Менеджеры делают всё, чтобы эффективнее управлять командой. Важно не только повышать производительность и улучшать организацию труда, но и предотвращать переработки, чтобы сильные специалисты не выгорели и не ушли. Узнали у экспертов, как в этом помогают программы для контроля рабочего времени, и составили список платформ, которые доступны в России.
Какие задачи решают руководители с помощью программ для учёта рабочего времени
Программы контроля времени помогают эффективно управлять командой, повышать КПД и оптимизировать процессы организации.
Программы учëта времени могут принести реальную пользу, если использовать их с умом. Например, я читала о результатах исследований, что в HeadHunter на раннем этапе пандемии внедрили трекеры, чтобы понять, сколько времени сотрудники тратят на согласование задач. Анализ показал, что до 25% рабочего дня уходило на взаимодействие между командами. Это дало основание оптимизировать коммуникации и сократить лишние ступени согласований.
Другой пример — «Альфа-банк» отслеживал время выполнения стандартных операций на удалëнке. Это помогло быстрее идентифицировать узкие места в процессах и автоматизировать их.
Такие программы помогают решать несколько задач.
Анализировать производительность и нагрузку сотрудников. Системы фиксируют, сколько времени работник тратит на задачи. Если руководитель замечает, что кто-то перерабатывает, он может поменять нагрузку и сформировать удобный график. Допустим, сотрудники тратят много времени на поиск информации. Тогда руководство создаёт базу знаний с понятной навигацией, в которой хранятся все данные. Люди будут понимать, где и что посмотреть, не станут лишний раз отвлекать коллег и начнут работать быстрее.
Объективно оценивать занятость сотрудников. Согласно опросу «Зарплата.ру», почти каждый второй человек на работе отвлекается на то, чтобы поболтать в мессенджерах, почитать новости или полистать почту. Все прерываются на перекуры, чаепития и время от времени начинают рабочий день позже, чем оговорено. Но одни делают это редко, а другие — регулярно.
Видеть, кто действительно работает. Сервис будет фиксировать часы работы и делать скриншоты каждого компьютера. А в некоторых сервисах можно блокировать сайты, если они не нужны для профессиональных задач.
Но важно не переусердствовать и отслеживать именно то, как человек выполняет свои обязанности. Иначе возможны отрицательные последствия.
Вмешательство в личную жизнь сотрудника должно быть разумным и ограниченным. Например, только для того, чтобы предотвратить использование компьютеров для игр или несанкционированное копирование служебной информации.
Показательно в этом контексте дело «Барбулеску против Румынии». В 2007 году румынского инженера Богдана Барбулеску уволили за то, что он пользовался Yahoo Messenger на работе в том числе в личных целях. Барбулеску подал в суд, потому что посчитал, что нарушили его право на конфиденциальность. Дважды дело истолковали не в пользу инженера. Но один из судей высказался против такого решения. Судья сказал, что на работе люди проводят много часов и отрезать их от личных коммуникаций — значит ущемлять их в правах на частную жизнь. В конце концов Европейский суд по правам человека постановил, что инженера уволили незаконно. Судьи вынесли вердикт, что работодатель не может «свести до нуля» личную жизнь сотрудников в рабочее время.
Чрезмерный контроль может привести к отрицательным последствиям. Как-то читала статью, что в Aviasales, когда внедрили трекеры без дополнительного объяснения, сотрудники восприняли их как элемент недоверия. Это не только снизило мотивацию команды, но и привело к росту текучести кадров. Без доверия даже полезные инструменты могут стать разрушительными.
Мы в CODDY отказались от трекеров. Наш приоритет — чëткие цели и свобода их выполнения. Когда мы переводили очные курсы в онлайн-формат, сформулировали задачи в виде KPI. Это позволило команде самостоятельно определять, как и когда работать, без ощущения внешнего давления. Результат? Проект завершён досрочно, клиенты и наши франчайзи довольны.
Видеть основания для поощрения и повышения сотрудников. Бывают и обратные ситуации — человек задерживается по рабочим делам. В офисе это легко увидеть, а в случае с удалëнщиками не так просто. Благодаря программе учёта руководитель будет отслеживать, кто перерабатывает, и выплачивать премию самым ответственным.
А ещё менеджер сможет оценить компетенции сотрудников. Например, кто-то из работников отлично проявляет себя и давно заслуживает повышения. Возможно, стоит сделать его тимлидом, а не нанимать человека со стороны — так компания получит более ощутимый результат и даже сэкономит, потому что не придётся тратиться на адаптацию нового сотрудника. Такой подход повысит мотивацию и не вызовет недовольства в команде.
Программы учëта времени — лишь инструмент, и их эффективность зависит от целей компании. Делайте упор на результат, а не на контроль процессов. Доверие и чёткое планирование часто работают лучше трекеров. Главное — не следить, а помогать команде быть эффективной.
Что можно и нельзя контролировать в работе удалённого сотрудника
Если человек оформлен по трудовому договору, руководитель вправе контролировать, как сотрудник выполняет свои обязанности. Но есть ряд ограничений. Составили таблицу с основными пунктами, что можно и нельзя отслеживать при дистанционной работе.
Разрешено | Запрещено |
|
|
Если компания нанимает самозанятых, нужно быть осторожнее — контролировать процесс их работы нельзя. В договоре с таким исполнителем не стоит:
Прописывать график, должность и обязанности, правила распорядка.
Указывать суммы штрафов за прогулы.
Приводить почасовой или посуточный тариф.
Это — признаки трудовых отношений. Если налоговая квалифицирует сотрудничество с самозанятым как трудовые, это грозит доначислением налогов. При почасовой оплате эти риски возрастают.
По договору подряда человеку платят за конечный результат, а не за время, которое он тратит на выполнение работы. Почасовая оплата возможна при оказании возмездных услуг.
Если сотрудник выполняет работу с почасовой оплатой, нужно составить договор оказания услуг, и в нём прописать, что сумма вознаграждения составляет «X рублей в час» с учëтом времени, которое потратил исполнитель.
По результатам сотрудничества нужно составить акт и указать, что самозанятый затратил «Y часов» — поэтому компания выплачивает вознаграждение: X*Y.
Как сотрудники могут реагировать на использование программ и как сохранить мотивацию
Часто подчинённые относятся к учёту рабочего времени как к ужесточению дисциплины и вторжению в личное пространство. Важно предусмотреть это и действовать грамотно.
Нужно помочь сотрудникам с настройкой программы, сделать понятную инструкцию, объяснить причины такого шага, цели и задачи внедрения программы. На встрече можно подробно поговорить:
О логичном распределении обязанностей и нагрузки, чтобы избежать выгорания команды.
Понятной системе постановки, учёта и отслеживания эффективности задач.
Наблюдении только за рабочим столом сотрудников исключительно в рабочее время.
Корректном начислении зарплаты и премий с учётом переработок.
Защите персональных данных.
Также нужно работать с возражениями и обсуждать опасения сотрудников. Нехватку информации о программе люди компенсируют слухами и домыслами, а непонимание целей и задач запуска системы приведёт к неприятию. Объясните, что за невыполнение «нормо-часов» не будет штрафов, оценивайте работу прежде всего по качеству и количеству выполненных задач. Это особенно важно для творческих профессий. Использовать отчёты как средство наказания или вознаграждения — контрпродуктивно. При таком подходе сотрудники начнут искать способы обойти систему.
Также можно использовать данные программ для регулировки баланса между работой и личной жизнью, возможностью сотрудника отдыхать и восстанавливать силы.
Многие руководители обходятся без специальных программ, даже если речь идёт о почасовой оплате. Согласно исследованию HeadHunter, 37% работодателей уверены, что мониторинг влияет на производительность в худшую сторону. И только 27% опрошенных менеджеров говорят, что пользуются платформами для учёта рабочего времени.
Авторам «Моей удалёнки» мы платим позадачно, по установленному тарифу: лонгрид стоит Х рублей, короткая статья — Y рублей. Тут всё понятно, так как задачи однотипные.
А ещё у нас есть дизайнер, и там всё сложнее. Например, за обложку к статье платим всё тот же Х, который определелили заранее. А вот за сложные задачи вроде «разработать шаблон презентации» или «подготовить мерч для печати в типографии» платим по почасовой ставке. Её мы тоже согласовали до старта сотрудничества. Но так как эти задачи всегда возникают спонтанно и требуют разного времени и разных усилий, за них договорились платить по часам.
При этом я никак не контролирую, как дизайнер эти часы считает. По факту выполненной работы спрашиваю, сколько времени ушло, умножаю на ставку и ставлю в оплату. Считаю, что команде нужно доверять, тогда доверие будет взаимным.
Топ-7 программ для учёта рабочего времени
В работе с удалённой командой важно не только отслеживать время, но и эффективно планировать проекты, общаться, работать с документами и вести базы знаний. Для решения таких задач существуют специальные программы. О них рассказали в статье «Топ 20 инструментов и сервисов, которые помогут организовать работу удалённой команд».
Рассмотрим особенности некоторых программ для отслеживания рабочего времени.
Yandex Tracker. Софт предназначен в первую очередь для того, чтобы планировать задачи. Можно вручную заполнять часы работы, собирать статистику и сравнивать фактическое и предполагаемое время.
Стоимость зависит от размера организации и составляет от 360 рублей в месяц за человека. Если в компании меньше пяти человек, доступ бесплатный.
TopTracker. Программа не просто отслеживает работу удалëнщиков и анализирует их эффективность, а ещё позволяет выставлять счета клиентам по отслеживаемой работе.
Программа бесплатная.
Bitcop. Эта система регистрирует часы, которые уходят на решение конкретных задач, и даëт широкие возможности для аналитики. В программе можно:
Вести учёт звонков через средства IP-телефонии и в мессенджерах.
Просматривать, какие сайты и документы открыты в оплачиваемое время.
Учитывать офлайн-активности, а также часы, затраченные на конкретные задачи и проекты.
Есть платная и бесплатная версии. В бесплатной можно контролировать время одного сотрудника. Доступ к облачному софту стоит 99 рублей за 1 профиль, локальное ПО ― 3 600 рублей за 1 ПК.
«ОфисМЕТРИКА». Здесь можно задать фиксированный или свободный график у каждого сотрудника, количество его рабочих часов и дней. Руководитель может просматривать информацию о том, на каких сайтах сотрудники проводят больше всего времени или какие программы запускают.
Есть ознакомительный десятидневный период. Стоимость платной версии стартует от 1335 рублей за 3 месяца.
CrocoTime. В этой программе можно анализировать эффективность всей компании, отделов и определëнных членов команды. К тайм-трекеру легко подключить IP-телефонию, календари и платёжные терминалы. В статистике учитываются выполнение задач на ПК, а также то, какие разговоры, онлайн-встречи и совещания сотрудник проводил. CrocoTime формирует табели рабочего времени с учётом графика, отпусков и больничных.
Программу можно использовать бесплатно в течение 14 дней. Облачная версия стоит 250 рублей в месяц за одного человека.
Kickidler. Программа подходит для простого учëта часов или для полного контроля дистанционного персонала с фиксацией всех операций за ПК. В ней можно:
Получать удалённый доступ к компьютеру работников.
Автоматически уведомлять сотрудников о нарушениях.
Записывать входящие и исходящие аудио из звонков и видеоконференций.
Формировать отчёты об отработанных часах над разными задачами.
Одновременно следить за действиями нескольких сотрудников, что упрощает контроль больших команд.
Есть двухнедельный тестовый период. В бесплатной версии можно подключить до 6 ПК, но тогда нельзя записывать видео с экранов и контролировать нарушения. Цена минимального тарифа ― 220 рублей в месяц за один компьютер. Есть возможность купить бессрочную лицензию.
«Инсайдер». Есть все стандартные инструменты для мониторинга удалённого персонала, а ещё возможность:
Составлять графики смен, отпусков, больничных.
В мобильной версии — отслеживать активность сотрудников, включая использование приложений и посещение веб-ресурсов.
Доступен пробный период на две недели. Стоимость облачной версии стартует от 4000 рублей в месяц за 20 человек.
Сравнительная таблица: как выбрать ПО для контроля удалённых сотрудников
Собрали в таблицу особенности всех программ, чтобы вам было проще выбрать подходящий вариант.
Продукт | Особенности | Цена за ПК в месяц |
| 360 ₽ | |
| Бесплатно | |
| 99 ₽ | |
| 1335 ₽ (минимальный пакет на 3 месяца) | |
| 250 ₽ | |
| 220 ₽ | |
| 4000 ₽ (минимальный пакет от 20 ПК) |
