С самозанятым необязательно заключать письменный договор. Считается, что он заключён устно, если исполнитель сразу приступил к делу: помыл машину, сделал маникюр, проконсультировал клиента. Чек после оплаты подтвердит, что сделка состоялась.
Для некоторых случаев нужна только письменная форма договора. Например, когда компания арендует у самозанятого квартиру.
Иногда договор можно заменить перепиской или счётом на оплату. Для этого нужно согласовать все обязательные условия. Для договора подряда это конкретная работа и сроки. Для оказания услуг — что именно и в каком объёме исполнитель должен сделать.
С юристом Ольгой Ткач разобрали все нюансы: когда можно обойтись устной договорённостью, как правильно зафиксировать условия и на что обратить внимание при заключении письменного договора.
Когда можно работать с самозанятым без письменного договора
Заключать сделки можно в устной форме, если самозанятый сразу же оказывает услугу, выполняет работу или продаёт товар. Например, моет автомобиль клиенту или продаёт выпечку собственного производства. Заказчик оплачивает товар или услугу — тем самым подтверждает факт заключения договора. При оплате самозанятый выдаёт чек из приложения «Мой налог», подтверждающий, что сделка состоялась. Другие документы в этом случае не нужны.
Специальный чек самозанятого нельзя заменить каким-либо другим документом, например, актом выполненных работ или оказанных услуг. Без чека организация или ИП не сможет включить вознаграждение исполнителю в расходы при расчёте налога на прибыль или единому налогу при упрощённой системе налогообложения.
Есть сделки, которые по закону нельзя заключать в устной форме. Например, если компания для своего сотрудника арендует у самозанятого квартиру на срок больше года, договор должен быть только в письменном виде.
Как работать с самозанятым без договора
Заключать сделки с самозанятыми можно в простой письменной форме, у которой бывают разные виды:
обычный договор, в котором подробно прописывают каждое условие и заверяют подписями всех сторон;
переписка в мессенджерах;
обмен письмами по электронной почте;
выставление счёта на оплату.
Разберём варианты сотрудничества без оформления обычного договора.
Переписка в мессенджерах или по электронной почте подойдёт, если в условиях сотрудничества не планируется никаких особенностей и дополнительных условий, например, поэтапной оплаты. Главное, чтобы из переписки было понятно, что стороны согласны сотрудничать и обсудили все существенные условия — те, без которых договор считается незаключённым.
Например, если нанимаете самозанятого для ремонта офиса, разработки сайта, изготовления стеллажей, это договор подряда. В переписке нужно обсудить:
конкретный вид работы, которую должен выполнить исполнитель;
начальный и конечный срок выполнения работ.
То есть, если в переписке заказчик и самозанятый исполнитель не обговорили сроки, такой договор в суде могут признать вообще не заключённым.
Для договора оказания услуг нужно обсудить:
какие именно услуги будет оказывать исполнитель;
объём услуг, который он на себя берёт.
В отличие от подряда, здесь не обязательно обговаривать условие о сроках.
Счёт на оплату тоже заменяет договор, если в нём прописаны все существенные условия. Самозанятый может взять обычный бланк счёта и вписать нужный текст:
срок, в который исполнитель выполнит работу;
порядок оплаты, например, 100% предоплата или по факту в течение определённого срока;
как заказчик принимает результат, например, подписывает акт оказанных услуг
Обычно ещё добавляют, что оплата этого счёта означает согласие заказчика с условиями.
В таком случае счёт на оплату выступает в роли оферты — предложения заключить договор. Оплата по нему считается акцептом — согласием с условиями. То есть договор будет заключён в простой письменной форме.
В чём риски сотрудничества без договора
У переписки и счёта на оплату есть минусы, вот некоторые из них.
Придётся доказывать, что договор был заключён. Если у заказчика и исполнителя будут серьезные разногласия, дело может дойти до судебных разбирательств. Без привычного всем договора нужно ещё доказать, что сотрудничество вообще было.
Обычный договор в форме единого документа можно предоставить суду как доказательство заключения сделки. Судья изучает условия договора и выносит решение, кто кому чего должен. Если такого договора нет, сначала надо доказать, что договорные отношения сложились. Доказательствами будет переписка, оплаченные счета, платёжные поручения, заявки и другие документы.
Не получится закрепить передачу исключительных прав. Это нужно, чтобы результат работы самозанятого принадлежал только вам. Например, когда заказываете фотографии, разработку логотипа, фирменного стиля и других элементов бренда.
По закону исключительные права на созданные материалы остаются у исполнителя, если в договоре не прописано другое условие. Без такого условия исполнитель может запретить коммерческое использование своей работы, потребовать возмещения убытков или компенсацию до 10 миллионов рублей.
Не получится закрепить ответственность исполнителя. В обычной форме договора вы можете прописать штрафы и компенсацию расходов, если самозанятый, например:
снимется с налогового учёта и не сообщит вам;
не выдаст чек;
разгласит конфиденциальную информацию.
Какой договор лучше заключить с самозанятым
Если сотрудничество с самозанятым будет не разовым или есть особые условия оплаты, лучше оформить привычный всем письменный договор.
На выполнение работ (договор подряда) — используют, если самозанятый создаёт какую-то вещь, обрабатывает, ремонтирует или меняет предметы, а результат можно увидеть и потрогать. Например, заключить такой договор можно на изготовление мебели, ремонт оборудования, пошив спецодежды.
В договоре подряда можно прописать промежуточные сроки сдачи работ и поэтапную приёмку. Это выгодно обеим сторонам: заказчик может контролировать ход работ, а исполнитель — получать оплату по мере их выполнения, а не после сдачи всего объёма.
Договор об оказании услуг — используют, если самозанятый совершает определённые действия, а материального результата нет. Заключить его можно на уборку офиса, ведение бухучёта, консультации по финансовым и юридическим вопросам.
Если планируется длительное сотрудничество, в договоре можно прописать оказание услуг по заявкам. Оплачивать можно отдельно каждую выполненную заявку или подводить итоги за отчётный период и перечислять оплату общей суммой.
Какие условия нужно прописать в договорах
Независимо от вида договора, который заключаете с самозанятым, не забудьте добавить такие пункты.
Статус самозанятого. Если это физлицо, а не ИП, укажите, что он плательщик налога на профессиональный доход. Это нужно для проверяющих, потому что за обычное физлицо нужно уплачивать налоги и страховые взносы, а ИП всегда платят за себя сами.
Обязанность предоставлять чеки из приложения «Мой налог». Без чека не получится учесть стоимость товаров, работ и услуг самозанятого в расчёте налогов. Пропишите, что исполнитель обязан передавать вам чеки на все выплаты в конкретный срок, например, в течение трёх рабочих дней. Можно добавить условие о штрафе за невыдачу.
Обязанность составлять акты. Они пригодятся, чтобы зафиксировать дату выполнения работ или услуг, предъявить в суде в случае спора, передать по запросу в налоговую для подтверждения расходов.
Обязанность сообщать об утрате статуса самозанятого. Выплаты физлицам без статуса ИП и самозанятого повлекут за собой уплату НДФЛ, страховых взносов и сдачу отчётности. Чтобы подстраховаться от этого, пропишите, что самозанятый должен сообщить вам об изменении своего статуса. Можно прописать, что он обязуется возместить вам связанные с этим расходы.
Шпаргалка: что учесть при работе с самозанятым без договора
Договор может быть устным, если он тут же исполняется. Например, когда вы покупаете у самозанятого товары.
Сделки в простой письменной форме бывают разных видов: обычный двусторонний договор, переписка, выставление счёта на оплату.
Чтобы переписка по электронной почте или в мессенджерах была полноценным договором, нужно обговаривать обязательные условия. Для каждого вида договора они разные.
Для заключения договора на выполнение работ надо обговорить конкретный вид работы и сроки выполнения.
Для заключения договора об оказании услуг надо обговорить их вид и объём.
Если нужно прописать особые условия по оплате или связанные со статусом самозанятого, лучше составлять обычный договор.