Для организаций и ИП, которые передают самозанятым в ремонт служебные автомобили, автобусы и другой транспорт, договор — главная защита от непредвиденных затрат и споров с исполнителем. В условиях нужно прописать:
кто закупает запчасти и комплектующие;
как автомеханик предупреждает о дополнительных расходах;
что делать, если запчасть оказалась бракованной;
сколько действует гарантия на работу;
какую неустойку заплатит исполнитель, если затянет со сроками;
кто отвечает за сохранность автомобиля и другие нюансы.
Как оформить договор, что сделать до ремонта, во время передачи автомобиля и при завершении работы, рассказала юрист Ольга Ткач.
Что сделать до начала сотрудничества
Прежде чем заключать договор, проверьте несколько моментов.
Есть ли у исполнителя статус самозанятого. Например, в сервисе «Моей удалёнки» напишите ИНН исполнителя, выберите текущую дату и нажмите «Узнать статус».
Не был ли исполнитель вашим штатным работником. Если он работает с вами по трудовому договору сейчас или уволился меньше двух лет назад, сотрудничать с ним как с самозанятым нельзя. Налоговая отслеживает такие случаи и доначисляет на выплаченные вознаграждения НДФЛ и страховые взносы.
Подробнее рассказали в статье «Как проверить самозанятого перед стартом и во время сотрудничества».
Как заполнить договор с самозанятым на ремонт и обслуживание автомобиля
Подойдёт договор подряда, по нему исполнитель должен выполнить работы по ремонту автомобиля, а заказчик — принять и оплатить результат. Разберём основные моменты оформления.
Преамбула (вводная часть). Обозначьте, что у исполнителя есть статус самозанятого. Для этого укажите его полные ФИО и добавьте, что он применяет спецрежим «Налог на профессиональный доход». Это значит, что за исполнителя не нужно платить налоги и страховые взносы. Для самозанятого ИП упоминание спецрежима не так важно — предприниматели в любом случае сами платят за себя.
Предмет договора. Перечислите, какие именно работы самозанятый будет выполнять по вашему заданию. Если вы сами купили запчасти, тоже это укажите — так вы зафиксируете, что самозанятый отвечает только за качество ремонта.
Права и обязанности сторон. Чтобы заключить договор подряда, нужно указать сроки начала и окончания работ. Пропишите их в основном тексте или укажите, что будете согласовывать перечень работ, стоимость и сроки выполнения в заявке, заказе-наряде или смете.
Кроме стандартных условий о выполнении работы качественно и в срок пропишите, что самозанятый должен предупреждать вас, если:
переданные запчасти окажутся бракованными;
для качественного ремонта нужно заменить что-то ещё.
Можно включить условие о том, что исполнитель обязан вернуть вам старые детали — это подтвердит, что он менял запчасти, а не просто взял деньги.
Укажите, что самозанятый должен вовремя передавать вам чеки из приложения «Мой налог» — без них нельзя учесть затраты на ремонт в налоговом учёте.
Добавьте условие о том, что исполнитель обязан письменно уведомить вас об утрате статуса самозанятого. Если он этого не сделает, а вы продолжите с ним работать и перечислять деньги как обычному физлицу, налоговая может доначислить НДФЛ и страховые взносы.
Если вы сами покупаете запчасти и передаёте их исполнителю, нужно зафиксировать факт передачи. Способ зависит от того, как у вас устроен документооборот. Например, можно оформить акт приёма-передачи материалов. В нём нужно:
перечислить, что именно передали — название, артикул, количество;
указать стоимость — чтобы было понятно, за какую сумму отвечает исполнитель;
отметить, есть ли на деталях внешние дефекты.
Вместо акта можно оформить накладную на отпуск материалов по типовой форме М-15.
Стоимость работ и порядок расчётов. Если исполнитель будет закупать запчасти, но заранее неизвестно, какие и сколько они будут стоить, укажите в договоре приблизительную цену. Уточните, что в неё входит:
вознаграждение самозанятому за работу;
компенсация затрат на запчасти, комплектующие и расходники.
Окончательная сумма будет после ремонта в акте приёма-передачи выполненных работ. Самозанятый распишет в нём стоимость купленных деталей.
Поскольку точный объём запчастей и стоимость ремонта часто невозможно определить до полной разборки и дефектовки машины, добавьте в договор условие о согласовании дополнительных затрат. Пропишите, что самозанятый обязан предупредить вас, если выяснится, что нужно заменить что-то ещё и цена вырастет. А вы должны зафиксировать своё согласие или отказ, хотя бы в мессенджере. Это убережёт обе стороны от споров — вы не будете платить за то, о чём не договаривались.
Порядок сдачи-приёмки и гарантийные обязательства. Напишите, что оформляете два разных акта:
Приёма-передачи автомобиля в ремонт — в нём фиксируется марка, госномер, пробег, комплектность, видимые повреждения кузова, стёкол, фар и салона.
Сдачи-приёмки выполненных работ — в нём перечисляют, какие работы сделаны, какие запчасти использованы и сколько это стоит.
Если исполнитель сам закупает детали, укажите, что он несёт ответственность за их качество — это его обязанность как подрядчика. Если вы отдаёте свои запчасти, добавьте пункт, что за заводской брак материалов отвечаете вы, а самозанятый гарантирует только правильность установки.
Пропишите, сколько действует гарантия на работу. Например, 6 месяцев или 10 000 километров пробега в зависимости от того, что наступит раньше. Дату начала гарантии привяжите к моменту подписания акта приёма-передачи выполненных работ.
Если исполнитель сам покупает детали для ремонта автомобиля, укажите, что гарантия на них равна сроку, установленному заводом-изготовителем или продавцом.
Перечислите случаи, когда гарантия не действует. Обычно это естественный износ, повреждения из-за ДТП или неаккуратной езды, использование машины в спорте или на бездорожье, вмешательство других мастеров и некачественное топливо.
Ответственность сторон. Пропишите неустойку для обеих сторон при нарушении обязательств, обычно это 0,1% за каждый день просрочки. То есть вы платите, если задерживаете оплату, а самозанятый — если затягивает с окончанием ремонта.
Пока машина в ремонте, исполнитель отвечает за её сохранность и за ваши запчасти. Если что-то испортит или потеряет, должен полностью возместить убытки.
Добавьте формулировку о том, что исполнитель не отвечает за повреждения, которые вы зафиксировали в акте приёма-передачи при передаче в ремонт и за ценные вещи, которые вы оставили в салоне или багажнике.
Как оформить передачу автомобиля в ремонт
Сделайте фото или видео и составьте акт приёма-передачи с описанием всех видимых дефектов. Это поможет зафиксировать исходное состояние машины и подстрахует вас, если во время ремонта появятся новые повреждения.
Акт приёма-передачи в ремонт составляют в свободной форме. Зафиксируйте в нём:
марку автомобиля;
цвет кузова;
год выпуска;
идентификационный номер транспортного средства (VIN);
параметры двигателя;
пробег на момент передачи в ремонт;
комплектность — аптечка, огнетушитель, знак аварийной остановки, инструменты;
все видимые дефекты и повреждения кузова, стёкол, фар, колёс и салона.
Акт подписывают заказчик и исполнитель.
Какие документы нужны от самозанятого при ремонте автомобиля
Акт сдачи-приёмки выполненных работ. Он подтверждает, что ремонт сделан качественно и у вас нет претензий. В акте нужно перечислить, какие именно работы выполнены, их стоимость и поставить подписи обеих сторон. Если он на бумаге, нужно два экземпляра — один остаётся у вас, второй у исполнителя. Если при осмотре автомобиля вы нашли недостатки — недокрас, сколы, плохо закреплённые детали, — укажите их в акте до подписания.
Отчёт об израсходовании материалов. Исполнитель составляет его после ремонта. Отчёт можно добавить в акт выполненных работ или оформить отдельный документ.
Чек из приложения «Мой налог». Самозанятый должен передать его вам, когда получит оплату. Проверьте в нём сумму и ваш ИНН. Чек можно получить на электронную почту, в мессенджер или в бумажном виде — укажите в договоре удобный вам вариант. По чеку налоговая увидит, что вы заплатили самозанятому, а не обычному физлицу.
Чек-лист: как оформить сотрудничество с самозанятым автомехаником
Проверьте, есть ли у исполнителя статус самозанятого и не был ли он вашим штатным сотрудником в последние два года.
Заключите договор подряда — пропишите перечень работ, сроки, порядок оплаты, ответственность и другие условия.
Если предоставляете запчасти, оформите акт приёма-передачи материалов или накладную М-15.
Составьте акт приёма-передачи автомобиля в ремонт с описанием состояния, пробега и видимых повреждений.
После ремонта подпишите акт выполненных работ с перечнем работ, запчастей и итоговой стоимостью.
Если нужно, попросите самозанятого составить отчёт об израсходованных материалах или включить это в акт выполненных работ.
После оплаты возьмите у самозанятого чек из приложения «Мой налог».