Часть задач, для которых не нужны постоянные работники, можно передавать внештатникам — тем, кто работает по договору ГПХ. Если это будут ИП и самозанятые, бизнес законно сэкономит на оплате труда.
Вместе с юристом Ольгой Ткач рассказываем, как работать с внештатным персоналом, чтобы это не привело к доначислению налогов и штрафам.
Какие есть варианты сотрудничества с внештатниками
Заключить договор ГПХ можно с самозанятыми, ИП и с обычными физлицами.
Самозанятые
Это физлица или ИП, которые зарегистрировались в налоговой как плательщики налога на профессиональный доход (НПД). Этот спецрежим они могут применять, пока соблюдают ограничения. Например, самозанятым нельзя:
получать доход больше, чем 2,4 млн рублей в год;
нанимать работников;
перепродавать товары, кроме тех, что использовали в личных целях;
заниматься деятельностью из п. 2 ст. 4 закона № 422-ФЗ;
сотрудничать в качестве самозанятого с текущим работодателем и с прошлым, если ещё не прошло двух лет с момента увольнения.
Такой внештатный сотрудник сам уплачивает за себя налоги.
ИП на другом режиме (УСН, АУСН, ПСН)
Ограничения тоже есть, но не такие строгие, как при самозанятости. ИП могут нанимать себе сотрудников и работать в сферах, запрещённых для самозанятых. Лимиты доходов у них больше, например, на упрощённой системе налогообложения — 450 млн рублей, а на патентной — 60 млн. Но даже если ИП превысит эти лимиты, то не потеряет статус индивидуального предпринимателя, а только перейдёт на другой налоговый режим.
ИП сам уплачивает за себя налоги и страховые взносы.
Физлицо без статуса ИП и самозанятости
Это самый невыгодный вариант сотрудничества по договору ГПХ. Заказчик удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы, включает исполнителя в отчёты работодателя, а в некоторых случаях оплачивает больничный. Разберём эти обязанности чуть подробнее.
НДФЛ. Заказчик считается налоговым агентом физлица и при выплате вознаграждения должен удерживать 13% и перечислять в налоговую в срок, который зависит от даты, когда удержали налог:
с 1 по 22 число — до 28 числа того же месяца;
с 23 по последнее число месяца — до 5 числа следующего месяца;
с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня этого же года.
Исполнитель получит сумму за минусом НДФЛ. Например, если в договоре прописана оплата за услуги 50 000 рублей, то в день выплаты заказчик перечислит 43 500 рублей.
Страховые взносы по единому тарифу. Заказчик должен начислять их на сумму вознаграждения, так как становится страхователем физлица.
В общем случае это 30%, но бывают пониженные ставки, например, у IT-компаний — 7,6%. Заказчик оплачивает страховые взносы за свой счёт. Их нужно перечислить в налоговую до 28 числа следующего месяца.
Страховые взносы от несчастных случаев. Заказчик начисляет их, если сам добавит такое условие в договор. Тариф устанавливает Социальный фонд исходя из вида деятельности ООО или ИП, он может быть от 0,2% до 8,5%. Срок уплаты — до 15 числа следующего месяца.
Первые 3 дня больничного. Заказчик оплачивает их исполнителю-физлицу при условии, что тот в прошлом году работал по трудовому или гражданско-правовому договору и с его выплат начислены страховые взносы. Начиная с 4-го дня пособие оплачивает Социальный фонд.
В 2025 году пособие по временной нетрудоспособности положено тем исполнителям по договору ГПХ, у кого за 2024 год начислено минимум 6 696,22 рублей страховых взносов + районный коэффициент, если он есть.
Какие расходы можно сократить за счёт внештатных работников
Рассмотрим на примере. ООО «Любой стиль» изготавливает кухонную мебель по индивидуальным заказам. В штате есть два дизайнера, они работают полный день по графику 5/2, их оклад 70 000 рублей + 4% от выручки. В летний сезон заказов бывает так много, что дизайнеры вдвоём не успевают их выполнить, а к осени количество заказчиков снижается. Компания хочет нанять ещё одного штатного дизайнера или обратиться к самозанятому исполнителю.
Оплата исполнителю по договору ГПХ зависит от объёма выполненной работы — сколько он сделает, столько и получит. Компании это будет выгодно в сезон, когда заказов мало. В таблице рассмотрим, сколько ООО «Любой стиль» сможет сэкономить за счёт внештатника, если его вознаграждение будет равно зарплате штатного работника.
Расходы компании за месяц | Штатный дизайнер, ₽ | Самозанятый, ₽ |
Оплата труда | 90 000 | 90 000 |
Страховые взносы по единому тарифу (30%) | 27 000 | — |
Страховые взносы от несчастных случаев (0,9%) | 810 | — |
Итого | 117 810 | 90 000 |
По штатному дизайнеру будут и другие затраты, например:
Подготовка нового рабочего места: ноутбук, установка и настройка программного обеспечения или компенсация расходов дистанционного работника.
Оплата услуг по специальной оценке условий труда на рабочем месте, если дизайнер будет работать в офисе.
Отпускные минимум за 28 дней.
Пособие за первые 3 дня временной нетрудоспособности, если работник уйдёт на больничный.
Премии, подарки и материальная помощь, если они предусмотрены в компании.
Оплата сверхурочной работы, если по распоряжению директора дизайнер задерживается после окончания рабочего дня.
Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении.
По самозанятому нет других обязательных выплат, кроме вознаграждения. По нему не нужно начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ. Исполнитель сам отвечает за подготовку своего рабочего места и не придерживается режима работы заказчика.
Какие бывают риски при сотрудничестве с самозанятыми и как их избежать
Разберём, какие проблемы могут возникнуть и как их предотвратить.
Самозанятый превысил лимит доходов или сам снялся с учёта. Если это физлицо без статуса ИП, то при выплате вознаграждения у заказчика появляются дополнительные платежи и обязанности сдавать отчёты в Социальный фонд и налоговую. Чтобы подстраховаться от этого:
в день оплаты проверяйте, есть ли у исполнителя статус самозанятого;
в договоре ГПХ пропишите обязанность сообщить об утрате самозанятости и возмещении расходов, если это не будет выполнено.
Налоговая требует пояснений по договорам ГПХ. При работе с самозанятыми и ИП заказчики не платят налоги и страховые взносы, а это привлекает внимание проверяющих. Бояться нечего, если грамотно оформить договор ГПХ и не нарушать условия сотрудничества. Как и что отвечать на требования в случае проверки, рассказали в статье «Налоговые проверки самозанятых: что делать компании и как подготовить своих исполнителей».
Трудовая инспекция проверяет, не скрываются ли за договором ГПХ трудовые отношения. Роструд вместе с налоговой и комиссиями по борьбе с нелегальной занятостью выявляют случаи, когда работодатели незаконно нанимают исполнителей вместо штатных работников. Если проверяющие соберут доказательства, то в суде договор ГПХ могут переквалифицировать в трудовой, а значит, будут штрафы, доначисления налогов, пени и другие обязательства. Решение проблемы такое же, как и в предыдущем случае — грамотный договор и соблюдение его условий.
Проверяющие могут сделать вывод о том, что договор ГПХ по факту регулирует трудовые отношения не по одному, а по совокупности признаков. Например, если исполнитель:
подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка;
выполняет не разовые или проектные задачи, а постоянную работу;
находится под постоянным контролем заказчика;
регулярно получает выплаты, которые не зависят от объёма работ и услуг;
выполняет работу по определённой специальности или должности;
получает рабочий инвентарь наравне со штатными сотрудниками заказчика.
Самозанятый не выдал чек из приложения «Мой налог». Это основной документ, который нужно получить от самозанятого, особенно если он физлицо без статуса ИП. Чек важнее, чем акты выполненных работ и оказанных услуг. Например, без него у заказчика не получится учесть сумму выплаты в расходах, а значит, нельзя будет уменьшить налог на общем или упрощённом режиме налогообложения. В некоторых случаях без чека заказчику придётся уплачивать за исполнителя-физлицо НДФЛ и страховые взносы.
Чтобы подстраховаться от возможных проблем, пропишите в договоре условие о том, что исполнитель обязуется предоставлять заказчику чеки из приложения «Мой налог». Укажите конкретный срок и способ передачи чека.
Как правильно оформить сотрудничество с внештатником
Это можно сделать за 6 шагов.
Шаг 1. Заключите письменный договор. Это нужно не всегда, но так будет проще решать разногласия, если они возникнут. О том, как договориться о сотрудничестве устно или в переписке, рассказали в статье «Можно ли работать с самозанятым без договора».
Какой вид договора ГПХ оформить, зависит от того, чем будет заниматься исполнитель.
Договор подряда заключают, если самозанятый выполняет работу, результат которой можно увидеть и потрогать. Например, изготовление рекламных вывесок, ремонт компьютеров, пошив униформы или сборку выставочных стендов.
Договор об оказании услуг заключают, если осязаемого результата нет, а важен сам процесс. Например, уборка офиса, ведение бухгалтерии, юридические консультации, обучение персонала, маркетинговый аудит, разработка дизайна, настройка контекстной рекламы.
Если планируется долгосрочное сотрудничество с самозанятым, в договоре можно предусмотреть выполнение работ или оказание услуг по заявкам. Заказчик оформляет их в свободной форме, указывает, что нужно сделать, а исполнитель выполняет всё в установленные сроки. Оплачивать можно каждую заявку отдельно или общей суммой по итогам отчётного периода, например, за неделю или месяц.
Шаг 2. Получите счёт на оплату. Это обязательно только, если такое условие прописано в договоре. В других случаях можно обойтись без него. Самозанятый может оформить счёт в приложении «Мой налог» или по любому другому шаблону.
Шаг 3. Оформите акт выполненных работ или оказанных услуг. Они подтверждают дату, период и сам факт выполнения обязательств самозанятого перед заказчиком.
Шаг 4. Проверьте статус самозанятого перед оплатой. Если работаете через «Мою удалёнку», проверка будет автоматической.
Шаг 5. Выплатите вознаграждение на основании счёта или акта. При заполнении платёжного поручения в поле «Назначение платежа» подробно пропишите, за что перечисляете деньги. Например, «Оплата услуг по разработке дизайна помещения по договору № 24 от 03.06.2025».
Шаг 6. Получите чек от самозанятого. Проверьте, совпадает ли в нём сумма с фактической оплатой, наименование работ или услуг с формулировками в договоре, корректно ли указан ИНН заказчика и другие реквизиты.
