К 2030 году спрос на удалённую работу вырастет на 30%. При этом удалённым сотрудникам труднее, чем офисным, интегрироваться в культуру компании. Без чëткой системы онбординга новички дольше вникают в особенности работы, испытывают стресс и могут быстро уйти. Разобрались с руководителями HR-агентства «Давай Найдëм», как провести адаптацию фрилансеров, чтобы они результативно работали и чувствовали себя комфортно в команде.
Что такое онбординг для фрилансера
Онбордингом называют все мероприятия для адаптации сотрудников. Если процесс пройдëт успешно, тогда:
Новички быстрее вольются в коллектив, начнут разбираться в процессах и пройдут испытательный срок.
Снизится текучка. В организациях, где продуман онбординг, остаётся на 50% больше специалистов, чем там, где отсутствует система адаптации.
Повысится производительность. Сотрудникам будет проще понять, на что в работе обратить внимание и куда направить усилия в первую очередь.
Новичок начнёт общаться с коллегами, станет полноценной частью коллектива.
Адаптация на фрилансе и в офисе протекает по-разному. В офисе новичок вживую знакомится с коллективом, корпоративными порядками и рабочими процессами под руководством HR или наставника. На фрилансе человек обычно сам изучает требования заказчика, вникает в проект и налаживает коммуникацию.
Как правило, адаптация фрилансеров и офисных сотрудников отличается:
По формату взаимодействия. Фрилансеры используют видеозвонки и облачные ресурсы. Офисные сотрудники видят команду каждый день, ходят на тренинги и неформальные встречи.
По процессам. Фрилансеры работают над конкретными проектами, а для офисных сотрудников процесс адаптации более структурированный, есть чёткие этапы.
По ожиданиям. От фрилансеров ждут, что они будут независимыми. Офисным сотрудникам оказывают больше поддержки.
По культуре компании. Фрилансерам сложнее вписаться в корпоративную культуру, так как они видят коллег только онлайн. А офисные сотрудники взаимодействуют друг с другом вживую, им проще.
По обратной связи. Фрилансерам её дают на основе завершëнных проектов. У офисных сотрудников проходят регулярные встречи с руководителем, аттестации, оценки производительности.
Но и на фрилансе можно и нужно организовывать целенаправленный онбординг. Разберёмся, как это делать.
Как определить цели онбординга и их достижение
Чтобы разработать программу онбординга, нужно понять, какие результаты хочет получить компания. Например, чтобы менеджер по продажам уверенно общался с клиентами и закрывал пять сделок в день. Также важно определить этапы, которые предстоит пройти новичку с учётом его индивидуальных особенностей. Например, интровертам потребуется больше времени для адаптации, а люди с большим опытом привыкнут к новой работе быстрее.
Фрилансеры сталкиваются с рядом проблем в процессе адаптации, особенно если перед этим они долго работали в офисе. Им сложно самостоятельно управлять проектами, задачами, сроками. Когда работа становится более изолированной, возникает чувство одиночества, потому что в офисе можно подойти к коллегам и обсудить рабочие вопросы. В удалённом формате предполагается, что ты можешь позвонить или написать другим сотрудникам, но это уже не то.
Обычно первые пару месяцев новички находятся на испытательном сроке. Как раз в это время и проходит онбординг: сотрудник разбирается с задачами, а компания учит его эффективно выполнять работу. Чтобы понять, достигает ли онбординг своих целей, нужно определить показатели эффективности на время испытательного срока. Например, доволен ли сотрудник местом, где теперь работает, насколько быстро выполняет задачи и нашёл ли близких по духу коллег.
Чтобы оценить успешность онбординга, можно использовать такие метрики:
Время до полной продуктивности по сравнению с аналогичным показателем для опытных сотрудников.
Уровень удовлетворëнности. Чтобы его понять, проводите опросы или анкетирование.
Процент новых сотрудников, которые остались в компании спустя полгода или год.
Уровень вовлечённости: активно ли сотрудники участвуют в жизни компании и взаимодействуют с коллегами.
Обратная связь от наставников.
Процент сотрудников, которые успешно завершили онбординговую программу.
Оценка навыков и знаний до и после онбординга. Чтобы их проверить, используйте тесты и оценочные задания.
Количество вопросов и запросов на помощь от сотрудника в период адаптации.
Какие методы и инструменты онбординга использовать при работе с внештатниками
Руководитель отдела совместно с наставником продумывают и составляют стажëру список задач — на день, неделю, месяц. В плане отмечают задачи с жëстким дедлайном или примерным сроком. Затем выбирают приёмы адаптации, которые подходят для новичка.
Приветственный пакет. Это материалы о компании, обязанностях новичка, корпоративных правилах и ответы на частые вопросы. Чтобы познакомиться с коллегами и офисом, можно снять видеоролик. Иногда к этому добавляют мерч: простую welcome-открытку, футболку, блокнот. Сотруднику будет приятно, и его лояльность к компании повысится.
Чек-листы. В них перечисляют все, что нужно освоить человеку во время адаптации. Например:
Какие программы нужно изучить новичку.
В каких активностях поучаствовать.
Какие доступы получить.
Какие задачи выполнить.
Наставничество. Опытный сотрудник помогает новичку адаптироваться, объясняет рабочие процессы, инструменты и корпоративную культуру, а также помогает установить контакты с коллегами. Так новый сотрудник быстрее освоится, будет испытывать меньше стресса и покажет более высокие результаты.
Система обратной связи. Чтобы понимать, как человек справляется с задачами, комфортно ли ему и хочет ли он работать дальше, нужно регулярно получать обратную связь. Вот несколько способов это сделать:
Организовать интервью, пообщаться один на один.
Сделать виртуальные ящики для предложений.
Просто поговорить во время перерыва.
Корпоративная база знаний. Поможет оптимизировать рабочие процессы и упростить доступ работника к необходимой информации. В базе знаний должны быть:
Инструкции и процедуры.
Ответы на часто задаваемые вопросы.
Политика компании.
Шаблоны и образцы документов.
Обучающие материалы.
Техническая документация.
Отзывы и оценки сотрудников.
Внутренние тесты компании.
Неформальное общение с командой. Для этого можно организовать чат неформального общения, где коллеги делятся своими новостями, радуются друг за друга и поддерживают. В некоторых организациях для знакомства с новичком проводят welcome-вечеринку или тимбилдинг.
Чтобы улучшить процесс онбординга, важно подготовить программу. Описать в ней, что будет проходить сотрудник, цели, все организационные процессы, корпоративную культуру, ключевые показатели.
Во время адаптации нужно давать конструктивную обратную связь без негатива. Это будут встречи с наставником для обсуждения прогресса, ответов на вопросы и обсуждения проблем. Важно поощрять, подмечать положительные моменты.
И постепенно будет происходить интеграция в команду, будут проходить командные мероприятия, например, еженедельные встречи и иногда — корпоративы.
Чтобы человек легче адаптировался, можно использовать разные инструменты. Собрали их в таблице.
Инструменты | Для чего нужны | Примеры |
Планировщики задач | Позволяют расставлять приоритеты, отмечать время, которое уходит на выполнение заданий, грамотно организовывать процессы. | |
Онлайн-календари | В веб-календарях фиксируют планы на день. Если компания подключает тариф с расширенным функционалом, здесь можно проводить видеоконференции, вести корпоративный календарь, работу над совместными проектами. | |
Платформы для обучения | Для повышения квалификации сотрудников. Есть сервисы с готовыми программами, на некоторых можно создавать свои курсы. | |
Приложения для онбординга | Для оптимизации и автоматизации найма. Можно подбирать, обучать, оценивать персонал, продумывать стратегию развития, настраивать коммуникации. | |
Сервисы для коммуникации | Для оперативной связи, обучения и командного взаимодействия. | |
Обмен файлами и совместная работа | Для хранения файлов и совместного редактирования документов. |
Во время онбординга используйте все технологии, которые помогут новому сотруднику адаптироваться плавно и без стресса: онлайн-платформы, интерактивные тренинги, видео, вебинары. Можно отправлять ссылки или бесплатные обучения, материалы, чтобы каждый член команды постоянно совершенствовался.
Как на онбординг влияет корпоративная культура компании
Корпоративная культура — это ценности, нормы, традиции и правила, которые определяют поведение и общение в организации. Корпоративная культура помогает сформировать атмосферу, влияет на мотивацию персонала и их вовлечëнность в работу. Вот что в неё входит.
Видение и миссия. Они направляют деятельность компании в нужное русло и обеспечивают достижение целей.
Общие ценности и командный дух. Когда люди чувствуют себя командой, они поддерживают друг друга и получают более высокие результаты.
История бренда. У каждой компании есть история, непохожая на другие. Важно, чтобы сотрудники её знали и чувствовали свою принадлежность к чему-то глобальному.
Как корпоративная культура влияет на адаптацию:
Когда новичок понимает и разделяет ценности и нормы компании, ему проще наладить отношения с коллегами и руководством.
Помогает снизить стресс, который возникает у новых сотрудников, т.к. чëткие правила и ожидания уменьшают неопределëнность.
Если ценности компании совпадают с личными убеждениями, человек чувствует себя комфортно и уверенно, повышается его продуктивность.
Познакомить фрилансеров с корпоративной культурой можно несколькими способами.
Виртуальные сессии. Проводите онлайн-вебинары, на которых будете рассказывать о миссии, ценностях и истории компании. Создайте информационную базу: подготовьте брошюры, видео, инфографику по теме.
Кураторство. Наставник поможет понять культуру компании и ответит на вопросы.
Интерактивные мероприятия. Организовывайте игры и конкурсы. Обсуждайте проекты, делитесь успехами, говорите о корпоративных ценностях в контексте текущих задач.
Важно создавать атмосферу открытости, когда сотрудники могут задавать вопросы руководству и коллегам, делиться своим мнением, предлагать идеи. Так они почувствуют себя частью команды, и их вовлечëнность повысится.
Что предусмотреть в процессе адаптации сотрудников-фрилансеров
Работа по адаптации начинается ещë до первого рабочего дня и включает знакомство с корпоративной культурой и рабочими процессами. На каждом этапе — от первого дня до завершения испытательного срока — важно поддерживать новичка, давать обратную связь, чтобы он чувствовал себя частью команды и эффективно выполнял задачи. Далее рассмотрим основные этапы и что на них делать.
До первого рабочего дня
Фокус: подготовка к работе.
HR составляет план адаптации, а команде сообщает о новом человеке. Сотруднику отправляют приветственное письмо, в котором обозначают период испытательного срока, контакты руководителя, ключевых сотрудников и HR-отдела. Также новичку дарят приветственный набор.
Непосредственный руководитель заботится о том, чтобы были решены технические вопросы: даëт явки-пароли, чек-листы, инструкции.
Первый день
Фокус: знакомство с компанией и коллективом.
Новичок знакомится с коллегами, обязанностями и регламентами. Важно чëтко определить задачи на время онбординга и показать подчинённому план адаптации.
Руководитель добавляет нового человека в общий чат и представляет его команде. А также знакомит с нужными сервисами, рассказывает, как предстоит работать и назначает еженедельные встречи. Например, SMM-специалисту стоит объяснить, когда отправлять ТЗ дизайнеру и по каким дням выкладывать посты.
А ещё нужно познакомить новичка с наставником. Тот введёт в курс дела и поможет расставить приоритеты. Важно сказать, что человек может писать ментору по любым вопросам.
Первая неделя
Фокус: знакомство с рабочими процессами и задачами.
Важно сопровождать сотрудника в рабочих процессах: корректировать отклонения от плана и помогать исправлять ошибки. Нужно понимать, что знания и навыки у соискателя будут формироваться и накапливаться постепенно, а ошибки допустимы. Чтобы их было меньше, следует определить понятные и очевидные ключевые показатели эффективности. Например, не «быстро обрабатывать заявки», а «обрабатывать пять заявок в день».
Также нужно уделить внимание обучению:
Провести адаптационную встречу.
Рассказать о корпоративных курсах и составь стратегию по их изучению.
Познакомить с социальными клубами в компании. Например, пригласить присоединиться к игровым вечерам.
В это время нужно провести, чтобы рассказать новичку о целях компании и о том, как его работа повлияет на общее дело.
Первый месяц
Фокус: вливаемся в рабочий процесс.
Весь месяц важно поддерживать связь с подчинённым: хвалить за успехи, давать конструктивную критику, подсказывать, что и как улучшить. Стоит интересоваться и мнением новичка — что нравится и не нравится в компании и в организации работы.
На этом этапе важно проводить регулярные встречи:
С руководителем, чтобы обсудить дальнейшие планы, цели и KPI, изменение зарплаты, если это оговаривалось.
С опытными коллегами, чтобы новый сотрудник обменялся с ними опытом и идеями.
С эйчаром, чтобы он рассказал о дополнительных возможностях в компании: компенсации обучения, корпоративном психологе, участии в конференциях.
Через два-три месяца
Фокус: подводим итоги онбординга.
Спустя пару месяцев можно объективно оценить профессиональные качества новичка, его потенциал для продвижения по карьерной лестнице, потребность в поддержке или обучении. Нужно организовать собрание с HR-менеджером и руководителем, чтобы провести рефлексию по проделанной работе, поставить цели и определить ключевые показатели эффективности.
Когда мы принимаем рекрутеров в агентство, до начала работы созваниваемся с видео, знакомимся, рассказываем об условиях работы.
Если мы нанимаем человека, начинается процесс адаптации. Мы предоставляем обучающие ресурсы, обсуждаем план работы, задачи, сроки, KPI. Во время работы даём обратную связь. Если видим, что что-то получается, хвалим сотрудника для дополнительной мотивации. Если замечаем недочёты, сначала говорим о плюсах, а потом подсказываем, что скорректировать. Через неделю-две добавляем сотрудника в общий чат.
После такого онбординга фрилансер чувствует себя комфортно, он понимает задачи и не стрессует. А это повышает вероятность успешного сотрудничества.
Чек-лист: как помочь новому сотруднику адаптироваться в компании
Мы подготовили чек-лист по ключевым периодам адаптации, чтобы вы могли держать под контролем каждый этап создания онбординга. Скачивайте и используйте в работе.
