Когда проект завершён, важно не только перевести дух, но и разложить результат на части. Где команда справилась блестяще, а где буксовала? Какие эмоции сопровождали работу и насколько слаженно шло взаимодействие? Такая честная рефлексия помогает не застревать в повторении одних и тех же ошибок и формирует устойчивые процессы.
Вместе с экспертами собрали фреймворки и правила для проведения ретроспективы. Статья будет полезна руководителям и тимлидам, которые хотят удерживать общий фокус команды и снизить риск выгорания в креативных или IT-проектах.
Когда и кому нужны такие встречи
Вспомните свои зафиналенные проекты — бывало ли, что команде не хватало взаимопонимания, а обсуждение задач не приводило к решениям? Если такая ситуация повторяется снова и снова, скорее всего, вам не хватило ретро. Без этой практики сложно оценить результат работы, распределить ответственность между коллегами и закрыть слабые места каждого сильными сторонами другого.
Единственное ограничение в ретро — разделять встречи на клиентские и командные. Среди участников во втором варианте должны быть только те, кто действительно работал над проектом. Тогда получится сохранить атмосферу внутреннего разговора и честной рефлексии — когда можно отправлять мемы, материться и с капелькой гордости говорить о факапах.
Ретро в целом про то, как мы вместе присваиваем хороший опыт и улучшаем зоны роста. Внутри команды — это про людей и процесс, про развитие культуры и навыков. Мы собираемся регулярно, чтобы становиться сильнее как команда и повышать качество проектов.
С клиентом чаще проводим обычные созвоны, где можно быстро обсудить задачу. А фреймворк ретро выбираем только при повторном обращении компании к нам и желании развивать партнёрство. Для нас это про то, как вместе улучшить результат.
Технически ретро с клиентом более прикладной и конкретный, чем с командой — больше упор на действия и договорённости. Например, простой «что продолжаем делать, что перестаём делать» поможет улучшить совместную работу, убрать узкие места.
Как провести ретро на удалёнке
Ретро приносит пользу только тогда, когда к нему готовятся заранее. Без структуры любая встреча рискует превратиться в формальный разбор. А чтобы этого не случилось, каждому участнику стоит заранее изучить механику и подготовить обратную связь по проекту — вспомнить и зафиксировать хорошие и плохие моменты.
Любой фреймворк для ретро должен учитывать 5П:
Поставленная цель — зачем нужна встреча?
Продукт — какой конкретный и ожидаемый результат работы группы?
Приглашённые участники — кто должен участвовать для принятия решений?
Проблемы — что может повлиять на успех ретро?
Процесс — какие шаги помогут достичь цель?
Я работала в разных компаниях — и каждая проводила ретро по-своему. Обычно эту практику выбирают, когда заканчивают большой проект, проводят конференцию, завершают квартал, запускают новый продукт.
Где-то у таких встреч был довольно серьёзный формат: чёткое распределение ролей, выступления с презентациями, обсуждение и подведение итогов по особым правилам. Где-то — вайб приятной встречи за кофе: вроде и про работу поговорили, вспомнили удачные и не очень шаги, но ещё сделали выводы и засечки на память для себя будущего.
Классно, когда остаётся время для благодарностей коллегам, которые вместе с тобой затащили проект. Такие моменты очень сближают команду.
Фреймворки ниже помогут провести ретро самостоятельно, если роль ведущего возьмёт на себя тимлид. А в отдельной статье мы рассказывали о том, как технически выстроить встречу с фрилансерами — выбрать программу для созвона, написать и разослать приглашения участникам.
Фреймворк 1: «Убрать, продолжить и начать»
Простая механика — в начале встречи открыть онлайн-доску и создать три столбца:
Прекращаем. Здесь фиксируют привычки, которые не дали пользы или даже мешали — от лишних встреч до неудачных инструментов.
Продолжаем. Этот блок помогает перечислить практики, которые поддерживали команду и двигали проект вперёд.
Начинаем. В этой колонке появляются новые идеи, процессы и подходы, которые улучшат работу команды и повысят эффективность.
Например, СММ-отдел ведёт канал о психологии. По итогу месяца на ретро они выяснили, что ЦА не любит академический язык — теряется доверие и близость. Нужно продолжить публикации регулярно, но добавить в контент-план реальные истории подписчиков с комментарием психолога и попробовать коллаборации со смежными каналами, чтобы расширить охват.
Для нас самый популярный и эффективный фреймворк — на три столбика:
Что было хорошо — тем самым присваиваем опыт.
Что было плохо — выделяем зоны роста.
Благодарности — дают энергию группе.
Засекаем по 5 минут и записываем на стикерах мысли для каждого столбика. После делимся ответами друг с другом, обсуждаем, сверяемся.
Далее важная часть, где в столбце «Что было плохо» голосуем реакциями за стикеры, над которыми хочется поработать. Затем начинаем мозговой штурм — а как мы можем это решить? Выбираем конкретные действия, согласовываем со всеми, назначаем ответственного и дедлайн.
После закрываем встречу. Например, можно узнать с каким выводом участники выходят с созвона или вновь свериться по настроению. А можно попросить участников оценить: насколько они верят в придуманный план действий по шкале от 1 до 5. Вариантов много.
Главное — помнить, что вы собрались все с одной целью: сделать какой-то процесс лучше, эффективнее. Этого хотят все, а не только ты.
Поэтому, если в команде нормальная атмосфера и к ошибкам относятся с пониманием, то открыто говорить о том, что тебе не понравилось — норм. Но когда ты озвучиваешь недовольства, говори только о действиях и фактах, а не о коллегах. Например, вместо «Маш, ну ты в своей задаче продолбала сроки и из-за этого мне уже пришлось по ночам сидеть» можно сказать: «Маша, с дедлайном вышло не очень, давай подумаем, как в следующий раз избежать таких накладок».
Фреймворк 2: «Это понравилось, а вот это хочется»
Другой формат ретро также фокусирует внимание команды на процессе, ресурсах и данных. Но он более гибкий и помогает поделиться впечатлениями или инсайтами.
Понравилось. Какие процессы сработали, действия вдохновили и что стоит обязательно повторять.
Изучено. Что удалось усвоить в ходе проекта и как эти открытия применить в будущем — от новых инструментов до подходов в коммуникации.
Не хватило. Каких ресурсов, инструментов или поддержки не хватило. Такой разбор помогает выявить слабые места и найти пути их закрыть.
Хочется. Какие желания и идеи на будущее возникли. Команда говорит о том, что можно улучшить в следующих проектах, чтобы повысить вовлечённость и комфорт в работе.
Возьмём тот же пример — СММ-команда ведёт канал о психологии. На этом ретро они отметили, что сработала практика «дежурных по неделе» — каждый брал на себя ответственность за рубрику и доводил её до публикации. Правда, чувствовался дефицит обратной связи и часть идей терялась без обсуждения. Хочется чаще использовать геймификацию — например, вместе придумать челлендж месяца.
Как разнообразить регулярные ретро
Даже самый действенный фреймворк со временем приедается. Обсуждения идут по накатанной, а колонки превращаются в шаблонный чек-лист. Чтобы вернуть интерес и энергию, иногда стоит менять формат. Вместо привычных досок можно пробовать игровые механики, визуальные метафоры или нестандартные вопросы. Они помогают взглянуть на проект под другим углом, вовлечь команду и вывести разговор за рамки очевидного.
Мне нравится, когда казалось бы серьёзной встрече получается добавить немного настроения. Например, в одной из компаний, где я работала, организатор ретро вместо скучных колонок сделала доску в виде корабля с большими парусами — получилось очень вдохновляюще.
В другой компании организатор ретро вначале всегда задавал вопросы на отвлечённую тему, чтобы разрядить обстановку и плавно перейти к теме обсуждения. Похожий приём использовали и другие мои коллеги — перед тем, как переходить к доске, каждый называл свои ассоциации с пройденным этапом.
В общем, тут кроется море возможностей для креатива и создания атмосферы.
Приём: айсбрейкер
Перед ретро полезно провести короткий айсбрейкер — упражнение, которое помогает растопить лёд. Можно попробовать формат «Какой ты сегодня?» — с ответами в виде метафоры, образа или персонажа. Например: «Я как браузер с 20 открытыми вкладками» или «Чувствую себя кошечкой на солнышке». Можно использовать готовый шаблон с колесом эмоций.
Техника помогает команде почувствовать настроение друг друга, снять напряжение и перейти к разговору уже в более открытой, дружелюбной тональности. А ещё это отличный способ напомнить, что за задачами и отчётами стоят живые люди — со своими состояниями, эмоциями и энергией.
Фреймворк 3: «Путешествие на лодке»
Сценарий ниже превращает ретро в приключение — команда видит, где они сейчас находятся, что их поддерживало до и какие опасности стоит учитесть на следующем этапе.
Остров. На горизонте — желаемое состояние или итоговая цель проекта. Команда обсуждает, куда именно они хотят прийти.
Лодка. Символизирует саму команду и её текущее состояние. Участники оценивают, как им удаётся двигаться вперёд — по отдельности и вместе.
Ветер. Практики, которые помогают ускоряться — удачные решения, эффективные инструменты или вовремя сказанные слова.
Якорь. Те процессы, привычки или обстоятельства, которые тянут команду вниз и мешают прогрессу.
Айсберги. Явные и скрытые препятствия, которые нужно обозначить и продумать, как смягчить удар на следующем проекте.
Например, в лодке — продуктовая команда приложения банка: разработчики, дизайнеры, аналитики, тестировщики, менеджер проекта. На ретро они выясняют, что стартовали с попутным ветром, получив готовые дизайн-гайды. Но релиз в RuStore откладывался из-за долгих согласований с отделом безопасности. Этого можно было избежать, если бы вовремя выявили главный айсберг — возможные утечки данных, высокую нагрузку при первых релизах или новые требования Центробанка.
Когда нужен фасилитатор
Если с фреймворками поначалу чувствуется сложность — поможет фасилитатор. Это человек, который задаёт рамку, следит за временем и вовлечённостью, помогает группе двигаться по шагам и не застревать в спорах. Найти такого специалиста можно среди внешних экспертов — в личных Telegram-каналах фасилитаторов и выпускников курсов по управлению командами.
Проверьте свой коллектив по чек-листу ниже — чем больше совпадений вы отметили, тем выше шанс, что лучше провести ретро с помощью фасилитатора со стороны.
В команде проекта больше 10 человек и несколько отделов.
За последний год состав команды менялся более двух раз.
Нужно обсуждать больные темы: переработки, ошибки руководства, проваленные кампании.
Ещё ни разу люди не спорили и не признавали свои ошибки открыто.
Авторитет тимлида или руководителя всем кажется непоколебимым.
После прочтения статьи вы не увидели разницу между фреймворками.
Как оценить ретро
Ретроспектива не должна быть разговором ради разговора, а значит, её результат можно измерить. Причём не только по впечатлениям и мотивации, но и в реальной прибыли компании. Формула такая:
Если показатель больше единицы, значит, ретро окупает себя и приносит чистую выгоду.
Например, команда из 6 человек провела одно ретро на час. Стоимость встречи для бизнеса 6 (человек) × 2000 рублей (средняя ставка часа работы) = 12 000 рублей. Но благодаря обсуждению отказались от лишней встречи, которая занимала по 30 минут каждую неделю. Это уже +24 000 экономии и ROI = 2.
Первое, на что обращаю внимание после ретро — это состояние группы. Затем в работе замечаю, уменьшилось ли напряжение и стали ли иначе коллеги себя вести. Например, быстрее выходят из конфликтов и увереннее справляются с повторяющимися ошибками. А главный результат — это выполнение плана действий, о котором договорились на ретро.
Шаблон: опрос команды после ретро
Магия, за которую любят ретро — его резонанс с командой. Собрали вопросы, которые помогут понять — насколько встреча была полезной, комфортной и повлияла ли она на рабочие процессы. Заполнить такой опрос можно, если создать копию файла и передать каждому участнику. Анонимно — в Google или «Яндекс Формах».
