Юрист Ольга Ткач объяснила, что будет, если самозанятый сменил налоговый режим и как подстраховаться от возможных проблем. Основные моменты:
Если исполнитель — ИП на другом режиме, для продолжения сотрудничества достаточно оформить дополнительное соглашение.
Если исполнитель — физлицо без статуса самозанятого, нужно удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы и сдавать отчётность в налоговую и Социальный фонд.
Чтобы избежать лишних расходов, заранее пропишите в договоре обязанности самозанятого и штрафы за их невыполнение.
Подробнее — в статье.
Что изменится для заказчика, если исполнитель больше не самозанятый
Во время сотрудничества важно быть в курсе, какой налоговый режим использует исполнитель. Если он вовремя не сообщит об изменениях, а вы не проверите его статус, есть риск понести лишние расходы.
Разберём несколько возможных ситуаций.
Исполнитель стал ИП на УСН, ПСН или АУСН. Если исполнитель был самозанятым физлицом, он может зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель. При этом у него есть право остаться на самозанятости или выбрать для работы новый налоговый режим. Чаще всего это спецрежимы — упрощённая система, патент или автоматизированная упрощёнка.
Также статус исполнителя может измениться не по его воле. Например, если доход от самозанятости превысил 2,4 млн рублей с начала года, тогда платить налог на профессиональный доход (НПД) больше нельзя. В этом случае самозанятость закроется, а с даты снятия с учёта физлицо может стать ИП на другом налоговом режиме.
С самозанятым ИП то же самое: он может сменить режим налогообложения добровольно, а после нарушений любых условий режима НПД — принудительно.
После смены налогового режима исполнитель может пересмотреть стоимость услуг. Например, на самозанятости он платил с ваших выплат 6%, а теперь на АУСН — 8% и хочет заложить эту разницу в стоимость. Тогда нужно решить, выгодно ли вам продолжать сотрудничество на новых условиях или лучше искать альтернативу.
Если исполнитель зарегистрировался как ИП на УСН, ПСН или АУСН, никаких негативных последствий для заказчика не будет, кроме возможного повышения стоимости услуг. Если хотите продолжить работу, из условий текущего договора нужно убрать обязанности самозанятого, например, пункт о выдаче чеков из приложения «Мой налог». В договоре с бывшим самозанятым физлицом нужно обозначить, что у исполнителя есть статус ИП. Для этого оформите новый договор или дополнительное соглашение к существующему.
Исполнитель стал ИП на ОСНО. Это возможно, если самозанятый предприниматель превысил лимит доходов 2,4 млн рублей с начала года, но после снятия с учёта не выбрал другой режим — не отправил в налоговую уведомление или сделал это позже, чем нужно. Общая система применится автоматически. На этом режиме исполнитель становится плательщиком НДС. Если ИП не получит освобождение от уплаты этого налога, то должен:
Включать НДС в цену, в общем случае это 22%.
Оформлять для вас счета-фактуры после того, как выполнит работу или получит предоплату.
После перехода на ОСНО предприниматель почти всегда пересматривает стоимость услуг. Это самый дорогой налоговый режим: к услугам добавляются НДС и другие значительные расходы на бизнес. Оцените, выгодно ли вам продолжать сотрудничество или будет разумнее найти другого исполнителя.
Если хотите продолжить с бывшим самозанятым, который стал ИП на ОСНО, заключите новый договор или допсоглашение.
Исполнитель стал физлицом без статуса ИП и самозанятости. Такое бывает, если он:
Добровольно или принудительно снялся с самозанятости, но не стал открывать ИП.
Был ИП, но подал заявление о прекращении предпринимательской деятельности.
Вариант сотрудничества с обычным физлицом — самый невыгодный для заказчика. К выплате вознаграждения добавляются обязанности:
удерживать НДФЛ;
начислять страховые взносы;
сдавать отчётность в налоговую и Социальный фонд.
Из-за этого фактическая стоимость услуг заметно увеличится. Посчитайте расходы и решите, стоит ли переплачивать или лучше рассмотреть другие варианты. Если хотите продолжить сотрудничество, с даты изменения налогового статуса заключите новый договор или дополнительное соглашение.
Как узнать налоговый режим исполнителя
Проверяйте налоговый статус исполнителя в день выплаты вознаграждения. Это снизит риск оплаты физлицу и появления дополнительных обязанностей по уплате налогов и отчётности.
Шаг 1. Проверьте статус самозанятого
Сначала убедитесь, что исполнитель всё ещё применяет налог на профессиональный доход. Проверить это можно разными способами.
На сайте налоговой. Введите ИНН исполнителя из 12 цифр и дату, на которую хотите узнать его статус, нажмите «Проверить» — сервис покажет, числится ли физлицо самозанятым.
В бесплатном сервисе от «Моей удалёнки». Он подтягивает актуальные данные напрямую с сайта налоговой и тоже показывает статус исполнителя на выбранную вами дату.
В сервисе для работы с самозанятыми. Например, в «Моей удалёнке» проверка проходит автоматически и быстро.
Шаг 2. Проверьте налоговый режим исполнителя
Если исполнитель не числится самозанятым, уточните, в каком статусе он работает и какую систему налогообложения применяет. Как минимум, нужно убедиться, что он ИП, а не физлицо.
Есть два бесплатных способа проверки:
Электронная выписка из ЕГРИП. На сайте налоговой можно скачать выписку из реестра индивидуальных предпринимателей. Для этого наберите ИНН исполнителя в строке поиска, нажмите «Найти» → «Получить выписку». Сохраните её себе на компьютер и откройте. Если ИП применяет упрощённую систему, в выписке будет указано заявление о переходе на этот режим.
Сервис налоговой «Прозрачный бизнес». Введите ИНН исполнителя. Вы увидите общие сведения о бизнесе, включая налоговый режим.
Если вы нашли исполнителя по ИНН в выписке из ЕГРИП, значит, у него есть статус ИП.
По режимам налогообложения сервисы не всегда показывают актуальную информацию. Например, если ИП потерял право на самозанятость, у него есть 20 календарных дней, чтобы отправить в налоговую уведомление о переходе на упрощёнку. У новых ИП срок ещё больше — до 30 дней. А иногда уведомление может вообще не отображаться в выписке. Поэтому, если новой информации нет, ещё раз проверьте налоговый режим через две-три недели, а при возможности уточните его напрямую у исполнителя.
Как обезопасить себя от рисков при смене режима исполнителя
Основной способ защиты — заранее прописать нужные условия в договоре и регулярно проверять статус исполнителя. Тогда смена налогового режима не станет неожиданностью и не увеличит расходы.
Зафиксируйте статус исполнителя в договоре. Укажите в преамбуле, что он применяет налог на профессиональный доход. Это важно для проверяющих: по выплатам обычному физлицу заказчик обязан удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, а по самозанятому нет.
Если исполнитель зарегистрирован как ИП, отразите этот статус в договоре. В этом случае не обязательно указывать, что он самозанятый, т.к. предприниматели сами платят за себя налоги.
Пропишите обязанность передавать чек из приложения «Мой налог». Укажите в договоре срок передачи, например, в течение трёх рабочих дней после оплаты.
Чек — главный документ при работе с самозанятым. Например, без него нельзя учесть стоимость услуг в расходах. Чек самозанятого нельзя заменить актом, счётом или другим документом. Если исполнитель его не прислал, заказчик может сообщить об этом в налоговую.
Проверяйте чеки самозанятого. Проверьте, чтобы сумма и описание услуги совпадали с оплатой и договором, а чек был сформирован от имени вашего самозанятого.
Если самозанятый работает как ИП, наличие чека важно, но не так критично, как в случае с самозанятым физлицом.
Пропишите обязанность сообщать об утрате статуса самозанятого. Например, что исполнитель должен сказать об этом в день снятия с учёта или не позднее следующего рабочего дня.
Пропишите ответственность за нарушения. Например, штрафы за несообщение об утрате статуса или за невыдачу чека. Можно добавить условие о возмещении налогов, взносов, пеней и штрафов, которые заказчик заплатит из-за того, что не знал о смене статуса.
Чек-лист: что делать, если исполнитель перестал быть самозанятым
Уточните, в каком статусе исполнитель работает после утраты самозанятости — ИП или физлицо.
Если у исполнителя ИП, узнайте его новый режим налогообложения.
Посчитайте, выгодно ли вам работать с исполнителем или лучше прекратить сотрудничество и найти другого человека.
Если хотите продолжить сотрудничество, с даты изменения налогового режима оформите новый договор или допсоглашение.
Если исполнитель стал физлицом без статуса ИП, удерживайте НДФЛ, начисляйте страховые взносы с вознаграждения, сдавайте отчёты в налоговую и Соцфонд.