Осенью у онлайн-школ стартует сезон, а школа растёт рывками: запустили новый поток — и за неделю нужно найти ещё пять кураторов, двух проверяющих и методиста на полставки. Оформлять каждого по трудовому договору долго и дорого, поэтому большинство школ работает с самозанятыми. Сложности начинаются позже: выплаты уходят разрозненными переводами, чеки приходится выпрашивать в личных сообщениях, а владелец не уверен, что налоговая не увидит в этом скрытые трудовые отношения.
Разобрали самый частый вопрос владельцев — «я на патенте, мне же нельзя сотрудников?», — а ещё кого из команды школы можно привлекать как самозанятых, как подключить исполнителя, как выстроить ежемесячные выплаты и когда пора переходить на трудовой договор. Без глубокого погружения в законы — только то, что нужно владельцу небольшой школы, чтобы работать спокойно.
«Я на патенте, мне нельзя сотрудников»: так ли это
Это один из самых частых вопросов владельцев небольших школ. Короткий ответ: нанимать на патенте можно, а самозанятые в ограничение не входят. С одной оговоркой про лицензию.
Работников на патенте иметь можно. Индивидуальный предприниматель на патентной системе налогообложения вправе привлекать людей по трудовым и гражданско-правовым договорам. Ограничение одно: в среднем не больше 15 человек за период по всем видам деятельности на патенте.
Самозанятые в этот лимит не входят. Минфин разъяснял, что исполнители на налоге на профессиональный доход не учитываются в средней численности работников для патента. Поэтому школа на патенте может работать и с 20, и с 40 самозанятыми кураторами — если соблюдает правила, о которых ниже: договор, задания, акты, чеки и никаких признаков трудовых отношений.
С лицензией так не работает. Индивидуальный предприниматель может учить без образовательной лицензии, только если ведёт занятия сам. Как только занятия ведёт другой преподаватель — сотрудник, подрядчик или самозанятый, — это освобождение перестаёт действовать, и форма договора здесь роли не играет. Нужна ли лицензия конкретной школе, зависит ещё и от формата: есть ли программа с итоговой аттестацией, выдаются ли документы об обучении. Этот вопрос лучше разобрать с юристом до запуска потока, а не после первой проверки.
Кого из команды онлайн-школы можно привлекать как самозанятых
Самозанятость подходит тем, кто выполняет понятную работу с измеримым результатом: провёл занятия, проверил домашние задания, записал модуль, собрал курс на платформе. Хуже она подходит тем, кто встроен в ежедневную работу школы, подчиняется её графику и руководит другими.
✅ Преподаватели и авторы курсов. Ведут занятия по расписанию потока, записывают уроки, готовят материалы. Платить удобно за занятие, модуль или поток. Если автор создаёт для школы уроки и методички, пропишите в договоре, какие права на эти материалы переходят школе.
✅ Кураторы и проверяющие. Сопровождают учеников, проверяют домашние задания, отвечают в чате потока. Здесь хорошо работает оплата за результат: за ученика в группе, проверенную работу или закрытый поток.
✅ Методисты, дизайнеры, монтажёры, технические специалисты. Работают проектно: собрать программу, смонтировать уроки, настроить курс на «Геткурсе» или другой платформе. Для таких задач самозанятость — естественный формат.
❌ Администратор, ассистент руководителя, руководитель отдела заботы. Работают каждый день по графику школы, подчиняются внутренним правилам, часто руководят другими. Это признаки трудовых отношений — таких людей надёжнее оформлять по трудовому договору.
❌ Менеджеры по продажам. Если у менеджера фиксированная смена, ежемесячный оклад и руководитель отдела продаж, со стороны это выглядит как обычный сотрудник. А если он продаёт курсы школы по агентскому договору, работать с ним как с самозанятым нельзя вовсе: посредническая деятельность под налог на профессиональный доход не подпадает.
Чем самозанятые удобны школе и где проходит граница
Главный плюс — деньги и гибкость. За сотрудника по трудовому договору школа платит страховые взносы сверху к зарплате — у большинства компаний это около 30%, у малого бизнеса часть зарплаты облагается по сниженной ставке. Добавьте отпуска, больничные и кадровый учёт. Самозанятый платит налог сам — 6% с доходов от компаний и ИП, школа сверху ничего не доплачивает.
Пример. На время потока школе нужны 10 кураторов, каждому — 40 000 рублей в месяц. По трудовым договорам это 400 000 рублей зарплаты и ещё около 120 000 рублей взносов. С самозанятыми кураторами школа платит 400 000 рублей, а налог каждый платит со своего дохода сам. Когда поток закончится, никого не нужно увольнять — просто не будет новых заданий.
Граница — в том, как устроена работа. Налоговая смотрит не на название договора, а на фактические отношения. Настораживает, если исполнитель:
раньше был вашим сотрудником — с бывшими работниками нельзя работать как с самозанятыми два года после увольнения;
получает фиксированный оклад, который не зависит от объёма работы;
работает по графику школы, отпрашивается и уходит в отпуск по согласованию;
годами работает только на школу и занимает постоянную должность, как сотрудник.
Есть ограничения и со стороны исполнителя: доход самозанятого — не больше 2,4 млн рублей в год. А если куратор со временем стал руководить другими кураторами, это уже должность, а не разовая услуга.
По моим наблюдениям, небольшие школы ошибаются не в договоре, а в привычках. Куратору пишут «ты у нас с понедельника по пятницу с десяти до семи», платят одну и ту же сумму каждый месяц и зовут на планёрки. Через полгода такой куратор ничем не отличается от сотрудника.
Проще сразу договориться о результате: сколько учеников ведёт куратор, сколько работ проверяет и сколько за это получает. Тогда и оплату считать легче, и вопросов у налоговой меньше.
Как подключить самозанятого исполнителя: пять шагов
Шаг 1. Проверьте статус. Попросите у исполнителя ИНН и проверьте его в сервисе налоговой «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход». Если статуса нет, выплата будет считаться обычным доходом физического лица, и школе придётся удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и заплатить взносы.
Шаг 2. Заключите договор. Удобнее один рамочный договор на оказание услуг на всё время сотрудничества, а объём работ фиксировать отдельными заданиями — на поток, модуль или месяц. В договоре опишите результат, а не процесс: провести 12 занятий, проверить до 150 домашних работ, сопровождать группу до 30 учеников.
Шаг 3. Выдайте задание. В задании — что сделать, в какие сроки и сколько это стоит. Кураторам удобно ставить задание на поток: группа, даты, ставка за ученика или проверенную работу.
Шаг 4. Подпишите акт. Когда поток или месяц закрыт, стороны подписывают акт: что сделано и на какую сумму. Акт — основание для оплаты и подтверждение, что работа выполнена.
Шаг 5. Получите чек. После оплаты самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» на название школы и её ИНН. Без чека выплату не получится учесть в расходах.
Как выстроить ежемесячные выплаты команде
Пока в школе три преподавателя, выплаты можно делать вручную. Когда исполнителей 20–30, ручной режим съедает несколько дней в месяц: собрать объёмы, пересчитать ставки, отправить переводы, дождаться чеков, разложить документы по папкам. Вот порядок, который помогает не утонуть.
Договоритесь о единице оплаты. Для каждой роли — своя: занятие для преподавателя, ученик или проверенная работа для куратора, модуль для методиста. Чем понятнее единица, тем меньше споров при расчёте.
Ведите одну ведомость. Одна таблица на поток или месяц: исполнитель, роль, объём, ставка, сумма. Данные берите из платформы — число учеников, проверенных работ и проведённых занятий там обычно уже есть.
Закрывайте период в один день. Например, до 3-го числа кураторы подтверждают объёмы, 5-го школа подписывает акты и отправляет выплаты. Когда у команды есть понятный календарь, вопросов «а когда деньги» становится заметно меньше.
Храните документы вместе. Договор, задания, акты и чеки по каждому исполнителю должны лежать в одном месте — в общей папке или в сервисе для работы с самозанятыми. Если налоговая запросит документы, их не придётся собирать по чатам и почте.
Такой порядок нужен не только для налоговой. Кураторы, которые получают деньги в один и тот же день и без напоминаний, реже уходят в соседнюю школу посреди потока.
Небольшим школам чаще всего не хватает не денег, а понятного порядка. Владелец сам считает выплаты по ночам в таблице, сам переводит деньги двадцати кураторам и потом неделю собирает чеки.
Когда у команды есть календарь закрытия, одна ведомость и все документы лежат в одном месте, месяц закрывается не за несколько дней, а за пару часов. Освободившееся время лучше потратить на учеников и новый поток.
Частые ошибки онлайн-школ в работе с самозанятыми
❌ Платить переводом без договора и чека. Такие выплаты не учесть в расходах, а при проверке их придётся объяснять.
❌ Платить одинаковую сумму каждый месяц. Фиксированный оклад без привязки к объёму — один из главных признаков трудовых отношений.
❌ Переводить сотрудников в самозанятые. Уволить куратора и на следующий день заключить с ним договор как с самозанятым не получится — ограничение действует два года.
❌ Не проверять статус перед выплатой. Исполнитель мог сняться с учёта или превысить лимит дохода. Тогда выплата становится обычным доходом, с которого школа должна удержать НДФЛ и заплатить взносы.
❌ Не сверять чеки с выплатами. Если чек не пришёл сразу после оплаты, через месяц его уже не найти, а вместе с ним теряется подтверждение расходов. Сверяйте чеки в тот же день, когда закрываете период.
Когда пора оформлять трудовой договор
Самозанятость подходит не всем и не навсегда. О трудовом договоре стоит задуматься, если человек:
больше года работает только на школу и занят полный день;
руководит другими кураторами или преподавателями;
отвечает за процесс, а не за результат: «следит за качеством», «ведёт отдел заботы»;
должен быть на связи по графику школы.
Обычно трудовые договоры заключают с ядром команды — руководителем кураторов, методистом, администратором. А преподаватели, кураторы потоков и проектные специалисты продолжают работать как самозанятые: так школа сохраняет гибкость и не раздувает постоянные расходы.
Чек-лист для владельца онлайн-школы
Разделите команду на две группы: кто выполняет задачи с понятным результатом и кто встроен в ежедневную работу школы.
С первой группой работайте по рамочному договору, с заданиями на поток и оплатой за результат.
Перед каждой выплатой проверяйте статус самозанятого.
Не платите фиксированный оклад и не требуйте работать по графику.
Не переводите бывших сотрудников в самозанятые раньше чем через два года после увольнения.
Закрывайте период в один день: объёмы, акты, выплаты.
По каждой выплате получайте чек и храните его вместе с договором и актом.
Ядро команды, которое работает полный день и руководит другими, оформляйте по трудовому договору.