Когда организация или ИП часто сотрудничает с самозанятыми, налоговая может поинтересоваться, всё ли законно — запросить письменные пояснения, документы или вызвать в инспекцию. С юристом Ольгой Ткач рассказываем, что в таком случае делать.
Кто и когда может проверить работу с самозанятыми
Есть несколько ведомств, которые проверяют, нет ли нарушений в работе с физлицами.
Налоговые инспекции. Работа с самозанятыми интересует инспекторов, потому что так работодатели могут уклоняться от обязанностей НДФЛ-агентов и от уплаты страховых взносов. Проверяющие могут приезжать к ИП и компаниям, запрашивать пояснения и документы, вызывать в инспекцию, чтобы задать вопросы лично. У налоговой есть соглашение с Рострудом об обмене информацией о нарушителях и договорённость проводить совместные проверки.
Государственные инспекции труда (ГИТ) — региональные подразделения Роструда. Сотрудничество с самозанятыми они проверяют, потому что за договором ГПХ могут скрываться трудовые отношения. Если самозанятый по факту работает как штатный сотрудник, значит, его права нарушены — он не получает отпускные, больничные, повышенную оплату за переработки и другие гарантии от работодателя.
Прежде чем принять решение о проведении проверки, инспекторы оценивают риски сотрудничества с самозанятыми. В частности, под прицел попадают компания или ИП, если они:
работают более чем с 35 самозанятыми;
сотрудничают с ними больше трёх месяцев;
выплачивают каждому исполнителю в среднем более 35 000 рублей в месяц и выплата составляет от 90% дохода самозанятого.
При проверке трудовые инспекторы могут беспрепятственно заходить на территорию, запрашивать документы и пояснения, выдавать предписания об устранении нарушений, штрафовать, направлять материалы в суд для привлечения к ответственности.
Генпрокуратура и её подразделения. Проверяют, когда поступают жалобы о нарушении закона, например, от работников или контрагентов. Также могут назначить проверку, если сами получат информацию из открытых источников. Прокуратура может запрашивать документы или приезжать лично. В проверке могут участвовать представители других госорганов, например, трудовые инспекции.
Межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. В них входят представители региональных властей, налоговой службы, Роструда, Социального фонда, объединений работодателей и профсоюзов. Например, они занимаются ситуациями, когда за сотрудничеством с самозанятым скрываются трудовые отношения.
У комиссии нет права проверять и штрафовать. Она собирает и анализирует информацию о работодателях, сообщает о подозрительных моментах в трудовую инспекцию. Благодаря этому инспекторы могут прийти к работодателю хорошо подготовленными, точно зная, что проверять.
Что делать, если налоговая вызывает в инспекцию
Вы получите уведомление о вызове руководителя или ИП для дачи пояснений по работе с самозанятыми. В нём будет указано, куда и когда прийти, по какому вопросу. Если приглашают в инспекцию просто по телефону или письменно, но в свободной форме, попросите прислать уведомление о вызове. На неофициальные приглашения вы не обязаны откликаться.
Что делать. Предупредите самозанятого, что по вашему сотрудничеству проводится проверка. Налоговая тоже может вызвать его для дачи пояснений. Проверьте ещё раз, действительно ли в вашем договоре нет признаков трудовых отношений.
Как отвечать. Для устных пояснений не обязательно идти именно директору или ИП. Это может быть любой представитель с доверенностью, например, бухгалтер или юрист. На встречу можно взять подтверждающие документы и любые записи, которые помогут отвечать.
Вот примеры вопросов, которые может задать налоговая:
Заказчику | Самозанятому |
Как вы находите самозанятых для сотрудничества, где размещаете объявления и вакансии? | Какие работы вы выполняли для компании? |
Как происходит процесс отбора кандидатов? | Какое образование у вас есть и как оно связано с работой, которую вы выполняли? |
Кто контролирует выполнение работы самозанятым? | По чьей инициативе вы зарегистрировались в качестве самозанятого? |
Какие условия оплаты работы самозанятого? | В какой форме вы взаимодействовали с компанией? Приходили ли в офис или работали удалённо? |
Самозанятый работает с вами постоянно? | Для чего вы приезжали в офис? |
Какие инструменты и материалы используют самозанятые при выполнении работы? | Кто ваш непосредственный руководитель? С кем вы согласовывали выполнение работы? |
Как осуществляется взаимодействие с самозанятым? | Были ли у вас обязанности подчиняться каким-либо указаниям или распоряжениям руководства? |
Какой график работы у самозанятого? | От чего зависит размер вашей оплаты за работу? |
Как часто вы получали оплату за выполненную работу? | |
Как вы рассчитывали свои расходы на выполнение работы и кто их покрывал? | |
Какая ответственность была предусмотрена за невыполнение работы? |
Вопросы на первый взгляд простые, но с подвохом. Подготовить ответы поможет статья «Договор и акт с самозанятыми: как составлять, чтобы защититься от проблем с налоговой».
Иногда вопросы налоговой могут быть поставлены так, чтобы подвести к опредёленному ответу. Если вопрос кажется вам двусмысленным или подозрительным, не спешите отвечать сразу, попросите уточнить или переформулировать.
Отвечайте чётко на поставленный вопрос, не давайте лишней информации. Лучше заранее подготовить ответы с юристом или налоговым консультантом.
Что делать, если налоговая требует письменные пояснения
Вы получите требование предоставить пояснения по взаимоотношениям с самозанятыми. В нём будет ссылка на пункт Налогового кодекса с причиной, по которой вы получили этот запрос, и срок, в течение которого нужно дать ответ.
Что делать. Проверить документы по самозанятому и подготовить аргументированный письменный ответ о том, что ваше сотрудничество — не трудовые, а гражданско-правовые отношения.
Как отвечать. Составьте пояснения в свободной форме. К ним можно приложить подтверждающие документы — копии договоров и актов с самозанятыми. Отправить ответ в налоговую можно в электронном или бумажном виде. Ниже — пример пояснений в налоговую по поводу подозрений в трудовых отношениях.
Что делать, если налоговая требует документы
Вы получите требование предоставить документы. В нём будет указано, куда их передать, каким способом и в какой срок. Налоговая может запросить документы за любой период, а не только за 3 последних года. По самозанятым обычно запрашивают договоры и акты, но могут и любую другую информацию.
Что делать. Сообщите самозанятому, что по нему проводится проверка документов. Они должны у вас совпадать, если налоговая запросит их и у исполнителя.
Если видите, что не успеваете подать документы в срок, указанный в требовании, можно сделать запрос на продление. Для этого не позднее следующего дня отправьте в налоговую уведомление, укажите в нём причину, по которой нужно больше времени на передачу документов и когда сможете их подать.
Уведомление можно подать в инспекцию любым способом: в бумажной форме лично, через представителя с доверенностью, через сервисы электронного документооборота или личный кабинет налогоплательщика.
Ответ придёт в течение двух дней. Инспекция может отказать в продлении сроков без объяснения причин, поэтому лучше сразу же заняться документами. Если каких-то нет в наличии, попросите самозанятого прислать их вам ещё раз.
Как отвечать. Если документы от самозанятого оформлены на бумаге, в инспекцию можно подать их копии или сканы. Электронные документы нужно передать через сервисы ЭДО или личный кабинет налогоплательщика, для этого нужна КЭП. Бумажные копии — лично, почтой или через представителя с доверенностью. Для этого сделайте на них заверительную надпись, то есть укажите:
ИП или должность того, кто заверяет копии;
фамилию и инициалы заверяющего;
количество листов цифрами и прописью;
дату заверения.
Заверьте копии подписью руководителя или ИП и печатью, если она есть.
Подавать документы в налоговую инспекцию нужно с сопроводительным письмом. Укажите в нём дату и номер требования от налоговой, общее количество листов копий и список передаваемых документов. Если их много, можно сделать отдельную опись и приложить к письму.
