Фонд оплаты труда, или ФОТ, — это все расходы бизнеса на сотрудников за определённый период, например за месяц или за год. Кроме окладов в него входят премии, пособия, налоги и страховые взносы. Если не следить за ФОТ, может оказаться, что расходы на персонал стали слишком большими и бизнес работает в убыток. Также данные о ФОТ может потребовать банк при оформлении кредита.
В статье разберём, что входит и не входит в ФОТ, как его рассчитать и спланировать, по каким показателям анализировать и как оптимизировать эти расходы.
Что входит и что не входит в ФОТ
Точный состав ФОТ законом не закреплён. Компания сама определяет, какие выплаты относить к фонду оплаты труда, и фиксирует это в локальных документах: положении об оплате труда, коллективном договоре, штатном расписании.
Обязательно входит в ФОТ:
- оклады, тарифные ставки, сдельная и почасовая оплата;
- регулярные премии, проценты с продаж, выплаты за KPI (ключевые показатели эффективности);
- доплаты за сверхурочную работу, ночные смены, работу в выходные и праздники;
- доплаты за вредные и опасные условия труда;
- районные коэффициенты и надбавки;
- отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск;
- выходные пособия, если они положены по закону;
- НДФЛ (налог на доходы физических лиц), который удерживают из дохода сотрудников;
- страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также на травматизм.
Может входить в ФОТ:
- разовые премии и бонусы, если они предусмотрены системой оплаты труда;
- оплата простоев;
- доплаты по внутренним правилам компании;
- больничные за первые три дня;
- выходные пособия сверх обязательного минимума — например, в повышенном размере или в дополнительных случаях, если это закреплено во внутренних документах компании;
- материальная помощь, если она предусмотрена системой оплаты труда и выплачивается всем или большинству сотрудников.
Не входит в ФОТ:
- подарки сотрудникам;
- ДМС (добровольное медицинское страхование);
- обучение за счёт работодателя;
- оснащение рабочего места, техника, мебель;
- командировочные расходы;
- питание, компенсация проезда, офисные бонусы;
- материальная помощь, если она не относится к системе оплаты труда;
- льготная ипотека и другие корпоративные льготы;
- оплата подрядчикам по договорам ГПХ (гражданско-правового характера) и самозанятым.
В ФОТ не включают расходы, которые не зависят напрямую от системы оплаты труда. Например, затраты на ДМС, обучение, командировки или покупку техники могут меняться, потому что компания запустила новую программу обучения, отправила сотрудников на выездное мероприятие или обновила рабочие места. Если смешать эти траты с выплатами за работу, будет сложнее понять, как именно меняются расходы на персонал и не стал ли штат обходиться бизнесу слишком дорого.
Начинающие предприниматели часто смотрят только на сумму, которую сотрудник получает на руки, и не закладывают в расчёты НДФЛ и страховые взносы. Из-за этого ФОТ на старте может казаться ниже, чем он есть на самом деле.
Ещё одна частая причина расхождения — договорённости с сотрудниками, которые не попали в бюджет: премии, дополнительные выплаты и разные бонусы.
Отдельного внимания требует система KPI: если компания не продумала заранее, как считать премии и от каких показателей они зависят, переменная часть ФОТ быстро становится непредсказуемой.
Чем ФОТ отличается от зарплатного фонда
Фонд заработной платы, или ФЗП, показывает, сколько компания платит сотрудникам за работу. Это оклады, сдельная оплата, проценты, премии и другие выплаты, которые сотрудник получает за труд.
В ФОТ помимо выплат входят НДФЛ, который удерживают из дохода сотрудников, и страховые взносы, которые работодатель платит за свой счёт. Поэтому ФЗП — это часть ФОТ.
ФЗП помогает понять, сколько бизнес тратит конкретно на зарплаты. ФОТ помогает точнее планировать бюджет, считать расходы и оценивать, не стал ли штат слишком дорогим для бизнеса.
И ФЗП, и ФОТ можно делить на постоянную и переменную части. К постоянной части относят оклады и другие регулярные выплаты, к переменной — премии, бонусы, проценты с продаж и другие суммы, которые зависят от результатов или объёма работы.
Деление расходов на постоянные и переменные позволяет лучше понять, какая часть затрат на персонал обязательна в любом случае, а какая зависит от результата, сезона, выручки или объёма работы. Например, оклады нужно платить каждый месяц, даже если продажи просели. А бонусы, проценты с продаж и часть премий меняются вместе с нагрузкой или выполнением плана.
Как рассчитать ФОТ
ФОТ можно посчитать на месяц, квартал или год. Если в компании у большинства сотрудников фиксированная зарплата, для предварительного расчёта можно использовать такую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников — это среднее количество работников за определённый период. Она не всегда совпадает с тем, сколько человек числится в штате на конкретную дату. Например, если в январе в компании сначала работало 20 человек, а потом приняли ещё двоих, среднесписочная численность за месяц будет не 22, а ниже. Этот показатель помогает посчитать ФОТ точнее, если в течение года сотрудники увольнялись, выходили в отпуск по уходу за ребёнком или компания расширяла штат.
Среднемесячный заработок в этой формуле — это оклад и другие регулярные выплаты, которые компания закладывает в расходы на персонал.
Например, в компании «Усы-лапы-хвост» в среднем за год работает 40 человек. Средние расходы на одного сотрудника в месяц составляют 70 000 рублей. Тогда годовой ФОТ можно посчитать так: 70 000 × 40 × 12 = 33 600 000 рублей.
Это базовый расчёт. Если в компании есть квартальные премии, проценты с продаж, сезонные надбавки или другие переменные выплаты, их добавляют сверху.
Если нужен точный расчёт, ФОТ считают по данным зарплатного учёта. Для этого используют сводную зарплатную ведомость и данные бухгалтерских счетов 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и 69 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению». По ним видно, сколько компания начислила сотрудникам и сколько должна заплатить налогов и взносов.
Если в компании используют разные системы оплаты труда, расходы удобнее считать отдельно по каждой из них, а потом складывать результаты. Вот основные формулы расчёта за месяц.
Оклад, фиксированная плата. ФОТ = среднемесячный заработок × среднесписочная численность сотрудников. Пример: в компании 15 сотрудников с окладом 60 000 рублей. ФОТ за месяц = 60 000 × 15 = 900 000 рублей.
Сделка — платим за изготовленную продукцию. ФОТ = ставка за единицу продукции × количество продукции за период + надбавки и премии. Пример: сотрудник получает 500 рублей за единицу продукции. За месяц изготовили 800 единиц, премия составила 40 000 рублей. ФОТ = 500 × 800 + 40 000 = 440 000 рублей.
Почасовая плата. ФОТ = сумма ставок всех сотрудников × количество рабочих часов в месяц. Пример: в компании 5 сотрудников со ставкой 600 рублей в час, каждый отработал 168 часов. ФОТ = 600 × 168 × 5 = 504 000 рублей.
Оклад + KPI. ФОТ = (среднемесячный заработок + средний бонус за KPI) × среднесписочная численность. Пример: в отделе 10 сотрудников с окладом 55 000 рублей, средний бонус за KPI — 12 000 рублей. ФОТ = (55 000 + 12 000) × 10 = 670 000 рублей.
Оклад + премия. ФОТ = (среднемесячный оклад + среднемесячный бонус) × среднесписочная численность. Пример: в компании 8 сотрудников с окладом 50 000 рублей и средней премией 7000 рублей. ФОТ = (50 000 + 7000) × 8 = 456 000 рублей.
Если в компании разные системы оплаты труда, ФОТ считают по каждой из них отдельно, а потом суммируют — так расчёт получается точнее.
Как спланировать ФОТ
При планировании ФОТ в первую очередь оценивают, сколько компания тратила на персонал в прошлые периоды, затем сверяют эти суммы с планами по выручке, продажам, прибыли, найму, производству и маркетингу. После этого считают постоянную часть расходов, отдельно закладывают переменную и добавляют запас на выплаты, которые нельзя точно предсказать по месяцам: отпускные, больничные, замены сотрудников и другие колебания нагрузки.
Если компания собирается расширять штат, повышать оклады, менять систему премий или усиливать отдел продаж, ФОТ нужно пересчитать с учётом этих изменений. В план лучше сразу заложить оклады и другие регулярные выплаты, переменную часть, налоги и страховые взносы, а также резерв 5–15% на отпускные, больничные и другие расходы, которые могут меняться в течение года. Такой резерв помогает не попасть в ситуацию, когда план по расходам уже исчерпан, а обязательные выплаты ещё предстоят.
Бизнес начинает внимательно относиться к ФОТ в двух случаях.
Первый — когда у налоговой появляются вопросы к тому, насколько фонд оплаты труда соответствует показателям бизнеса.
Второй — когда меняется сама компания: падает выручка, становится сложнее с наймом, бизнес растёт или, наоборот, сокращает отдельные направления.
Для расчёта используют данные отчёта о прибыли и убытках, сводную зарплатную ведомость и планы подразделений. Например, если компания ставит амбициозный план продаж, нужно заранее понять, сколько придётся выплатить менеджерам в виде процентов и бонусов. Если бизнес собирается нанимать новых людей, это тоже нужно включить в план ФОТ сразу, а не в тот момент, когда сотрудник уже вышел на работу.
Разберём на примере. Представим студию разработки «Маяк». В компании 24 специалиста с фиксированным окладом 68 000 рублей в месяц и 6 менеджеров по продажам с окладом 40 000 рублей. Менеджеры дополнительно получают 4% от выручки отдела. Сначала считают постоянную часть:
- для основной команды: 24 × 68 000 × 12 = 19 584 000 рублей в год;
- для отдела продаж по окладам: 6 × 40 000 × 12 = 2 880 000 рублей в год;
- итого постоянная часть: 22 464 000 рублей в год.
Теперь можно спланировать переменную часть. Допустим, компания ожидает, что отдел продаж принесёт 7 500 000 рублей выручки в месяц:
- годовая база для бонусов: 7 500 000 × 12 = 90 000 000 рублей;
- расходы на бонусы менеджеров: 90 000 000 × 4% = 3 600 000 рублей.
В результате уже на этом этапе компания видит, что только оклады и бонусы дадут 26 064 000 рублей годовых расходов. И это ещё без учёта отпусков, больничных, страховых взносов и резерва.
Бонусы и премии лучше планировать в том объёме, который бизнес действительно готов выплатить при выполнении плана. Иначе компания может поставить сотрудникам KPI, сотрудники их выполнят, а денег на премии в бюджете не окажется.
Отдельно нужно проверить, укладывается ли зарплатная часть в МРОТ — минимальный размер оплаты труда. По Трудовому кодексу месячная зарплата сотрудника, который полностью отработал норму времени и выполнил нормы труда, не может быть ниже МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. Доплаты за сверхурочную работу, ночные часы, работу в выходные и праздники сюда не входят.
Вместе с ростом МРОТ растёт и нагрузка на ФОТ: увеличиваются НДФЛ и страховые взносы, а значит, пересматривать план по расходам на персонал нужно сразу после изменения минимального уровня оплаты труда. Для наглядности — как менялась нагрузка на бизнес по годам при федеральном МРОТ, ставке НДФЛ 13% и базовом тарифе страховых взносов 30%:
- 2024 год: МРОТ — 19 242 рубля, НДФЛ — 2501 рубль, зарплата на руки — 16 741 рубль, взносы — 5773 рубля, общая нагрузка на бизнес — 25 015 рублей;
- 2025 год: МРОТ — 22 440 рублей, НДФЛ — 2917 рублей, на руки — 19 523 рубля, взносы — 6732 рубля, общая нагрузка — 29 172 рубля;
- 2026 год: МРОТ — 27 093 рубля, НДФЛ — 3522 рубля, на руки — 23 571 рубль, взносы — 8128 рублей, общая нагрузка — 35 221 рубль.
Как анализировать ФОТ
Считать ФОТ мало — важно ещё понимать, насколько эти расходы оправданы для бизнеса. Анализ помогает заметить:
- не растут ли затраты на персонал быстрее выручки;
- не стал ли какой-то отдел слишком дорогим;
- не проседает ли эффективность команды.
Ещё по этим данным можно оценить, насколько компания конкурентоспособна: хватает ли ей ресурсов держать нужный штат и не съедают ли расходы на сотрудников слишком большую часть заработка.
При анализе ФОТ многое зависит от самого бизнеса. Для товарной компании и для бизнеса в сфере услуг показатели будут разными.
В услугах расходы сильнее завязаны на человеко-часы и на тот объём работы, который может выполнить сотрудник. В товарном бизнесе чаще смотрят, какую выручку приносит один человек.
Поэтому универсального набора показателей нет: руководитель выбирает их исходя из того, что именно хочет понять. При этом в компании обычно всё равно держат в уме норматив ФОТ — например, ориентир по доле от выручки или валовой прибыли.
ФОТ обычно анализируют в связке с выручкой, прибылью и численностью сотрудников.
Доля ФОТ в выручке. Показывает, какую часть дохода компания тратит на персонал.
Если показатель растёт, это не всегда плохо: возможно, бизнес активно нанимает людей под рост. Но если выручка стоит на месте, а доля ФОТ увеличивается, это сигнал проверить, не стала ли команда обходиться слишком дорого.
Тревожный сигнал — когда ФОТ растёт быстрее выручки. Для небольших компаний доля ФОТ составляет около 30% от выручки: если она заметно выше, стоит проверить, не стала ли нагрузка на бизнес слишком большой.
Доля ФОТ в прибыли. Помогает понять, насколько расходы на сотрудников давят на финансовый результат компании.
Этот показатель особенно важен для собственника, потому что показывает, сколько прибыли бизнес фактически отдаёт на персонал. Если доля слишком высокая, компания может формально расти по выручке, но работать с низкой рентабельностью.
Выручка на одного сотрудника. Помогает оценить, сколько денег в среднем приносит компании один человек в штате.
Этот показатель не говорит, что каждый сотрудник должен приносить выручку напрямую. Но он помогает сравнивать периоды, смотреть на динамику и понимать, не снижается ли общая отдача от команды.
Для анализа берут данные хотя бы за два-три года или сравнивают кварталы внутри одного года. Так проще заметить тренд. Например, ФОТ растёт вместе с выручкой — и это нормально. Или выручка стагнирует, а расходы на персонал продолжают увеличиваться.
Полезно анализировать ФОТ не только по компании в целом, но и по подразделениям. Тогда видно, какой отдел растёт быстрее остальных, где увеличивается нагрузка на бюджет и какие команды приносят результат, соразмерный своим затратам. Такой анализ помогает принимать более точные решения: где пересмотреть систему премий, где остановить наём, а где, наоборот, команда уже перегружена и бизнесу нужен новый сотрудник.
Ещё один важный показатель, о котором часто забывают, — текучка кадров. Замена сотрудников обходится дорого: пока новый человек учится и входит в работу, компания теряет деньги, потому что он не даёт тот результат, который приносит уже адаптированный специалист.
Как уменьшить ФОТ
Снижать ФОТ за счёт урезания зарплат — плохая стратегия. Так компания рискует потерять мотивацию команды, столкнуться с текучкой и в итоге потратить больше на срочный наём и адаптацию новых людей. Поэтому сначала нужно разобраться, какие расходы на персонал можно пересмотреть без вреда для бизнеса. Вот какие есть способы это сделать.
Проверить, нет ли в компании дублирующихся функций. Например, часть задач одновременно ведут два специалиста или один и тот же блок работы распределён между несколькими людьми без понятной зоны ответственности. В таком случае бизнес платит не за результат, а за лишние пересечения в процессах. Если убрать дублирование, ФОТ можно сократить без снижения эффективности.
ФОТ часто растёт быстрее выручки, потому что сотрудников нанимают про запас. Компания заранее расширяет штат в расчёте на будущий рост, но выручка не успевает подтянуться, и фонд оплаты труда оказывается завышенным.
Пересмотреть структуру оплаты труда. Если у сотрудников слишком высокая постоянная часть и почти нет переменной, бизнесу сложнее переживать слабые месяцы. В такой ситуации иногда имеет смысл уменьшить фиксированный оклад и увеличить долю бонусов, которые зависят от результата. Но делать это нужно аккуратно: новая схема должна быть понятной сотрудникам и оставаться для них достижимой и справедливой.
Проверить состав выплат. Иногда в компании со временем накапливаются надбавки, премии и доплаты, смысл которых уже никто не может внятно объяснить. Если выплаты перестали быть связаны с результатом, их стоит пересмотреть. Это не значит, что нужно отменять всё подряд. Задача в том, чтобы оставить выплаты, которые действительно помогают удерживать людей, мотивируют команду или компенсируют нагрузку.
Передать часть задач подрядчикам по договору ГПХ. Такой вариант подходит для разовых, проектных или вспомогательных работ, когда компании не нужен человек в штате на постоянной основе. Но здесь важно не подменять трудовые отношения гражданско-правовыми. Если подрядчик фактически работает как обычный сотрудник, у бизнеса могут возникнуть претензии со стороны проверяющих органов.
Автоматизировать рутинные процессы. Например, если сотрудники тратят много времени на ручную отчётность, согласования, перенос данных или однотипные операции, часть этой нагрузки можно снять с помощью сервисов и регламентов. Тогда бизнесу не придётся расширять штат под задачи, которые можно выполнять быстрее и дешевле.