Как составить договор аренды с самозанятым

Работать с самозанятыми удобно: они платят налоги сами, не требуют взносов и установки кассы, с ними нет бумажной волокиты. Но чтобы у налоговой не появилось вопросов, важно оформить всё официально. Вместе с юристом Ольгой Ткач разобрались, что бизнес и физлица могут арендовать у самозанятого, как составить договор и избежать налоговых и бытовых рисков.

Зачем заключать договор с самозанятым

Оформление договора — это не формальность, а способ зафиксировать условия, защитить себя и избежать неприятностей. Что именно нужно учитывать — зависит от того, кто вы: бизнес или обычный человек. В отдельной статье мы подробно рассказали, когда можно обойтись без привычной формы договора.

Что важно для бизнеса. Главный риск — налоги и документооборот. Чтобы аренда у самозанятого не вызвала вопросов у ФНС, у вас должны быть все документы: договор, акт приёма-передачи, чек. Если договор не оформлен, аренда выглядит как выплата физлицу, и налоговая может начислить налоги, пени и штрафы. Также договор помогает:

• учесть расходы в бухгалтерии;

• правильно оформить платёжку или счёт;

• зафиксировать порядок возврата имущества, компенсацию в случае поломки и график арендных платежей.

Для бизнеса аренда у самозанятого — это не только деловое соглашение, но и часть налоговой дисциплины. Тут важно не только о чём договорились, но и как это выглядит в документах.

Что важно для физлиц. Ваша задача — застраховаться от недобросовестного арендодателя. Без договора вы не сможете доказать, что:

• действительно арендовали имущество;

• заплатили деньги;

• внесли залог.

Например, при споре, если вам предъявляют порчу имущества, без договора не удастся подкрепить свою позицию. С письменным договором можно:

• зафиксировать, в каком состоянии передано имущество;

• прописать, кто платит за ремонт или замену в случае поломки;

• потребовать компенсацию, если арендодатель в одностороннем порядке прекратил аренду.

Для физлица договор — защита на случай бытовых рисков. Здесь важно не что думает налоговая, а что будет, если что-то пойдёт не так.

Как арендовать автомобиль у самозанятого

Закон разрешает самозанятым сдавать в аренду автомобили, мотоциклы и даже автобусы. Это может быть личный транспорт, который временно не используется, или способ зарабатывать — например, сдавать машину в аренду курьерским службам, компаниям или другим водителям. Но чтобы такая аренда не стала источником споров или налоговых проблем, нужно заранее обговорить условия и правильно всё оформить.

Что важно для бизнеса. Если компания берёт в аренду машину у самозанятого, важно зафиксировать не только технические параметры авто, но и всю правовую сторону сделки:

• Подробно описать в договоре транспортное средство — марку, модель, идентификационный и госномер, год выпуска.

• Оформить акт приёма-передачи и указать в нём состояние авто на момент передачи, желательно приложить фото.

• Проверить, кто страхует автомобиль и на кого оформлен полис ОСАГО. Если страхует самозанятый, полис должен покрывать аренду с правом передачи управления.

• Зафиксировать, кто будет пользоваться автомобилем, если компания арендует его для сотрудника. Это поможет избежать спорных ситуаций в случае аварии.

• Если арендуете машину у бывшего сотрудника, важно, чтобы с момента увольнения прошло не менее двух лет — иначе налоговая может посчитать сделку трудовыми отношениями.

Что важно для физлица. Аренда авто у самозанятого может быть удобной альтернативой каршерингу или аренде через агентство. Но здесь важно убедиться, что арендодатель действительно зарегистрирован как самозанятый, а условия договора — прозрачные. Вот как это сделать:

• Попросите документы на машину: ПТС или СТС. Вы имеете право знать, кто владелец, и может ли он сдавать авто в аренду.

• Уточните, оформлено ли ОСАГО и распространяется ли оно на арендатора. В некоторых случаях полис может быть персональным и не покрывать чужого водителя.

• Проверьте, что договор включает сроки аренды, стоимость, порядок возврата машины, ответственность за повреждения и пробег.

• Берите машину только через акт приёма-передачи. Это единственный способ доказать, в каком состоянии вы получили автомобиль.

Как арендовать жильё у самозанятого

Самозанятый может сдавать не всякую недвижимость. Если налоговая выяснит, что объект относится к запрещённым, самозанятому придётся заплатить доначисленный НДС, пени за просрочку платежей, а также штраф за отсутствие поданных деклараций. Такая деятельность считается предпринимательской — к ней применяются другие правила и налоги.

Самозанятый может сдавать жильё в аренду или субаренду. Для субаренды требуется письменное согласие собственника. Асли самозанятый сдаёт нежилую недвижимость, он теряет право на НПД и обязан платить НДФЛ или оформляться как ИП.

Что важно для бизнеса. Иногда компаниям нужно арендовать жильё для сотрудников — на время проекта, командировки или релокации. Сделать это напрямую у самозанятого может быть удобнее и дешевле, чем через агентство. Главное — понимать особенности сотрудничества. Вот что важно сделать до начала аренды:

• Проверить статус объекта. Если вы случайно арендуете апартаменты, ФНС может не признать такую аренду как сделку с самозанятым — и тогда весь налоговый смысл теряется. Что это жилое помещение, должно быть указано в выписке из ЕГРН. Выписку можно запросить у арендодателя.

• Сформулировать цель аренды. В некоторых регионах аренда жилой недвижимости компаниями может восприниматься как маскировка компенсации сотруднику. Лучше заранее обсудить с бухгалтерией, как отразить такую аренду в документах, чтобы избежать спорных ситуаций. Формулировка может быть такой: «Временное размещение сотрудников в командировке».

• Согласовать оплату коммунальных услуг. Лучше оплачивать их напрямую, а не включать в сумму аренды. Если они входят в арендную плату, самозанятый обязан заплатить с них налог, а у вас не получится учесть их как отдельные расходы. Кроме того, если арендная ставка «Всё включено», невозможно будет точно определить, какая часть платежа идёт за аренду, а какая — за коммуналку, и это может вызвать вопросы у бухгалтерии или налоговой.

Что важно для физлица. Съём квартиры у самозанятого — это по сути обычная аренда. Только не всегда понятно, как отличить легальную сделку от сомнительной. Вот что поможет разобраться:

• Попросите выписку из ЕГРН, чтобы не арендовать не то жильё. Это быстро, официально и бесплатно. Получить выписку арендодатель может на «Госуслугах».

• Попросите показать доверенность, если жильё сдаёт не собственник.

• Остерегайтесь сдачи без договора. Принцип «зато дешевле» может дорого обойтись в будущем, даже если арендодатель выглядит честным. Без договора и чека вы не сможете защитить себя в случае порчи имущества, при конфликте или при съезде.

• Пропишите в договоре, когда возвращается залог и в каком виде. Если самозанятый оставляет залог себе, он обязан заплатить налог, но многие этого не делают.

Как арендовать оборудование и технику у самозанятого

Самозанятые часто сдают в аренду технику: строительные инструменты, бытовое оборудование, электронику, фото- и видеотехнику, профессиональные рабочие станции. Арендатору такой формат удобен, потому что это быстрее и дешевле, чем покупать. А для арендодателя это стабильный источник дополнительного дохода.

Что важно для бизнеса. Компании арендуют у самозанятых оборудование для монтажных работ, мероприятий, удалённой работы, разовых задач. Такие сделки на первый взгляд просты, но требуют точности в деталях.

• Чётко опишите в договоре арендуемое оборудование: марку, модель, серийный номер, технические характеристики. Это особенно важно, если речь идёт о дорогой или специфической технике.

• Перечислите в приложении к договору или в акте приёма-передачи аксессуары — штативы, провода, расходные материалы — если оборудование передаётся в комплекте с ними.

• Зафиксируйте техническое состояние на момент передачи. Если техника будет возвращена с повреждениями, это поможет доказать, кто несёт ответственность.

• Обсудите условия эксплуатации: где, как, кто использует оборудование, кто отвечает за ремонт в случае поломки.

• Предусмотрите техническое обслуживание и его порядок, если оборудование арендуется надолго.

• Обсудите порядок компенсации в случае порчи или утери, если предмет аренды нестандартный — уникальный реквизит, антиквариат, ручная работа.

Что важно для физлица. Физлица могут арендовать у самозанятых инструменты для ремонта, генераторы для дачи, видеотехнику для мероприятий или даже домашнюю бытовую технику — например, на время переезда. Это удобно, но не следует относиться к сделке как к простой договорённости по переписке.

• Убедитесь, что самозанятый действительно является владельцем оборудования или имеет право его сдавать. Запросите документы о покупке оборудования: договор купли-продажи, товарную накладную, кассовый чек.

• Заключите договор, даже если арендуете всего на сутки.

• Проверьте, указаны ли в договоре аксессуары или комплектующие — например, зарядка, батареи, штатив.

• Перед получением оборудования попросите акт приёма-передачи — и проверьте, чтобы в нём был список внешних дефектов, если они есть.

На что обратить внимание в договоре аренды с самозанятым

Даже самая простая аренда — это юридическая сделка. Устные договорённости не защищают — если возникнет спор, придётся доказывать, кто, когда, за сколько и на каких условиях взял что-то в аренду. Договор лучше составить сразу, и чем он конкретнее, тем спокойнее всем сторонам. В договоре должны быть чётко прописаны все основные условия: предмет аренды, срок, сумма, график платежей, права и обязанности сторон. В отдельной статье разобрали с юристом, что нужно получить от самозанятого кроме договора.

Что важно для бизнеса. Для компании договор аренды — не просто формальность, а важный документ для бухгалтерии, налоговой и юристов.

• Проверьте статус арендодателя заранее — через сервис ФНС.

• Укажите цель аренды — она должна соответствовать видам деятельности, разрешённым самозанятому.

• Укажите в договоре, что арендодатель — самозанятый и применяет специальный налоговый режим.

• Пропишите условия расторжения договора, порядок возврата залога, возможные штрафы и компенсации.

• Если предусмотрен залог, уточните, в каком случае он возвращается, а в каком удерживается. Если залог невозвратный, самозанятый обязан выдать чек и уплатить с него налог.

Все платежи должны сопровождаться чеком из приложения «Мой налог». Это подтверждает сделку и снимает с вас налоговые риски. В отдельной статье рассказали, что грозит компании, если самозанятый не выдал чек.

Что ещё стоит включить в договор:

• возможность продления аренды и порядок пролонгации;

• правила передачи имущества третьим лицам, если применимо;

• порядок технического обслуживания, если арендуется техника;

• условия страхования, например, при аренде автомобиля.

Что важно для физлица. Если вы арендуете квартиру, машину или технику на время, договор поможет не остаться без защиты в спорной ситуации.

• Проверьте, зарегистрирован ли арендодатель как самозанятый. Это можно сделать на сайте ФНС.

• Убедитесь, что в договоре указано: кто арендодатель, что вы арендуете, за какую сумму и на какой срок.

• Удостоверьтесь, что цель аренды соответствует реальному использованию. Если вы снимаете квартиру, но не живёте там, а проводите занятия по музыке или английскому, вами и арендодателем могут заинтересоваться как налоговая, так и другие инстанции.

• Если есть залог, пропишите в договоре условия его возврата и сроки. Если его удержат — арендодатель обязан выдать чек.

• Внимательно читайте условия расторжения: на каких основаниях и с каким уведомлением можно прекратить договор.

• Требуйте чек — это ваш способ подтвердить сделку.

• Подписывайте акт приёма-передачи: там фиксируется состояние имущества, наличие комплектующих и возможные дефекты.

Когда лучше не заключать договор аренды с самозанятым

Хотя работать с самозанятыми удобно и выгодно, иногда аренда у них — не лучший выбор. Ниже случаи, когда лучше отказаться от такой сделки или выбрать другую форму сотрудничества.

Самозанятый — ваш сотрудник в недавнем прошлом. Если вы арендуете имущество у человека, который недавно уволился из компании, и с момента увольнения не прошло двух лет, налоговая может посчитать сделку прикрытием трудовых отношений. Это может повлечь доначисление налогов, страховых взносов и штрафов.

У самозанятого нет подтверждающих документов. Перед сдачей в аренду самозанятый должен подтвердить, что имущество действительно ему принадлежит. Это может быть чек, договор купли-продажи, ПТС, СТС, доверенность и т.д. Если документов нет — вы не можете быть уверены, что арендуете у законного владельца. А в случае конфликта это может сыграть против вас.

Самозанятый не выдаёт чеки. По закону самозанятый обязан выдавать чек после каждого платежа через приложение «Мой налог». Это подтверждение законности сделки, а для бизнеса — ещё и гарантия, что вы не должны платить налоги за него. Если чеков нет, договор становится слабым доказательством, а при проверке у налоговой возникнут вопросы.

Когда выгоднее и надёжнее арендовать у ИП или юрлица:

• вы хотите учитывать расходы с НДС;

• аренда связана с обслуживанием, доставкой, техподдержкой;

• вы планируете регулярную работу, долгосрочные отношения или большие суммы.

Шпаргалка: что важно учесть, если заключаете договор аренды с самозанятым

Собрали самые важные моменты в таблицу.