Когда задач слишком много, всё кажется одинаково важным — в итоге хватаешься за всё сразу, но не успеваешь ничего. Приоритизация помогает выйти из этого тупика: понять, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить или не делать вовсе.
Вместе с Андреем Абрамовым, шеф-редактором Школы управления РБК и автором телеграм-канала «Горячий стаж», разбираем 8 проверенных подходов, которые помогут стать эффективнее в работе и жизни.
Матрица Эйзенхауэра
Разработку этого принципа планирования приписывают 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он говорил: «У меня два типа проблем — срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны». Идея легла в основу модели, которую описал Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» — именно у Кови она получила форму матрицы из четырёх квадратов.
Задачи делятся по двум критериям — важность и срочность. Получается четыре категории:
важно и срочно — делаем сразу;
важно и не срочно — планируем;
срочно и не важно — делегируем;
не важно и не срочно — исключаем.
Офис-менеджер Лена с утра получила 10 запросов от разных отделов: заказать воду, подготовить документы для аудита, обновить табель отпуска, помочь новенькому с доступами. Набросав матрицу Эйзенхауэра, она видит:
|
Разные методы приоритизации помогают прикинуть, что нужно сделать в первую очередь. А я прикидываю, что в принципе нужно сделать.
Я стараюсь разбирать обязательства, которые на себя беру, и оставлять те, которые мне важны. Тогда останутся только важные дела, которые вытекают из обязательств, и приоритизировать их практически не нужно.
Поэтому важные дела я приоритизирую, опираясь на последствия. Если нужно выбрать, что делать в первую очередь, я смотрю: а что будет, если я не сделаю эти дела сегодня. Будут ли проблемы? Или у меня, возможно, накопится долг? И потом придётся всё это разгребать намного болезненнее, дольше, дороже, сложнее, чем если я сделаю это сейчас.
Принцип Парето (80/20)
Итальянский экономист Вильфредо Парето в конце XIX века заметил, что 20% населения Италии владеет 80% земли. Просто неравномерность распределения богатства, подумаете вы. А теоретик менеджмента Джозеф Джуран подумал, что этот принцип работает в разных сферах, и использовал его, чтобы оптимизировать производственные процессы. Он и закрепил имя Парето за этим принципом.
Принцип звучит так: 20% усилий приносят 80% результата. При этом сама пропорция может меняться, главное — это метафора дисбаланса. Нужно понять, какие именно задачи работают на результат, и сосредоточиться на них.
У Дарьи маленький бизнес: она продаёт украшения ручной работы. В какой-то момент она заметила, что бóльшую часть выручки приносит одна позиция — минималистичные серьги. На изготовление остальных украшений уходит много времени, но они почти не продаются. Дарья пересматривает ассортимент, фокусируется на серёжках, а освободившиеся ресурсы вкладывает в упаковку и рекламу. Доход растёт, Дарья видит результат и работает с ещё большей отдачей. |
Метод MoSCoW
Метод разработал британский специалист по управлению проектами Дэймон Уотсон в 1990-х годах. MoSCoW — это не название города, а аббревиатура от английских глаголов, в которую добавлены гласные для удобства произношения.
Метод делит задачи на:
Must — обязательные.
Should — желательные.
Could — необязательные.
Won’t — неактуальные.
MoSCoW особенно популярен в Agile и SCRUM-средах, потому что позволяет расставить приоритеты в условиях ограниченных ресурсов и времени.
Антон разрабатывает мобильное приложение для трекинга привычек. Заказчик хочет добавить множество фич: ночной режим, синхронизацию с календарём, анимацию при достижении цели, кнопку «Поделиться результатами» и даже чат поддержки. Антон применяет метод MoSCoW:
Выходит, для запуска нужно сосредоточиться на стабильности приложения — всё остальное можно докрутить потом. |
Методы приоритизации не помогают там, где мы делаем дела, которые нам на самом деле не нужны, или на нас их повесил кто-то другой. Баланс между активностью и отдыхом нарушается, когда мы начинаем слишком много делать для других и слишком мало для себя. Поэтому здесь нужно задаться вопросом: а то, что я сейчас делаю, оно мне зачем?
К примеру, вы часто проводите выходные с друзьями: играете в настолки, ходите в кино и на выставки. Всё это приятно, но после встреч вы чувствуете усталость. Друзей вы цените, однако именно такой формат досуга не восстанавливает ваши силы. Иногда вы соглашаетесь на него просто потому, что неудобно отказать или хочется «быть как все». В итоге отдых превращается в ещё одну обязанность, и вместо ресурса вы получаете выгорание.
Метод RICE
Этот метод разработала компания Intercom, чтобы оценивать идеи при разработке цифровых продуктов. Он помогает решить, что внедрять в первую очередь, когда всё кажется важным. Формула RICE особенно ценна в условиях неопределённости. Например, если идея звучит здорово, но уверенности в результате нет, задача получает низкий приоритет.
Каждая задача оценивается по четырём критериям:
R (reach) — cколько людей затронет.
I (impact) — насколько сильно повлияет.
C (confidence) — насколько вы уверены в результате.
E (effort) — сколько времени или сил нужно.
Ира — маркетолог в небольшом образовательном стартапе. Команда обсуждает, какие инициативы запустить в следующем месяце. Есть три идеи:
У вебинара высокий потенциал (R, I), но реализация требует больших усилий (Е) — поиск спикера, подготовка, продвижение, техническая реализация. Уверенности в результате тоже нет (С): вебинар — новое направление для Иры. Соцсеть может принести хороший охват, но у команды пока нет времени и денег на публикацию контента и продвижение. А вот гайд можно сделать быстро, с минимальными вложениями, риск низкий, а потенциал высокий. Ира решает начать с него, а чуть позже протестировать и соцсеть — с небольшим бюджетом. |
Канбан
Канбан по-японски означает «визуальная карточка». Метод придумала в 1940-х годах Toyota, чтобы управлять запасами на производстве: когда одна партия заканчивалась, карточка сигнализировала о необходимости пополнения. В IT и продакт-менеджменте канбан появился значительно позже как способ визуализировать количество задач.
В самой простой канбан-доске три колонки: «Сделать» — «В работе» — «Готово». Ключевая часть метода — лимит на количество задач в процессе, без него доска превращается в свалку.
У Марии, редактора в онлайн-медиа, несколько параллельных задач: она редактирует статьи, ставит задачи авторам, согласовывает публикации с дизайнером и SEO-специалистом. Канбан-доска помогает ей визуализировать всё, над чем она сейчас работает. У неё три колонки: «Сделать» — «В работе» — «Готово». Количество задач в колонке «В работе» Мария ограничила до четырёх. Это помогает не хвататься за всё сразу. Когда в колонке появляется свободное место, она перемещает туда новую задачу из раздела «Сделать». Через пару недель Мария заметила, что тексты стали выходить стабильнее, а работа над проектами стала спокойнее. |
Метод «Съешь лягушку»
Марку Твену приписывают выражение: «Если первым делом с утра вы съедите живую лягушку, остальное в течение дня уже не покажется таким плохим». А принцип разобраться с самым сложным и неприятным делом в начале дня популяризировал Брайан Трейси в книге «Выйди из зоны комфорта».
Лягушка — это самая важная и неприятная задача, которая постоянно откладывается. Метод предлагает начать именно с неё. Когда сложное дело выполнено с утра, дальше всё кажется проще, снижается тревожность и появляется чувство контроля.
Мария, бухгалтер в онлайн-школе, терпеть не может собирать чеки у подрядчиков. Но каждый раз, когда она это откладывает, работа накапливается как снежный ком. И вот уже на сверку чеков приходится тратить целый день. Мария решила: каждый понедельник с самого утра посвятит час работе с чеками. Да, неприятно, зато уже к 10 всё готово, и дальше день идёт легче. |
Метод 1-3-5
Метод возник в США как инструмент планирования дня и быстро стал популярен благодаря блогам о продуктивности.
На день планируются:
1 большая задача,
3 средние,
5 мелких.
Число задачи основано на средней ёмкости дня: одна крупная задача занимает 3-4 часа, три средние — по часу, и пять мелких — по 10-15 минут. Такой принцип планирования помогает реалистичнее оценивать свои возможности.
Аналитик Света работает из дома. Раньше она каждый вечер писала минимум 20 задач на завтра — и бесконечно разочаровывалась, когда выполняла только 4. Она решила попробовать метод 1-3-5, и теперь её день выглядит так: утро она отводит под сфокусированную работу, потом проводит пару созвонов, а затем переходит к мелким задачам и отвечает на письма и сообщения в чатах. |
Техника ограниченного списка и принцип «сделай это завтра»
Техника ограниченного списка восходит к методу бизнес-консультанта Айви Ли. С ней перекликается метод «Сделай это завтра», который предложил Марк Форстер в одноимённой книге.
Айви Ли предложил боссам сталелитейной компании Bethlehem Steel составлять список из 6 задач на завтра, заранее расставив приоритеты. Незавершённые задачи в конце дня переносились в новый список из 6 дел.
А Форстер утверждал: мы теряем продуктивность, когда реагируем на всё, что появляется. Вместо этого он предлагает «заморозить» входящие задачи, перенеся их на следующий день, и работать только с тем, что запланировано заранее.
Наташа — фриланс-дизайнер, у которой всё всегда горит. Клиенты постоянно пишут: одному нужно срочно поправить баннер, другому — внести правки, третьему — выслать макет ещё вчера. Из-за этого она не успевает делать крупные проекты: лендинги затягиваются, портфолио не обновляется, доход нестабилен. Наташа решает протестировать технику ограниченного списка. Каждый вечер она составляет список из 6 задач на завтра. Клиентов со срочными запросами она начала предупреждать сразу: сегодня за вашу задачу не возьмусь, ставлю её на такой-то день. К её удивлению, работы меньше не стало — клиенты ждали, а у самой Наташи появилось ощущение, что проекты двигаются и закрываются. |
Шпаргалка: как выбрать свой метод приоритизации
Не пытайтесь найти одну волшебную схему на все случаи жизни, отталкивайтесь от проектов. Там, где высокая неопределённость, подойдёт одна модель планирования. Там, где стабильность и предсказуемость, — другая.
А чтобы вам было проще выбрать подходящий метод, собрали их в наглядную таблицу.
Метод | В чём суть | Для каких проектов подходит |
Матрица Эйзенхауэра | Делит задачи на срочные и важные. Помогает быстро отсеять горящие дела и сосредоточиться на стратегически важных | С высокой нагрузкой и множеством разнотипных задач: операционное управление, клиентская работа, проджект-менеджмент |
Принцип Парето | Помогает выявить минимум действий, которые приносят максимум результата. Вместо равномерного распределения фокусирует внимание на главном | Которые требуют роста и аналитического подхода: бизнес-анализ, маркетинг, оптимизация рабочих процессов |
MoSCoW | Разбивает задачи на категории обязательности, желательности и нужности прямо сейчас. Упрощает принятие решений | Которые требуют гибкости и планирования по спринтам: разработка продукта, сфера диджитал |
RICE | Оценивает задачи по четырём параметрам: охват, влияние, уверенность, затраты. Приоритизация становится более взвешенной | В условиях ограниченных ресурсов: малый бизнес, запуск новых продуктов, тестирование гипотез |
Канбан | Визуализирует работу через доску со статусами «Сделать», «В работе», «Готово». Помогает контролировать загрузку | С потоком задач и повторяющимся циклом: техподдержка, тестирование, редакторская или дизайн-работа |
Съешь лягушку | Предлагает начинать день с самой неприятной, но важной задачи. Помогает снизить прокрастинацию и освободить ресурс | С высокой личной ответственностью и растянутыми дедлайнами: написание отчётов, ведение блога |
Метод 1-3-5 | Предлагает в день планировать одну крупную, три средних и пять мелких задач. Помогает сохранять рабочий ритм без перегрузок | Для задач с предсказуемым объёмом работ и высокой самостоятельностью: фриланс, самозанятость, личные проекты |
Техника ограниченного списка | Рекомендует ограничивать число входящих задач на день. Дисциплинирует и заставляет выбирать главное | С непредсказуемым объёмом задач: работа без менеджера, стартапы, личные проекты |
Если человек хочет навести порядок в жизни, но не знает, с чего начать, важно помнить: это не задача на один раз. Я бы предложил отнестись к этому как к процессу, когда мы пытаемся изменить образ жизни, который нас и привёл к беспорядку и хаосу.
Это требует изменить отношение к работе, к приоритизации, к тому, как ты с этими беспорядками работаешь. Придётся потихоньку создавать свою систему — и она, конечно, всегда будет ломаться. Потому что загрузить в себя какую-то новую концепцию просто так — это очень сложно.
Я бы предложил не стремиться запихнуть в себя чужую концепцию, какой бы классной она ни была. Лучше знакомиться с разными идеями, выбирать те, которые кажутся наиболее подходящими, и адаптировать их под себя.