Самозанятый не выдал чек юридическому лицу: что делать в таком случае организации

Чек от самозанятого подтверждает расходы компании и снижает её налоги. Особенно важно его получить, если услуги оказывает исполнитель без статуса ИП. Расскажем, как быть, если самозанятый не выдал чек юридическому лицу или аннулировал его и чем это грозит. Разобраться в теме помогла юрист Ольга Ткач.

Обязательно ли самозанятому отправлять чек

Когда самозанятый получает оплату за услуги, то должен зафиксировать доход на сайте или в приложении «Мой налог» и отправить сформированный чек заказчику. Передать чек можно любым удобным способом — переслать в виде картинки или ссылки в мессенджер или на почту, распечатать на бумаге и отправить в конверте, предложить отсканировать QR-код с экрана телефона.

Сделать это самозанятому нужно в такие сроки:

• В тот же день, когда поступила оплата от заказчика, если тот перевёл деньги с расчётного счёта или электронного кошелька, расплатился наличными или корпоративной картой через POS-терминал — устройство для приёма платежей.

• Не позднее 9-го числа следующего месяца при прочих безналичных расчётах, например, если заказчик пришёл в отделение банка и оплатил услуги через операциониста.

Акт выполненных работ и счёт на оплату не заменяют чек от самозанятого. Акт только подтверждает, что исполнитель выполнил условия договора и у сторон нет претензий друг к другу. Счёт — не обязательный документ, его выписывают для удобства и используют в качестве основания для оплаты.

Если самозанятый не сформировал чек, значит, не выполнил свою основную обязанность — не передал в налоговую службу информацию о доходах для расчёта налога. За невыдачу чека штрафуют на 20% от суммы расчёта. Если в течение шести месяцев после этого нарушение повторится, придётся заплатить 100% от суммы расчёта.

Например, самозанятый дизайнер Андрей по заказу компании сделал логотип за 5 500 рублей, 13 мая получил оплату, но забыл про чек. Через два месяца заказчик пожаловался в налоговую. По результатам проверки на Андрея наложили штраф 1100 рублей — 20% от суммы и прислали требование уплатить налог на 330 рублей. Плюс к этому Андрей заплатит пени, потому что срок уплаты налога уже прошёл. За каждый день просрочки ему насчитают 1/300 ключевой ставки Центробанка от неуплаченного налога.

Последствия для организации, если самозанятый не предоставил чек

Что грозит компании, зависит от того, как оформлен исполнитель — самозанятое физлицо или самозанятый ИП.

Если исполнитель — физлицо. В зависимости от причины, по которой самозанятый не выдал чек, у организации-заказчика могут быть такие проблемы:

• не получится учесть эту сумму в расходах, а значит придётся заплатить больше налогов;

• появится обязанность уплатить страховые взносы и НДФЛ как по обычному физлицу, а это дополнительные затраты организации;

• суммы налогов и взносов по исполнителю надо включить в отчёты, а если уже отчитались, то сделать их корректировки — это нагрузка на бухгалтерию;

• налоговая инспекция начислит пени и назначит штраф, если налоги и взносы вовремя не уплачены в бюджет.

Если стоимость услуг учесть в расходах без чека самозанятого, есть риск, что это обнаружат налоговые инспекторы при проверке документов. Тогда они посчитают такие расходы неподтвержёнными и доначислят налоги. Их нужно будет уплатить вместе с пенями за просрочку оплаты и сдать корректирующую декларацию.

Если исполнитель — ИП. В этом случае отсутствие чека не так критично, как у самозанятого физлица: индивидуальные предприниматели сами платят за себя налоги и страховые взносы. Но без чека у заказчика не получится подтвердить расходы, на которые можно уменьшить доходы и заплатить меньше налогов.

Ольга Ткач Юрист для онлайн-бизнеса

Акт и платёжное поручение не заменят чек от плательщика НПД. Чек — это самый главный документ, который подтверждает сотрудничество организации или ИП с самозанятым и позволяет учесть в расходах оплату его услуг. Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, но без чека учесть такие расходы не получится.

Что делать, если самозанятый не предоставил чек

Как действовать, зависит от причины, по которой вы не получили чек.

Исполнитель потерял статус самозанятого

Если деньги выплачены, а чека нет, проверьте, есть ли у исполнителя статус самозанятого в сервисе налоговой: в первую строку введите его ИНН, а во вторую — дату вашей оплаты. Затем нажмите «Найти».

Если исполнитель — физлицо. После утраты статуса самозанятого ваша оплата считается выплатой обычному физлицу, с которым заключили гражданско-правовой договор на оказание услуг. Вот что нужно сделать в этом случае.

Шаг 1. На дату выплаты рассчитайте НДФЛ, перечислите его в налоговую.

Шаг 2. Сумму выплаты и удержанный налог включите в расчёт по форме 6-НДФЛ. Например, если заплатили деньги в июле, это войдёт в отчёт за 9 месяцев, который сдают до 25 октября текущего года.

Шаг 3. Удержите НДФЛ со следующей выплаты исполнителю, если продолжаете с ним сотрудничать. Если больше с ним не работаете и до конца года удержать не получится, сумму дохода и неудержанного налога покажите в годовом отчёте 6-НДФЛ в разделе 4 приложения №1, который сдают до 25 февраля следующего года.

Штрафа за то, что не удержали и не перечислили в срок НДФЛ, можно избежать. Для этого отразите информацию о доходах и налоге с выплат бывшего самозанятого в отчёте 6-НДФЛ, вовремя его сдайте и уплатите налог до того, как налоговые инспекторы обнаружат нарушение сроков.

Шаг 4. Начислите страховые взносы по единому тарифу, как по штатному работнику — 30% от суммы выплаты или по пониженной ставке. Заплатите их. Взносы от несчастных случаев не начисляйте: это нужно, только если вы вписали такое условие в договор гражданско-правового характера с физлицом.

Шаг 5. Начисленные суммы по бывшему самозанятому включите в расчёт страховых взносов и персонифицированные сведения о физлицах.

Шаг 6. Сдайте в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1, его сдают по всем физлицам, с которыми заключили трудовой или гражданско-правовой договор. В графе 2 укажите дату начала и окончания договора.

Чтобы подстраховаться от таких затрат в будущем, включите в договор с самозанятым условия о том, что исполнитель обязуется:

1. Сразу предупредить заказчика, что потерял право на НПД.

2. Компенсировать расходы, которые понесёт заказчик.

Если исполнитель — ИП. Тут всё проще: платить налоги и отчитываться не придётся. Если ИП теряет право на самозанятость, то обычно меняет налоговый режим на другой, например, на упрощёнку. К прежнему договору ГПХ можно составить дополнительное соглашение: прописать в нём смену налогового режима исполнителя и убрать пункт про обязанность предоставлять чек.

Исполнитель не пробил чек

Если вы оплатили работу, а самозанятый забыл про чек, свяжитесь с ним и объясните, какие неприятности будут у вашей компании: доначисление страховых взносов, пени от налоговой, корректировки отчётов. Напомните, что за непробитые чеки есть штраф для самозанятых — 20% от суммы, которую он получил от заказчика.

Попросите исполнителя выдать чек датой вашей оплаты. В приложении «Мой налог» и его веб-версии при формировании чека самозанятые могут указывать фактическую дату платежа, даже если она уже прошла. Сумма налога за месяц, в который внесли ещё один доход, пересчитается автоматически.

Если доводы не помогли и чек вы не получили, можете подать жалобу на сайте налоговой. В электронной форме «Иные обращения»:

1. Выберите территориальный налоговый орган.

2. Заполните название вашей компании, ФИО и должность руководителя, контактный телефон.

3. В поле «Содержание обращения» кратко опишите ситуацию с самозанятым, укажите его данные.

4. В поле «Вложить файлы» приложите сканы договора с самозанятым, акта, платёжного поручения, счёта или другие документы, подтверждающие сотрудничество с исполнителем.

Инспекторы рассмотрят жалобу в течение 30 календарных дней. Вы получите ответ по электронной почте, которую указали в обращении. Налоговая проведёт проверку и, если есть нарушение, оштрафует самозанятого.

Что делать, если самозанятый потерял статус задним числом

Бывает, что исполнитель прислал чеки, а потом налоговая выяснила, что он нарушил условия применения НПД. Тогда его регистрацию в качестве самозанятого аннулируют с даты нарушения, задним числом. То есть на дату формирования чеков исполнитель по факту уже потерял статус самозанятого.

Например, Василий сотрудничал с ООО «Август» как самозанятый. Организация выплатила ему вознаграждение по договору 15.04.2024 и получила чек. В июле налоговая узнала, что Василий не подходит под критерии самозанятости, т.к. 30.03.2024 его сняли с учёта. Организация о нарушении ничего не знала, но получилось, что в день выплаты это был не самозанятый, а просто физлицо.

В этом случае заказчик при расчёте налога всё равно может учесть расходы в виде оплаты услуг такого исполнителя. Главное, чтобы был чек.

Ольга Ткач Юрист для онлайн-бизнеса

Когда организация платит обычному физлицу, она обязана удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы и перечислять их государству. Если самозанятого сняли с учёта задним числом, на заказчика не будут наложены штрафы за неуплату НДФЛ и страховых взносов. Но обязанность перечислить налоги и взносы за физлицо с организации никто не снимал, даже при наличии чека.

Что делать, если исполнитель аннулировал чек

В приложении «Мой налог» или в его веб-версии самозанятые могут аннулировать сформированные чеки. Эта функция нужна, если исполнитель неправильно оформил чек или не выполнил работу и вернул деньги заказчику.

Если самозанятый удалил чек по ошибке, восстановить его не получится, только сформировать ещё раз и отправить заказчику.

Если исполнитель аннулирует и не сформирует чек, вы можете об этом и не узнать. Но налоговая при проверке не снимает расходы, учтённые по старому чеку, потому что вины заказчика в этом нет. Если вы узнали об аннулировании, а исполнитель не возвращает деньги и отказывается формировать чек, можно отправить жалобу в налоговую.

Шпаргалка: что делать, если самозанятый не выдал чек

Собрали все ситуации в одной таблице — так вам будет проще сориентироваться при возможных проблемах с чеками.