Когда штатный сотрудник едет в командировку — это обычная процедура, которая регулируется Трудовым кодексом. Но с самозанятыми всё иначе. Неправильное оформление поездки может привести к штрафам и переквалификации отношений в трудовые. Вместе с юристом Дарьей Ветровой разберëмся, как действовать законно.
Почему нельзя отправить самозанятого в командировку
Понятие «служебная командировка» относится к трудовым отношениям (ст. 166 ТК РФ). Это временное нахождение сотрудника вне места постоянной работы по приказу работодателя.
Например, инженера-программиста Алёну Сергеевну отправили в командировку из московского офиса в Красноярск для запуска и настройки нового программного обеспечения. Или менеджера по закупкам Ольгу — в Екатеринбург для переговоров с новым поставщиком. С этими сотрудниками заключëн трудовой договор, они числятся в штате компании. Им выдают командировочные удостоверения, оплачивают проезд, проживание и выплачивают суточные.
Самозанятый — это независимый исполнитель, который работает по гражданско-правовому договору (ГПД). Статус исполнителя регулируется законом № 422-ФЗ. При сотрудничестве:
плательщик НПД не подчиняется правилам заказчика;
самостоятельно организует свою работу;
не имеет рабочего места на территории заказчика.
Компания не может отправить в командировку исполнителя, с которым заключëн ГПД. Если заказчик отправит его в служебную поездку или начислит зарплату за дни отсутствия на рабочем месте, это будет значить, что плательщик НПД вступил в трудовые отношения с работодателем, и отношения нужно оформить по ТК РФ.
Например, бухгалтер Анна Сергеевна не числится в штате компании, а работает по договору ГПД. Ей нужно поехать в Нижний Новгород и проверить документы в филиале. Если её официально отправят в командировку, придётся заключить трудовой договор.
Или ещё пример: водитель Антон работает как самозанятый. Его наняли, чтобы доставить крупную партию товара из Москвы в Рязань. Нельзя оформить Антону командировку и выплатить суточные. Это признаки трудовых отношений.
Что будет, если отправить самозанятого в командировку
Если компания направит самозанятого в служебную поездку, отношения с исполнителем могут переквалифицировать в трудовые. Придётся принять его в штат и в дальнейшем платить за него больше отчислений. К тому же, компанию ждут финансовые потери.
Взыскание | Размер, ₽ |
Доначисления НДФЛ и страховых взносов за весь срок работы (ст. 226 и 228 НК РФ) |
|
Штраф за неуплату налогов (ст. 122 НК РФ) |
|
Штраф за непредставление расчëта по страховым взносам (ст. 119 НК РФ) |
|
Штраф за несдачу отчëтности по форме 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК) |
|
Штраф за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ) |
|
Штраф за уклонение от уплаты налогов и взносов (ст. 199 УК РФ) |
|
Пени на недоимку налогов (ст. 75 НК РФ) |
|
Как быть, если налоговая всё-таки признала отношения трудовыми, мы рассказали в отдельной статье.
Как законно оформить поездку самозанятого
Самозанятый может отправиться в поездку сам — это не противоречит закону. Тогда компания оплачивает расходы одним из способов:
Оплачивает билеты и проживание в гостинице самостоятельно.
Компенсирует все расходы на основании отчёта.
Включает затраты на питание в сумму вознаграждения, а расходы на проезд и проживание компенсирует на основании отчёта.
Первый и второй вариант — рискованные. Налоговая может расценить это как элемент трудовых отношений. Самый безопасный способ всё оформить — третий. В таком случае у налоговой не будет претензий ни к заказчику, ни к исполнителю.
Например, бухгалтер Анна Сергеевна и водитель Антон при поездке включают в гонорар суточные, а билеты и чеки прилагают к отчёту. Если они обычно получают 50 000 рублей, а расходы на поездку составят ещё 50 000 рублей, то гонорар за время поездки будет 100 000 рублей.
Вместе с исполнителем рассчитайте итоговую сумму, которая включает в себя:
Стоимость самой услуги или работы.
Примерные расходы на транспорт, гостиницу, питание.
Расходы на питание компенсировать напрямую без затратных документов рискованно. Налоговая может расценить такие выплаты как скрытую форму оплаты труда. Законные варианты:
Включить фиксированную сумму в вознаграждение. Заказчик включает в цену договора расчëтную сумму дополнительных расходов, например, исходя из средних размеров суточных. Исполнитель получает вознаграждение «включая питание», и его дальнейшие траты не контролируются.
Прописать в договоре компенсационный платëж. Это выплата фиксированной суммы в качестве компенсации питания и бытовых нужд за каждый день нахождения в месте выполнения работ. Размер должен быть экономически обоснованным, а в договоре важно прямо указать, что выплата является компенсацией и не требует предоставления дополнительных документов.
Рекомендую использовать первый вариант.
И обязательно просите у самозанятого чеки, билеты, счета — и храните их не менее 5 лет. В случае налоговой проверки вы будете обязаны подтвердить экономическую обоснованность своих расходов.
Какие документы нужны, чтобы отправить самозанятого в командировку
Ниже разберём, какие документы и как нужно оформить, чтобы отправить самозанятого в рабочую поездку.
Договор
Если договор составляют, чтобы решить одну задачу в поездке, опишите её и укажите адрес. Например, «Проведение переговоров с контрагентами в г. Суздаль». Чётко пропишите, что будет конечным продуктом, и когда исполнитель должен его передать.
Для возмещения расходов, сумма которых на момент заключения договора неизвестна, укажите, что компания возместит фактические расходы, которые связаны с исполнением договора и подтверждены первичными документами. Основание — отчëт о расходах.
Такой договор отличается от стандартного тем, что учитывает все детали поездки:
Место выполнения работ: юридический адрес заказчика, адрес объекта и т.д.
Расходы: появляется форма отчëта о расходах и приложения к нему — билеты, чеки, счета.
Порядок возмещения расходов: что компенсируется, порядок согласования, отчëтности и подтверждения.
Техническое задание
Нужно, если исполнитель уже долго сотрудничает с компанией и требуется зафиксировать, что хотят получить от поездки.
В ТЗ укажите цель и результат. Например: «Провести переговоры с руководителем отдела закупок ООО “Контрагент” и согласовать проект договора поставки».
Пропишите город, адрес и даты работы. Например: «Работа выполняется в г. Казань с 10 по 12 ноября 2025 года». Также обозначьте, когда исполнитель подготовит отчëт.
Акт приёма-передачи работ
Нужен, чтобы зафиксировать факт того, что исполнитель выполнил работы, объëм и качество принятых результатов, а также отсутствие претензий между сторонами.
На основании акта производят оплату услуг, а также с его помощью подтверждают обоснованность расходов компании. В акте пропишите:
Описание выполненных работ.
Ссылку на договор и техзадание.
Сроки, стоимость и подписи обеих сторон.
Отчёт о расходах
На основании отчёта заказчик возмещает затраты исполнителя. К нему нужно приложить первичные документы — билеты, чеки и счета, которые подтверждают затраты. Все расходы должны соответствовать договору ГПД и техническому заданию.
Самозанятый должен выдать чек из приложения «Мой налог» на сумму вознаграждения. Подробнее о том, как оформлять документы при взаимодействии с самозанятыми, рассказали в статье «Закрывающие документы для ООО от самозанятого».
Из текста договора важно исключить любые термины, свойственные трудовому праву:
«Работник», «Работодатель», «Сотрудник» — только «Исполнитель» и «Заказчик».
«Должность», «Штатное расписание» — «Перечень услуг/работ».
«Должностная инструкция» — «Техническое задание» (приложение к договору).
«Оклад», «Заработная плата» — «Вознаграждение» или «Цена договора».
«График работы», «Рабочий день» — «Сроки и этапы выполнения работ».
«Подчинение правилам внутреннего трудового распорядка».
«Командировка» — «выезд для выполнения работ по месту нахождения Заказчика».
В договоре должен быть описан конечный результат, а не процесс его достижения. А в акте сдачи-приëмки услуг или работ отразите результат и стоимость этих услуг или работ. Не следует включать отдельными позициями суммы за проезд, проживание или суточные. Это не вознаграждение по договору, а компенсация понесëнных исполнителем расходов.
Тест: сможете ли вы правильно организовать поездку самозанятого
Ответьте на 10 вопросов, чтобы понять, рискуете ли вы получить штраф, если решите отправить самозанятого в поездку.
