем или просто спросить, кто смотрел премьеру кино.
Задача повышенной сложности — создать атмосферное комьюнити в своей компании. Для этого можно проводить мероприятия, выпускать фирменный удобный мерч и дарить приятные нешаблонные подарки. В отдельной статье мы собрали 10+ способов подружить команду — от онлайн-квизов до совместных мастер-классов.
Часть внештатников откликается на вакансии, других мы ищем в своём комьюнити «Работаем, ребята!» и пишем им сами. Сразу скажу, что нам интересны внештатники, которые могут в самодисциплину, совмещают системный и креативный подход в работе.
В среднем подрядчики стабильно работают с «ИКРОЙ» больше двух лет. Вся команда буквально горит продуктом, поэтому мы бы не сработались с теми, для кого «ИКРА» — один из разовых клиентов в общем потоке задач.
А с кем работаем долго, тех очень ценим! Лояльно относимся к предложениям, организуем пространство для экспериментов. Всем, и в штате, и вне его, дарим подарки по праздникам.
Как снизить текучку при личных обстоятельствах
Конечно, предупредить внезапный переезд или уход внештатников в декрет невозможно. Вместо этого руководителю стоит подумать, как без больших затрат поддержать исполнителей в разных ситуациях — и избежать лишней текучки.
Подключить корпоративного психолога. Он поможет, если внештатник чувствует себя одиноко без команды, потерял мотивацию и нуждается в профориентации. А ещё, если у него один из распространённых синдромов — самозванца или упущенных возможностей (FOMO). В отдельной статье мы рассказывали, как распознать эмоциональное выгорание у удалёнщика и помочь ему справиться с проблемой.
Для компании выгодно подключать корпоративного психолога — подписку на сессии для всех сотрудников. Такие услуги предлагают популярные сервисы психотерапии:
Alter B2B — встречи, вебинары и коучинговые встречи.
Zigmund.Online — встречи с психологами, экспертами в области питания, дайджесты.
Psy Psy — выбор психолога и 30 минут видео-сессий в неделю.
Предложить компенсацию затрат. Обычно внештатникам дают доступ только к продукту, с которым они работают. Хорошая идея — компенсировать софт для работы. Например, сервисы проверки текста для автора, поиска аудитории для маркетолога, нейросети для дизайнера. А для некоторых позиций можно предложить компенсацию за технику на время работы. Например, передать фотоаппарат SMM-специалисту по разовому договору.
