Работодатели рискуют, когда начинают сотрудничать с самозанятыми. Налоговая внимательно следит за компаниями, которые заключают договоры более чем с 10 плательщиками НПД и регулярно платят им от 20 000 рублей в месяц. Инспекция может оспорить статус исполнителя или подрядчика, доначислить налоги и переквалифицировать отношения в трудовые. Это повлечёт штрафы, пени и дополнительные выплаты.
Чтобы избежать таких проблем, нужно соблюдать все нормы закона, в том числе правильно организовывать документооборот. Закрывающие документы от самозанятого для юрлица подтвердят факт оказания услуг или выполнения работ и их оплаты, обоснуют расходы и защитят интересы сторон. В статье с юристом Ольгой Ткач разбираемся, какие документы должен предоставлять исполнитель и как всё грамотно оформить.
Документооборот с самозанятыми: как всё устроено
Когда компания работает с самозанятыми, ей не нужно платить налоги и страховые взносы. Но перед стартом сотрудничества стоит проверить статус исполнителя, чтобы защититься от рисков. Это можно сделать через сервис налоговой или запросить у подрядчика справку о постановке на учëт.
Также при сотрудничестве нужно запрашивать у самозанятых закрывающую документацию для юрлиц и вести документооборот. Организации понадобятся четыре основных документа.
Договор. Подтверждает, что человек не является сотрудником компании. В нём обязательно указывают, что:
Исполнитель — самозанятый.
Компания-заказчик освобождается от уплаты налогов и взносов.
Плательщик НПД обязан сообщать заказчику о смене налогового режима.
Если самозанятый становится ИП на другом режиме, договор остаëтся гражданско-правовым, но иногда его нужно перезаключить или подписать дополнительное соглашение. Самозанятый-ИП выдаёт акты выполненных работ, счета и другие бухгалтерские документы вместо чеков.
Если самозанятый становится физическим лицом без НПД, действующий договор прекращается (письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784). Если компания хочет продолжить сотрудничество, она заключает:
Трудовой договор, если предполагается регулярная работа.
Гражданско-правовой договор с физлицом, если речь о разовых услугах или работах.
Если договор расторгается, убедитесь, что самозанятый выдал чеки на все поступления. В период между снятием с учëта и регистрацией в новом статусе лучше не проводить никакие сделки.
Одна из причин, по которой самозанятый должен сменить налоговый режим — если он получит за год более 2,4 млн рублей.
С 1 января 2025 года самозанятых ожидает ряд изменений. Например, на рассмотрении законопроект о повышении лимита доходов. Если его примут, для заказчиков это станет положительным изменением. Увеличение лимита уменьшит вероятность перехода самозанятого на другой налоговый режим посреди проекта.
Чек. Подтверждает оплату услуг или работ. Нужен для налогового учёта.
Акт. Фиксирует, что самозанятый завершил работу, у сторон нет друг к другу претензий, а значит, заказчик обязан выплатить деньги, так как согласен с тем, что работы выполнены или услуги оказаны.
Счёт. Пригодится, чтобы осуществлять безналичные расчёты, особенно в крупных компаниях.
Подробнее о том, какие закрывающие документы предоставляет самозанятый юридическому лицу, читайте ниже.
Чек от самозанятого — основной закрывающий документ
Чек — это обязательный документ при сотрудничестве с плательщиком НПД. Его оформляет исполнитель в приложении «Мой налог» и передаёт заказчику.
Только если есть чек, компания сможет подтвердить, что потратила деньги на оплату услуг или работ. А значит, учтёт эти деньги при расчёте налоговой базы и уменьшит перечисления в бюджет. Например, если ООО работает на упрощённой системе «Доходы минус расходы».
Когда компания выплачивает деньги самозанятому, а тот не выдаёт чек, налоговая может рассматривать этот платëж как выплату физлицу, а это обернётся серьёзными последствиями:
Если платëж квалифицируют в выплату физлицу, компании придётся удержать НДФЛ и страховые взносы, что увеличит финансовую нагрузку на организацию.
Если компания не удержит НДФЛ и не заплатит страховые взносы, налоговая может провести проверку и доначислить налоги, назначить штрафы и пени за просрочку уплаты.
В чеке самозанятого для юридических лиц исполнитель указывает дату, наименование услуг или работ, название и ИНН организации.
Когда исполнитель сформирует чек, он предоставляет его заказчику. Нужно согласовать, как самозанятый будет это делать:
Передавать в бумажном виде при личной встрече или заказным письмом.
Отправлять на email, через соцсети или мессенджеры.
При расчёте наличными самозанятый передаёт чек сразу, как получит вознаграждение. При других способах платежей — не позднее 9 числа следующего месяца.
Чтобы мотивировать человека вовремя формировать и отправлять чек, можно сделать следующее:
В договоре установите обязанность самозанятого оформлять чек, пропишите сроки и порядок передачи. Укажите последствия за нарушение условий договора, например, штрафы за несвоевременную выдачу чека.
Проведите разъяснительную беседу с самозанятым о важности своевременной передачи чеков и правильного их оформления. Объясните, какие риски возникают для обеих сторон в случае нарушения.
Если самозанятый отказывается выдавать чек, компания может обратиться в налоговую с жалобой. Инспекция проведëт проверку и наложит штраф на самозанятого.
Самозанятый может вернуть деньги и аннулировать чек. Например, если дизайнер откажется от заказа и перечислит предоплату обратно. В этом случае компании придëтся аннулировать чек и изменить суммы расходов в своих учётных документах.
Акт выполненных работ или оказанных услуг — не обязательный, но нужный документ
На вопрос: «Какие документы должен предоставить самозанятый юрлицу?», налоговая отвечает: «Только чек». Но в договоре лучше указать, что акт нужен перед каждой выплатой. Он пригодится, чтобы:
Было основание для перевода денег и расходов в налоговом учëте.
Подтвердить, что самозанятый закончил работу, и больше ему выплат не полагается.
Защитить интересы сторон при спорах в суде.
Акт может быть обязателен, если это предусмотрено договором. Например, если компания-заказчик хочет включить расходы на услуги самозанятого в налоговую базу, акт будет дополнительным подтверждением наряду с чеком. Ещё акт пригодится, чтобы подтвердить завершение отдельных этапов работы или согласовать промежуточные результаты.
Если самозанятый отказывается подписывать акт, хотя в договоре это предусмотрено, заказчик вправе:
Потребовать выполнения этого обязательства. Важно ссылаться на соответствующий пункт договора.
Задержать оплату до получения подписанного акта, а также оспорить выполнение работ или оказание услуг.
Акт составляет любая из сторон, когда исполнитель закончит работу, но обычно это делает сам самозанятый. В «Моëм налоге» нельзя сформировать этот документ. Утверждённого бланка тоже нет, поэтому можно использовать любой шаблон.
Как правило, в акте указывают:
наименование документа и дату составления;
реквизиты договора, в рамках которого человек оказывает услуги или выполняет работы;
название компании и ФИО исполнителя;
описание услуг или работ, их количество;
стоимость услуг или работ;
подписи самозанятого и заказчика.
А ещё в акте можно написать замечания, которые есть у заказчика. Если этого не сделать, потом будет трудно доказать, что в работе были недостатки.
Счëт на оплату — документ для безналичных расчётов
Это документ, по которому компания переводит оплату. Если в организации принято работать по счетам, стоит включить его в список того, какие документы самозанятый передаёт заказчику при оказании услуги.
Исполнитель формирует счёт через «Мой налог». Он указывает свои банковские реквизиты, данные компании, наименование услуги или работы и стоимость. По этому документу бухгалтерия быстро и без ошибок проведёт платёж.
Также счёт будет дополнительным аргументом для налоговой, если у неё возникнут вопросы о том, обоснованны ли траты.
Счёт может выполнять роль договора, если сделка разовая. В этом случае услуги оказываются единовременно, а самозанятый выставляет счёт с полным описанием предоставляемых услуг. Если заказчик оплачивает счёт, значит, соглашается с его условиями. Таким образом счёт становится доказательством заключения договора.
Но так счёт не получится использовать в долгосрочных, сложных и многоэтапных сделках. Если в будущем возникнут споры, отсутствие полноценного договора и актов усложнит защиту интересов сторон.
Если компания работает с жёстким внутренним регламентом, который требует наличие официальных договоров и актов, счёт тоже не может заменить эти документы. В таких случаях нужно соблюдать установленные процедуры.
Электронный документооборот с самозанятыми: как упростить работу
Самозанятым легко передать чек или счёт через приложение «Мой налог». С договором и актом всё по-другому — на них нужно ставить живую подпись и отправлять друг другу. Это вызывает сложности, особенно, если исполнитель и заказчик живут в разных городах. Можно упростить и ускорить задачу с помощью электронного документооборота.
В этом случае документы создают и пересылают в виде онлайн-файлов с помощью специального программного обеспечения.
Это удобно: по исследованию IT-компании «Астрал», в 2024 ЭДО уже использовали 68% организаций. Вот некоторые преимущества электронного документооборота:
Чтобы составлять и подписывать документы, нужно меньше времени.
Документ можно сразу загружать в систему, в которой организация ведёт учёт, а не вводить данные вручную.
Все закрывающие документы для бухгалтерии от самозанятого зашифрованы и передаются по защищённым каналам.
В 2024 году налоговая запустила пилотный проект «Электронный документооборот с самозанятыми гражданами». Но это не самый удобный вариант для юридических лиц. И вот почему:
Список операторов ЭДО ограничен, в нём всего три организации.
Чтобы заказчик и самозанятый могли обмениваться документами, у них должны совпасть операторы. Например, если исполнитель выберет «Контур», то и компании нужно присоединиться к этому оператору.
Из всех закрывающих документов от самозанятого для юрлица исполнитель сможет отправлять в электронном виде только акты.
Шпаргалка: основные закрывающие документы
Собрали информацию в таблице, когда требуются закрывающие документы для ООО от самозанятого.
Документ | Когда нужен | Кто оформляет | В какой срок нужно предоставить |
|---|---|---|---|
Чек | Всегда, когда самозанятый получает деньги за услугу или работу | Самозанятый | При расчёте наличными или через эквайринг — сразу, как деньги поступят на счёт. При банковском переводе — не позднее 9 числа следующего месяца |
Акт выполненных работ или оказанных услуг | Перед каждой выплатой, чтобы подтвердить завершение работы и обосновать расходы | Компания или самозанятый | По договорённости. Например, в течение 5 дней после выполнения работ или оказания услуг |
Счёт на оплату | Если заказчик просит выдать документ с реквизитами для оплаты | Самозанятый | По договорённости |