В 2023 году Skillfactory и сервис развития карьеры «Эйч» провели опрос среди тех, кто работает на удалëнке. 81% респондентов признались, что ненавидят рабочие созвоны: ничего не решается, время уходит, работа стоит, а усталость и напряжение растут. Разобрались с экспертами, как превратить созвоны в инструмент решения задач, а не причину головной боли.
Почему созвоны съедают энергию
По данным того же опроса, 39% удалëнщиков созваниваются с коллегами до 3 раз в день, а 12% людей проводят на видеоконференциях весь рабочий день.
Ниже — основные причины, почему от созвонов мы устаём больше, чем от работы.
Внутренние причины
Учëные из Стэнфорда ввели термин «зум-усталость» — психическое напряжение, которое похоже на депрессию: теряется концентрация, появляются рассеянность, проблемы со сном и хронический стресс. Вот почему возникает это состояние.
Снижается физическая активность. Чтобы лучше справляться с задачами, человеку нужно двигаться. Но на созвоне приходится подолгу сидеть и смотреть в одну точку.
Увеличивается нагрузка на мозг. В личном общении человек считывает и посылает невербальные сигналы. На видеозвонке приходится напрягаться, чтобы распознать, что чувствует собеседник. Допустим, вы говорите коллеге о сдвиге дедлайна, а он молча смотрит в камеру. Вы лихорадочно анализируете: «Он в шоке? Злится? Или просто плохая связь, и он не слышит?» Это огромная нагрузка.
Плюс мешает то, что лица слишком большие для комфортного восприятия, качество связи не всегда стабильное, а ещё отвлекают фоновые факторы, вроде чьих-то котов или соседей с перфораторами.
Постоянно приходится преодолевать страх публичных выступлений. 77% людей не любят выходить на сцену. Но во время традиционного выступления слушатели расслаблены: они могут отвлекаться или делать заметки. А вот на звонке каждый находится в стрессе, как будто он сам всё время спикер.
Увеличивается стресс. Вы слушаете доклад, видите своë лицо в углу экрана и думаете: «Ой, я сегодня плохо выгляжу» или «Надо бы приподнять камеру, у меня второй подбородок виден».
Внешние причины
Созвоны важны, чтобы согласовать задачи, обсудить проект, понять, что происходит в компании, но иногда такие встречи начинают работать против команды. Например, в таких случаях.
На встрече собирается много людей. По данным «Работы.ру», если людям не интересна тема, они просто слушают и занимаются другими делами. Предположим, на еженедельную планëрку приглашают всех, включая стажëров и бухгалтера. Пока руководитель час зачитывает отчёт, дизайнер Денис правит макет, а маркетолог Оля заказывает пиццу на ужин. Активно участвуют в обсуждении только 2–3 человека.
Обсуждение затягивается. Созвон превращается в полуторачасовую болтовню. Люди ходят по кругу, отвлекаются на второстепенные детали, спорят о формулировках, но ни к чему не приходят. Вместо того, чтобы выбрать цвет кнопки на сайте, команда 40 минут спорит о трендах веб-дизайна.
У созвона нет результата. Бывает, команда по три часа обсуждает, что делать, но в итоге все расходятся без решений. Никто не записывает итоги и не знает, кто за что отвечает.
На фрилансе всë просто: я знаю, сколько стоит мой час, и если мы его потратим на пустую болтовню, это тоже будет включено в счëт. На постоянной работе, поскольку у нас стартап и задач на каждого с горочкой, то все очень чëтко распределяют своё время и понимают, что если не будет сделано А, Б и В, то мы не попадëм в сроки, которые хочет видеть инвестор.
Кому-то удобнее размазать созвоны по неделе, другие предпочитают выделять день для созвонов, чтобы в остальное время спокойно работать. Универсальной рекомендации здесь нет. Если распланировать день и скомпоновать задачи, то созвоны не будут мешать, а может быть даже помогут.
Чтобы созвоны проходили быстро и эффективно, главное правило — чёткий план встречи. Если хорошо готовиться к регулярным встречам и не отходить на них от плана, то звонки становятся действительно конструктивными и помогают в работе, а не мешают. А значит, не требуется проводить дополнительные.
Ещё одно правило — визуализация. Если что-то быстрее и проще показать — это нужно сделать. В формате презентации, на интерактивный доске — возможностей много.
И третье — если можно обойтись без созвона один раз, значит стоит подумать, а нужны ли регулярные встречи.
Что делать, если у вас много созвонов
Собрали в таблице общую информацию, а ниже найдёте подробную инструкцию.
До созвона | Во время созвона | После созвона | Между созвонами |
Проверить технику, связь, видео и аудио | Пить воду | Сделать мини-рефлексию | Оптимизировать график созвонов |
Настроиться психологически, сделать речевую и дыхательную разминку | Применять техники активного слушания | Подвигаться | Не ставить звонки вплотную |
Определить повестку | Задавать вопросы | Дать глазам отдохнуть | Делать что-то простое |
Организовать рабочее место | Не отвлекаться на домашние дела | Сделать медитацию | |
Отключить видео | Умыться и попить воды | ||
Позаботиться о внешнем виде | |||
Подключиться к встрече заранее |
Как подготовиться к созвону
Вы не всегда можете повлиять на внешние факторы, но вот сделать так, чтобы чувствовать себя комфортнее, — вполне. Чтобы ничего не отвлекало, и вы не испытывали напряжения, сделайте эти простые вещи.
Проверьте технику, связь, видео и звук. Посмотрите, всё ли включается, достаточно ли заряда, на всякий случай положите рядом зарядное устройство и портативную кольцевую лампу. Это убережёт от неожиданностей, например, внезапно пропавшего вай-фая.
Организуйте рабочее пространство. Купите удобный стул и стол с возможностью регулировать высоту. За ними можно работать сидя и стоя или даже ходить по беговой дорожке во время созвона.
Я коммуницирую только с командой, надо мной нет неприятных начальников или неадекватных заказчиков, поэтому у меня нет напряжения или сложностей, чтобы взять трубку, запустить конференцию и позвонить. Надо созвониться — без проблем, даже если гуляю с детьми. Я спокойно говорю на камеру, возможно, сказывается давний опыт проведения вебинаров и соцопросов. До звонка и после у меня не возникает фрустрации или откладывания, это просто один из обычных пунктов рабочего дня.
У меня есть отдельная веб-камера, я никогда не мьючу фон, потому что меня немного напрягает, что другие там прячут за этим нарисованным фоном. Считаю, что нормально — показывать себя таким человеком, какой ты есть. Ты показываешь свою уязвимость, и это немножко располагает людей к общению, расслабляет. Все мы люди, никто не идеален, и мы здесь собрались, чтобы решить задачу, а не показать, какие мы там красавцы или какие у нас офигенные дизайны квартир.
Отключите видео и общайтесь только голосом. Постоянно думая о том, как человек выглядит, он перестаёт слушать других. Если это о вас, измените настройки программы, чтобы сосредоточиться на беседе.
Сделайте голосовую разминку. Если вам предстоит много говорить, сделайте упражнения:
Воздушный поцелуй. Энергично отправьте себе несколько воздушных поцелуев.
Скороговорки с карандашом в зубах. Например: «Бык тупогуб, тупогубенький бычок, у быка бела губа была тупа».
Диктор мультфильмов. Произнесите фразу: «О, что же нам теперь делать?» голосом Малыша из «Карлсона», Кощея Бессмертного или робота.
Сделайте дыхательную гимнастику. Например, разминку «4–7–8» для снятия тревоги:
Сядьте удобно, закройте глаза.
Медленно вдохните через нос на 4 счёта.
Задержите дыхание на 7 счетов.
Медленно выдохните через рот на 8 счетов.
Повторите 3–4 раза.
Позаботьтесь о внешнем виде. Люди чувствуют себя увереннее, если выглядят соответственно встрече. Поэтому красиво оденьтесь, сделайте причёску и макияж. Нередко на созвоны надевают красивую блузку, оставляя пижамные штаны. Так лучше не делать, потому что может потребоваться встать: закрыть форточку, налить чай, открыть дверь коту. Вы почувствуете себя неловко, если ваш наряд увидят коллеги.
Определите повестку встречи. Достаточно ответить на три вопроса:
О чём будет разговор?
Какая роль у меня?
Какой результат должен быть?
Подключитесь к встрече заранее. Вы не будете нервничать и переживать, что опоздали. В большинстве программ есть зал ожидания, поэтому вы никому не помешаете.
Как сохранять фокус на встрече
Концентрироваться на многочасовых онлайн-встречах — настоящее искусство. Чтобы не выгореть к середине дня и оставаться продуктивным, используйте простые, но эффективные техники.
Поставьте рядом с собой воду. Когда вы делаете мелкие глотки, мозг на мгновение переключается, а к вам возвращается концентрация.
Используйте техники активного слушания. Например, прежде, чем высказать своё мнение, кратко проговорите то, что только что услышали. Это не только помогает вникнуть в суть, но и показывает вовлечённость.
Если кажется, что команда топчется на месте, задайте уточняющий вопрос или предложите идею, чтобы сдвинуть обсуждение с мёртвой точки. Например, если коллеги никак не могут определиться с названием нового продукта, можно предложить собрать разные варианты, а затем провести голосование.
Используйте специальные техники. Они помогут вернуть внимание, если вы отвлеклись. Например, упражнение «Таймер вовлечëнности»:
Поставьте таймер на 10–15 минут.
Когда прозвучит сигнал, задайте себе вопрос: «Что сейчас обсуждают? Я понял последние 3 минуты?»
Отложите домашние и личные дела. Удалёнщики обычно пытаются сочетать бытовые и рабочие задачи. В результате фокус теряется, потому что мозг не может эффективно выполнять две задачи сразу. Поэтому во время важных звонков полностью погружайтесь в них.
Обычно на созвонах я фиксирую договорëнности, сроки и ответственных. Это дисциплинирует окружающих, потому что всё, что ты наговорил, ты должен будешь сделать к определëнной дате.
На постоянной работе у нас есть большой отчëтный созвон с презентациями отделов, кто и что сделал за спринт. Вот там иногда чувствую, что концентрация немного уплывает. Выручает то, что все готовят презы, и я могу позже к ним вернуться и задать вопросы в личке.
На созвонах я действительно сижу и слушаю. Иногда делаю заметки, если прозвучала задача для меня или в ходе обсуждения появилась интересная идея. Но если совсем не получается следить за нитью беседы, можно использовать сервисы, которые записывают созвон, а потом могут проанализировать его с помощью ИИ. Например, составить саммари.
Бывало, что мне приходилось работать в состоянии глубокой депрессии или в момент переживания горя из-за потери близкого. И это тяжело, но давать советы, как не показывать своё истинное состояние, я не стану. Каждый человек переживает негатив по-своему, порой ресурс на то, чтобы «держать лицо» отсутствует, и тогда лучше честно сказать коллегам, что вы готовы потратить этот ресурс на работу, а не на поддержание видимости, что всё хорошо.
Как восстанавливаться сразу после созвона
Важно быстро восстанавливаться после созвона, чтобы не носить накопившуюся усталость весь день. Короткие ритуалы помогут стряхнуть напряжение, перезагрузить мозг и вернуть концентрацию.
Проведите мини-рефлексию. Запишите ответы на вопросы:
Что я сделал правильно?
Что нужно учесть в следующий раз?
Или сделайте упражнение «Эмоциональная разгрузка». Возьмите лист бумаги и 3 минуты пишите всё, что приходит в голову о созвоне. Не думайте о формулировках, а когда всё напишете, выбросьте или сожгите лист.
Расслабьтесь. Найдите тихое место, где вас никто не побеспокоит. Сядьте или лягте на спину и закройте глаза. Сделайте несколько глубоких вдохов и выдохов. Это снимет напряжение и поможет успокоиться.
Можно выполнить упражнение «5–4–3–2–1», чтобы сосредоточиться на том, что происходит сейчас, а не прокручивать в голове события с созвона:
Назовите 5 вещей, которые видите вокруг.
4 вещи, которые можете потрогать.
3 звука, которые слышите.
2 запаха, которые чувствуете.
1 вкус.
Подвигайтесь. Пройдитесь до окна, сделайте растяжку: потянитесь вверх, наклоните голову влево-вправо, покрутите плечами. Это снимет физическое напряжение от долгого сидения.
Дайте отдохнуть глазам. Отведите взгляд от экрана, посмотрите в окно на объекты и сделайте упражнения: посмотрите на предметы вдалеке, те, что находятся близко от вас, справа и слева. Сделайте 10 круговых движений глазами. А ещё можно положить тёплые ладони на закрытые глаза — это отлично снимает напряжение.
Умойтесь и попейте воды. Холодная вода запускает физиологическую реакцию ныряния — замедляет пульс и снижает стресс. А стакан воды комнатной температуры помогает быстро взбодриться и снова почувствовать прилив сил.
Если чувствуете сильную усталость и раздражение, попробуйте чередовать:
30 секунд подержите руки под тëплой водой — это расслабляет.
15 секунд под холодной — это бодрит.
Повторите 2–3 раза.
Этот ритуал помогает психологически завершить один этап работы и со свежей головой перейти к следующему.
На фрилансе я работала с разными заказчиками, иногда не всегда вменяемыми, но идейными. После общения с ними помогало выйти из комнаты, пройтись, обсудить ситуацию с подругами, посмеяться с ними в чатике. Убедиться, что с тобой всё ок. Мне важно физически не оставаться в том неприятном контексте, который сформировался на встрече. Даже 15 минут помогают перезагрузиться.
Мне повезло, что плохих созвонов в моей жизни почти не было. Но до сих пор помню, как после супернеприятного созвона с заказчиком я залезла в душ, помыла голову, поревела и вообще была разбита весь день. К вечеру поняла, что трачу жизнь на что-то совсем не то, и ушла из этого проекта. Жизнь одна, и если работа больше забирает, чем даëт, проще найти другую.
Что делать между созвонами
Если видеовстречи идут друг за другом, правильно используйте перерывы, чтобы сохранить продуктивность и предотвратить выгорание.
Оптимизируйте график созвонов. Старайтесь не ставить на один день больше 2–3 видеозвонков. Если можно обойтись голосовыми или короткими текстовыми сообщениями, лучше отказаться от идеи организовать созвон.
Не ставьте звонки вплотную друг к другу. Оставляйте между ними хотя бы 10–15 минут. Кажется, что можно сразу сесть за компьютер — так гораздо продуктивнее. Но это иллюзия — вы не успеете переключиться с одной задачи на другую, не сможете сосредоточиться на беседе и потеряете гораздо больше, чем четверть часа.
Сделайте что-то простое и механическое. Ответьте на короткое письмо, подпишите документ, приберите на столе, проверьте заряд устройства, поставьте рядом воду. Мозг переключится с одного дела на другое, стресс снизится, и вы увереннее начнёте следующую встречу.
Чтобы перезагрузить мозг, я люблю выпить кофе в тишине или посмотреть какое-то интервью. Если я работаю не дома, а в кафе или на улице, то проще всего просто посмотреть вокруг, понаблюдать за людьми или природой. Но в реальности так получается редко, поэтому чаще всего приходится переключаться на рабочую задачу, хотя это тоже неплохо.
Что делать, чтобы всегда оставаться в тонусе
Если не отдыхать качественно, усталость будет накапливаться, и тогда начинают раздражать не только созвоны, но и всё вокруг. Падает производительность, снижается внимательность, пропадает желание работать.
Соблюдайте режим сна. Старайтесь ложиться до полуночи, так как с 23:00 до 01:00 вырабатывается мелатонин — гормон, который регулирует суточные ритмы и отвечает за качественное восстановление организма. Полноценный сон в это время — заряд бодрости на весь следующий день.
Введите вечерний ритуал «Цифровой детокс». Для этого:
За 1 час до сна выключите ноутбук и отложите все гаджеты.
Сделайте лëгкую растяжку или мягкую йогу.
Запишите 3 успеха и 1 урок дня.
Выпейте травяной чай и ложитесь спать.
Лëжа в кровати, последовательно напрягайте и расслабляйте мышцы: начиная с пальцев ног и заканчивая мышцами лица.
Добавьте утреннюю активность. Необязательно устраивать интенсивную тренировку: достаточно зарядки, пробежки или даже получасовой прогулки. Это поможет улучшить кровообращение и взбодриться.
Отдыхайте в выходные. Чтобы восстановиться, выбирайте отдых по контрасту с основной деятельностью. Например, когда человек работает физически, ему нужна не нагрузка, а расслабление: массаж, спа, йога, прогулки на природе или ванна с пеной. А человеку с интенсивной умственной нагрузкой можно пойти на концерт любимой группы, потанцевать или отправиться на мастер-класс по гончарному делу.
В нашем случае, когда вы постоянно общаетесь с людьми, отдыхать лучше в одиночестве или в близком кругу. Например, отправиться на рыбалку, почитать книгу, посмотреть глупый сериал или нарисовать картину по номерам.
Тест: есть ли у вас переутомление из-за созвонов
Оцените, насколько видеозвонки и онлайн-встречи влияют на ваше психологическое и физическое состояние.
